Czym jest numer PESEL i jak go czytać?
Numer PESEL jest jedenastocyfrowym symbolem numerycznym, który pozwala na łatwą i szybką identyfikację osoby, która go posiada. Zawiera on datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz tzw. liczbę kontrolną. Co więcej, stanowi on także identyfikator podatkowy dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Czym jest PESEL?
PESEL, czyli numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, jest jedenastocyfrowym symbolem numerycznym, jednoznacznie identyfikującym daną osobę fizyczną. Stanowi on zbiór danych prowadzony w Polsce przez ministra właściwego do spraw informatyzacji na mocy przepisów ustawy o ewidencji ludności. Ewidencja ta polega na rejestracji określonych w ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych. Prowadzona jest w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców. PESEL jest także identyfikatorem podatkowym osób fizycznych, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej lub które nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług albo nie są płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
Cyfry w numerze PESEL
Każda z jedenastu cyfr w numerze PESEL ma swoje znaczenie. Pierwsze sześć z nich oznacza datę urodzenia (w schemacie dwie ostatnie cyfry roku urodzenia – miesiąc – dzień, np. 920716 dla osoby urodzonej 16 lipca 1992 r.). Kolejne cztery cyfry stanowią liczbę porządkową oznaczającą płeć osoby. U kobiet ostatnia z nich jest zawsze parzysta, natomiast u mężczyzn – nieparzysta. Numer PESEL kończy tzw. cyfra kontrolna, która służy do komputerowego sprawdzania poprawności nadanego numeru ewidencyjnego.
Przykładowo, PESEL 810203PPP6K należy do kobiety, która urodziła się 3 lutego 1981 roku, a PESEL 761115PPP3K – do mężczyzny, który urodził się 15 listopada 1976 roku.
Jak można obliczyć cyfrę kontrolną?
Cyfra kontrola służy sprawdzeniu prawidłowości nadanego numeru PESEL. Możliwe jest więc jej obliczenie. Przedstawimy to na przykładzie numeru PESEL 1234567899X, gdzie X stanowi cyfrę kontrolną, którą obliczymy.
- Każdą kolejną cyfrę z numeru PESEL mnożymy kolejno przez: 1-3-7-9-1-3-7-9-1-3. Czyli w naszym przykładzie będzie to:
1 * 1 = 1
2 * 3 = 6
3 * 7 = 21
4 * 9 = 36
5 * 1 = 5
6 * 3 = 18
7 * 7 = 49
8 * 9 = 72
9 * 1 = 9
9 * 3 = 27
- Dodajemy do siebie otrzymane wyniki. Jeśli podczas mnożenia otrzymaliśmy liczbę dwucyfrową, dodajemy tylko ostatnią cyfrę (np. zamiast 21 dodajemy tylko 1).
1 + 6 + 1 + 6 + 5 + 8 + 9 + 2 + 9 + 7 = 54
- Otrzymany wynik odejmujemy od 10. Ponownie – jeśli w trakcie dodawania otrzymaliśmy jednak liczbę dwucyfrową (jak w naszym przykładzie), należy odjąć tylko ostatnią cyfrę. Czyli:
10 – 4 = 6
- Uzyskana cyfra to liczba kontrolna, zatem pełny, poprawny numer PESEL dla obliczanej kombinacji to 12345678996.
Kto nadaje numer PESEL?
Numer PESEL nadaje minister właściwy do spraw informatyzacji (art. 16 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludności, dalej jako „uel”). Z urzędu nadawany jest on w następujących sytuacjach:
- przez urząd stanu cywilnego przy sporządzaniu aktu urodzenia dla dziecka urodzonego na terytorium Polski. Dotyczy to dzieci obywateli polskich, obywateli Unii Europejskiej i członków ich rodzin, którzy mieszkają w Polsce, w związku z tym, że uzyskali prawo stałego pobytu oraz cudzoziemców (czyli m.in. te osoby, które uzyskały prawo stałego pobytu, status uchodźcy lub azyl);
- przez urząd gminy przy zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy (dla obywateli Polski, którzy nie mają numeru PESEL).
Natomiast dla obywateli Polski, którzy mieszkają za granicą i nie mają numeru PESEL, jego nadanie jest możliwe przez urząd gminy przy ubieganiu się o dowód osobisty lub przez krajowy urząd paszportowy przy ubieganiu się o paszport.
Dane gromadzone w rejestrze PESEL
Zgodnie z art. 7 ust. 1 uel, w rejestrze PESEL gromadzone są dane obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości oraz cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców gromadzone są dane (art. 8 uel) takie jak m.in. nazwisko (także rodowe) i imię (lub imiona), imiona i nazwiska rodowe rodziców oraz ich numery PESEL, data, miejsce i kraj urodzenia, stan cywilny, oznaczenie aktu urodzenia, płeć, numer PESEL, obywatelstwo, informacje dot. zawarcia związków małżeńskich, adres zamieszkania czy daty wyjazdów i powrotów za granice Rzeczypospolitej Polskiej trwające dłużej niż 6 miesięcy.
Kiedy PESEL stanowi identyfikator podatkowy?
Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi wymagają od każdego podatnika podania identyfikatora podatkowego. Często więc pojawia się problem, czy identyfikatorem właściwym będzie numer PESEL, czy numer NIP. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, numer PESEL jest identyfikatorem podatkowym dla osoby, która łącznie spełnia następujące warunki:
- jest osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL;
- nie prowadzi działalności gospodarczej;
- nie jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT);
- nie występuje jako płatnik podatków;
- nie jest płatnikiem składek ZUS na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Natomiast NIP jest identyfikatorem podatkowym w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.
Czy możliwa jest zmiana numeru PESEL?
W myśl zasady jednorazowości numeru PESEL (art. 22 ust. 1 uel), raz nadany numer PESEL nie może być ponownie nadany innej osobie. Jednak przepisy ustawy przewidują dopuszczalność zmiany numeru PESEL w konkretnie wskazanych przypadkach (art. 19 uel). Są to:
- sprostowanie daty urodzenia;
- zmiana płci;
- nadanie numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby.
Organem właściwym do wystąpienia o zmianę numeru PESEL w przypadku konieczności sprostowania daty urodzenia lub zmiany płci jest kierownik urzędu stanu cywilnego dokonujący w akcie urodzenia rzeczonych zmian. W przypadku omyłki organu mającej wpływ na numer PESEL lub błędu co do tożsamości organem właściwym do wystąpienia o zmianę jest ten organ, który wystąpił o nadanie numeru PESEL z urzędu lub przyjął wniosek o nadanie tego numeru.
PESEL cudzoziemca
Nowelizacja ustawy o ewidencji ludności, która weszła w życie 1 stycznia 2018 r., rozszerzyła obowiązek meldunkowy na cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej powyżej 30 dni. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 uel, „w rejestrze PESEL gromadzone są dane cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej”. Wcześniej cudzoziemcy występując o meldunek czasowy musieli składać wniosek o nadanie numeru PESEL, wskazując faktyczną podstawę prawną uprawniająca ich do jego uzyskania. W rejestrze PESEL gromadzone były wówczas wyłącznie dane związane z udzieleniem pobytu stałego, rezydenta UE, statusu uchodźcy, ochrony uzupełniającej czy azylu. Obecnie obcokrajowcy dokonujący zameldowania na pobyt czasowy mają automatycznie nadawany numer PESEL bez podawania podstawy prawnej.
Zgodnie z art. 42 ust. 2 uel, cudzoziemcy pozostający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poniżej 30 dni są zwolnieni z obowiązku meldunkowego.
Brak meldunku cudzoziemca nie stoi na przeszkodzie w uzyskaniu numeru PESEL
Cudzoziemiec nie otrzymuje numeru PESEL z urzędu, jeśli nie jest zameldowany na pobyt stały ani czasowy. Natomiast brak meldunku nie stoi na przeszkodzie w uzyskaniu numeru PESEL. W takich przypadkach wymagane jest jednak złożenie przez cudzoziemca wniosku o nadanie numeru PESEL w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba jego pracodawcy, lub w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy, jeśli nie pracuje albo pracodawca ma siedzibę poza polską granicą. W składanym wniosku należy podać faktyczną podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL (np. przy rozliczeniach podatkowych). Nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.