Czym jest czynsz? – Encyklopedia Prawa
Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy Kodeks cywilny (dalej jako „kc”), z umowy najmu wynika zobowiązanie wynajmującego do dania rzeczy wynajętej do umówionego użytku na czas oznaczony lub nieoznaczony i najemcy do zapłaty umówionego czynszu. Czym jest czynsz? Co wchodzi w jego skład i jak się go oblicza?
Co to jest czynsz?
Czynsz jest ekwiwalentem należnym wynajmującemu w zamian za używanie rzeczy przez najemcę. Zobowiązanie się najemcy do zapłaty czynszu jest koniecznym elementem umowy najmu; w przeciwnym razie mamy bowiem do czynienia z użyczeniem (art. 710 kc). Co istotne, obowiązek zapłaty czynszu należy się za samą możliwość korzystania z rzeczy, choćby do faktycznego korzystania nie doszło (wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1967 r., sygn. III CRN 244/67).
Zgodnie z art. 659 § 2 kc, czynsz może być oznaczony w pieniądzu lub w świadczeniach majątkowych innego rodzaju. Może być on także wyrażony w walucie obcej (art. 358 kc). Niekiedy jednak przepisy wykluczają czynsz w innej postaci niż suma pieniężna. Co więcej, czynsz może przybrać również postać świadczenia pracy, usług czy rzeczy. Jednak w przypadku czynszu występującego w innej postaci niż pieniężna może powstać problem kwalifikacji powstałej umowy (np. umowy przewidujące używanie lokalu w zamian za wykonywaną usługę). Wówczas rozstrzygające znaczenie przypisuje się celowi gospodarczemu, czyli uzyskaniu pomieszczenia do używania, a nie świadczenie usługi.
Co wchodzi w skład czynszu?
Ogólna definicja czynszu stanowi, że jest to opłata za wynajem lokalu lub innej nieruchomości, wnoszoną w określonych terminach. W interpretacji prawnej jest to nazwa okresowego świadczenia należnego z tytułu najmu lub dzierżawy. Stąd też pochodzi potoczne dookreślenie pojęcia czynszu dodatkiem w postaci „najmu” dla wyraźnego odróżnienia od czynszu administracyjnego. Wysokość czynszu najmu ustalana jest w wyniku negocjacji stron i jest wyrazem ich swobodnej woli. W przypadku nieruchomości mieszkaniowych na wysokość czynszu wpływ mają różne czynniki. Są nimi: lokalizacja, standard budynku i mieszkania, jego powierzchnia, wyposażenie, dostępność miejsca postojowego i komórki lokatorskiej, a także widok z okien i atrakcyjność okolicy. Wszystkie te czynniki w istotny sposób wpływają na komfort zamieszkiwania, za który płaci najemca.
Co to jest czynsz administracyjny?
Jak już wspomniano, pojęcie czynszu funkcjonuje w dwóch postaciach. Wyróżniamy czynsz administracyjny oraz czynsz najmu. Czynsz administracyjny stanowi sumę świadczeń i opłat. Do ich uiszczania zobowiązani są właściciele mieszkań na rachunki wspólnot mieszkaniowych albo członkowie spółdzielni mieszkaniowych na ich rzecz. Tym samym opłaty te nie mają nic wspólnego z „właściwym” czynszem za najem. Jednak w mowie potocznej na trwałe zakorzeniło się pojęcie „czynszu” administracyjnego. Czynsz ten składa się z dwóch części. Jedna z nich jest niezależna, natomiast druga – zależna od instytucji zarządzającej osiedlem mieszkaniowym. Mowa o takich instytucjach jak spółdzielnia mieszkaniowa lub zarząd wspólnoty mieszkaniowej, ewentualnie inna firma zarządzająca. Opłaty zależne od administracji to przede wszystkim wynagrodzenie firmy zarządzającej, zarządu wspólnoty lub osób zatrudnionych w spółdzielni mieszkaniowej, a także fundusz remontowy, koszty sprzątania, drobnych napraw czy ubezpieczenia. Co do zasady czynsz administracyjny powinien być wliczony w czynsz najmu. Stanowi on bowiem jego integralną część.
Opłaty niezależne, czyli czym są dopłaty do czynszu
Najemca obok czynszu może mieć także obowiązek wnoszenia innych świadczeń (tzw. świadczeń dodatkowych, np. ustawowe prawo zastawu z art. 670 kc) lub innych opłat niezależnych od właściciela (zob. art. 8-9 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, dalej jako „uopl”), choć art. 659 kc nie wspomina o nich. Są to np. opłaty za dostawy energii, gazu, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej, wywozu nieczystości. Ich wysokość jest niezależna od woli wynajmującego. Co istotne, nie należy ich utożsamiać z czynszem. Do opłat niezależnych zalicza się opłaty za media. Są to zatem te opłaty, na które wpływ mają sami lokatorzy, i które muszą być co miesiąc opłacone w wysokości odpowiadającej poziomowi zużycia. Chodzi więc przede wszystkim o centralne ogrzewanie, energię elektryczną zużywaną w częściach wspólnych, wywóz śmieci, a niekiedy także opłaty za wodę i odprowadzania ścieków. W przypadku spółdzielni mieszkaniowych dochodzi jeszcze podatek od nieruchomości.
W jaki sposób ustala się czynsz?
Co do zasady wysokość czynszu musi być ustalona w momencie zawierania umowy najmu. W wyjątkowych przypadkach należy przynajmniej ustalić sposób, który pozwoli na wskazanie wysokości czynszu najpóźniej w momencie, w którym ma on zostać uiszczony. Ustalenie wysokości czynszu jest pozostawione woli stron, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Regulacje ustawowe występują zwłaszcza w przypadku najmu lokali mieszkalnych należących do gminy, wchodzących w skład publicznego zasobu mieszkaniowego i lokali w zasobach towarzystw budownictwa społecznego. Wydaje się także, że strony mogą uzgodnić, iż wysokość czynszu ma odpowiadać kosztom utrzymania rzeczy. Jeżeli tak się stało, nie mamy do czynienia z użyczeniem (por. art. 713 kc; odmienne stanowisko przyjął jednak Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w swym wyroku z 27 lipca 2005 r., sygn. OSK 1797/04). Decydujące znaczenie należy przyznać woli stron.
Jak obliczyć czynsz za niepełny miesiąc?
W sytuacji gdy najemca wprowadza się w trakcie trwania miesiąca, to istnieje możliwość ustalenia kwoty najmu za ten pierwszy niepełny miesiąc przykładowo na zasadzie proporcjonalności. Oznacza to, że jeśli najemca wprowadza się 20-tego dnia miesiąca, to powinien zapłacić 1/3 miesięcznego czynszu najmu oraz 1/3 opłat za administrację budynku oraz za media. Natomiast jeśli umowa najmu przewiduje uregulowania dotyczące płatności, terminów wypowiedzeń czy rozwiązania umowy za porozumieniem stron, wówczas pierwszeństwo mają zapisy wynikające z umowy. Zasadą jest więc, że należy uiszczać czynsz za cały okres najmu, chyba że w umowie ustalono inaczej.
Jak wpisać czynsz w umowę najmu mieszkania?
Dobrze sporządzona umowa najmu lokalu mieszkalnego zapewnia ochronę praw i przestrzeganie obowiązków przez obie strony. Jest to szczególnie istotne w kwestiach finansowych. Podstawowym zapisem umownym jest stwierdzenie, że najemca oświadcza, iż zobowiązuje się do płacenia wynajmującemu ustalonego czynszu. Dalszą kwestią jest podanie wysokości tego czynszu i terminu jego płatności. Może to przybrać postać: Strony umowy ustaliły, że czynsz najmu za jeden miesiąc wynosi 1500 złotych (słownie: tysiąc pięćset złotych 00 groszy) i płatny jest z góry/lub z dołu (wybór należy do stron umowy) w terminie do 5 (wpisać, do którego dnia miesiąca najemca zobowiązany jest opłacać czynsz) dnia każdego miesiąca.
Czynsz może obejmować samą kwotę opłaty dla wynajmującego za najem lokalu lub kwotę opłaty dla wynajmującego wraz z czynszem administracyjnym. Podczas podpisywania umowy istotne jest zatem jasne ustalenie rodzaju i wysokości opłat. Najemca powinien natomiast upewnić się, czy w umownych opłatach za najem wliczono już czynsz dla administracji. Jeśli nie, powinien mieć na uwadze konieczność doliczenia tej kwoty do comiesięcznych wydatków związanych z wynajmowanym lokalem.
Jak płacić czynsz za mieszkanie?
Istnieje kilka sposobów możliwości dokonywania płatności z tytułu zawartej umowy najmu. Jedną z nich jest sytuacja, w której zapis umowny stanowi, że najemca wszystkich opłat dokonuje za pośrednictwem wynajmującego (czyli również jemu przekazuje środki na świadczenia dodatkowe). Inną możliwością jest sytuacja, w której najemca opłaca wynajmującemu wyłącznie czynsz z tytułu najmu lokalu. Pozostałe opłaty wnosi natomiast samodzielnie, zgodnie z otrzymanymi rachunkami. W takim przypadku istotne jest, aby gromadzić wszystkie potwierdzenia wpłaty. W przypadku niejasności dobrze jest mieć bowiem pisemny dowód regularnych płatności.
Istotne jest także ustalenie sposobu płatności czynszu za mieszkanie – czy wynajmujący oczekuje płatności w gotówce, czy preferuje przelew bankowy na rachunek. Takie postanowienia również powinny znaleźć się w umowie najmu lokalu mieszkalnego. W przypadku rozliczenia w postaci gotówkowej najemca powinien dopilnować, by każdorazowo otrzymał pisemne potwierdzenie przyjęcia pieniędzy przez wynajmującego.
Termin płatności czynszu
Zgodnie z art. 669 § 1 kc najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym. Termin uiszczania czynszu wyznacza przede wszystkim umowa. Zapis taki polega na określeniu częstotliwości uiszczania czynszu (jednorazowo, tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie, rocznie), a także tego, czy zapłata należy się przed czy po upływie umownego okresu używania najętej rzeczy (w pierwszym przypadku to czynsz uiszczany z góry, w drugim z dołu). Z reguły termin umowny (z góry lub z dołu) przyjmuje postać konkretnej daty kalendarzowej, np. pierwszego lub ostatniego dnia każdego miesiąca używania rzeczy najętej.
W przypadku braku umownego terminu uiszczania czynszu jest on zawsze płatny z góry (termin ustawowy). Czynsz najmu trwającego krócej niż miesiąc jest płatny jednorazowo za cały czas najmu. Natomiast czynsz najmu na czas oznaczony lub nieoznaczony trwający dłużej niż miesiąc jest świadczeniem okresowym, płatnym miesięcznie, najpóźniej do dziesiątego dnia każdego miesiąca (art. 669 § 2 kc).
Jak podnieść czynsz i kiedy można to zrobić?
Co do zasady każdy właściciel wynajmujący swoje mieszkanie może podnieść czynsz pobierany od najemcy. Jednak w celu ochrony lokatorów przed wyzyskiem polskie przepisy stawiają przed wynajmującymi pewne warunki. Możliwości dotyczące podwyższania czynszu najmu są ograniczone. Odpowiednie przepisy reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego („uopl”).
Przede wszystkim, aby móc przeprowadzić podwyżkę czynszu najmu lokalu mieszkalnego, wynajmujący musi wypowiedzieć najemcy dotychczasową wysokość opłat (najpóźniej przed końcem miesiąca – art. 8a ust. 1 uopl). Zgodnie z art. 8a ust. 2 uopl termin wypowiedzenia wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy.
Ustawa wymaga również formy pisemnej wypowiedzenia pod rygorem nieważności (art. 8a ust. 3 uopl). Co więcej, podwyżka czynszu najmu nie może być przeprowadzana częściej niż raz na sześć miesięcy (od dnia poprzedniej zmiany wysokości stawki opłat).
Istotny jest także fakt, że nie później niż 2 miesiące od dnia wypowiedzenia dotychczasowej stawki czynszu najemca może odmówić na piśmie przyjęcia podwyżki ze skutkiem rozwiązania stosunku prawnego, na podstawie którego lokator zajmuje lokal, z upływem okresu wypowiedzenia. Może również zakwestionować podwyżkę, wnosząc do sądu pozew o ustalenie, że podwyżka jest niezasadna albo jest zasadna, lecz w innej wysokości (art. 8a ust. 5 uopl). Udowodnienie zasadności podwyżki ciąży na właścicielu. W takim przypadku wynajmujący jest zobowiązany do pisemnej odpowiedzi na żądanie lokatora. Jeśli nie zrobi tego w terminie 14 dni od otrzymania prośby, podwyżka czynszu najmu będzie nieważna.
Co istotne, powyższe regulacje nie mają zastosowania do podwyżek opłat niezależnych od właściciela.
Jak obniżyć czynsz i kiedy można to zrobić?
Lokatorzy, którzy mają problemy finansowe, mogą starać się o obniżenie czynszu. Składając wniosek o obniżenie czynszu za najem, należy krótko opisać warunki mieszkaniowe oraz przedstawić swoją aktualną sytuację (w tym liczbę osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i uzyskiwane dochody). W przypadku gdy osoba lub osoby w rodzinie są zarejestrowane jako bezrobotne, należy do wniosku dołączyć odpowiednie zaświadczenie z właściwego urzędu pracy. Podobnie jest w przypadku, gdy osoby dążące do obniżenia czynszu korzystają z pomocy ośrodka pomocy społecznej (np. otrzymują zasiłek). W każdej innej sytuacji załącznikiem do przedmiotowego wniosku powinno być zaświadczenie od pracodawcy z informacją o wysokości otrzymywanych dochodów. Z reguły należy podać je z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o obniżenie czynszu za mieszkanie. Można też udokumentować m.in. długotrwały pobyt w szpitalu albo koszty związane z rehabilitacją czy inne niespodziewane wydatki.
Co do zasady w takich sytuacjach zachodzi potrzeba przeprowadzenia wywiadu środowiskowego. Oznacza to, że przedstawiciele zarządu wspólnoty, spółdzielni czy gminnej komisji mieszkaniowej mają prawo złożyć wizytę wynajmującym. Muszą oni bowiem ocenić, w jakich warunkach faktycznie mieszka wnioskodawca i jego rodzina. Ma to przełożenie na decyzję, jaką wyda komisja w sprawie wydania zgody na otrzymanie obniżki bądź odmowy. Istotne jest także to, ile metrów kwadratowych przypada na jedną osobę oraz to, czy wśród domowników znajdują się osoby niepełnosprawne. W przypadku, gdy obniżka zostanie przyznana, należy mieć na uwadze, iż nie dotyczy ona opłat niezależnych od właściciela budynku lub zarządcy, a więc rachunków za prąd, gaz, wodę oraz odbiór ścieków, wywóz ścieków i innych nieczystości.
Kiedy wygasa obowiązek zapłacenia czynszu?
Do wygaśnięcia związku pomiędzy wynajmującym a najemcą nie wystarczą czynności faktyczne jak opróżnienie lokalu i wydanie kluczy osobie zaufania publicznego – tak orzekł Sąd Najwyższy w swym wyroku z 10 lutego 2017 r. (sygn. V CNP 32/16).
Z uwagi na konsensualny charakter umowy najmu (a nie realny!) czynsz najmu jest należny do czasu wygaśnięcia umowy z powodu upływu czasu, na jaki została zawarta, albo jej skutecznego wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy najemca korzysta z lokalu.
Zawarcie umowy najmu następuje na skutek złożenia przez strony zgodnych oświadczeń woli co do przedmiotu najmu i czynszu. Jej skuteczności nie uzależnia się od wydania przedmiotu najmu najemcy. Wydanie tego przedmiotu jest bowiem jedynie elementem wykonania umowy najmu. Ponadto charakter konsensualny umowy najmu wiąże się z tym, że czynsz najmu należny jest do czasu wygaśnięcia umowy najmu po upływie terminu, na który została zawarta, albo do czasu jej skutecznego rozwiązania na skutek wypowiedzenia czy porozumienia. Na konieczność uiszczenia czynszu nie wpływa fakt, że w tym czasie najemca nie korzysta z przedmiotu najmu. Inaczej: czynsz najmu nie należy się dopiero po zakończeniu stosunku najmu z zachowaniem warunków umownych bądź ustawowych.
Czy czynsz może się przedawnić?
Roszczenie o zapłatę czynszu powstaje z chwilą zawarcia umowy. Staje się ono jednak wymagalne w terminie zapłaty czynszu, który wynika z umowy lub z ustawy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 22 marca 2016 r., sygn. I ACa 1739/15). Tym samym data ta wyznacza rozpoczęcie biegu przedawnienia tego roszczenia (zgodnie bowiem z art. 120 zd. 1 kc bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne). Przedawnia się ono jako świadczenie najczęściej okresowe po upływie trzech lat. Zgodnie bowiem z art. 118 kc, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat. Dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi natomiast trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
Czynsz jest z reguły świadczeniem okresowym. Jest ono zatem spełniane powtarzalnie w regularnych odstępach czasu. Powtarzane regularnie świadczenia nie składają się na z góry ustaloną wielkość. Odnoszą się jednak do czasu trwania zobowiązania. Czynsz, jeżeli umowa tak stanowi, może być także płatny jednorazowo z góry lub z dołu. Wówczas mówimy o świadczeniu jednorazowym, a nie okresowym. Kwestia ta może rodzić trudności w ocenie charakteru świadczenia. Pewne znaczenie ma w takich przypadkach rozstrzygnięcie, czy suma, którą da się ustalić, sumując wielkość poszczególnych regularnych świadczeń w okresie ich spełniania, ma doniosłość prawną, tzn. wyznacza kapitał, który dłużnik powinien przekazać wierzycielowi. Różna długość terminów przedawnienia roszczeń (art. 118 kc) dotyczy tego, czy roszczenie dotyczy świadczenia okresowego, a nie tego, czy jest to roszczenie o czynsz z najmu. Dlatego nie ma przeszkód, aby takie roszczenia stosownie do swojej natury przedawniały się jak roszczenia o świadczenie jednorazowe lub okresowe.
Kiedy czynsz staje się kosztem podatkowym?
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej jako „updop”).
Dla podatników prowadzących księgi rachunkowe momentem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie faktury lub innego dowodu. Natomiast dzień wystawienia faktury lub rachunku, stanowiącego podstawę zaksięgowania kosztu, stanowi moment poniesienia kosztu dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. W przypadku pozostałych podatników należy przyjąć, że momentem poniesienia kosztu jest wypływ środków pieniężnych.
Usługi najmu zalicza się są do tzw. usług ciągłych, dla których strony najczęściej w umowie określają odpowiednie okresy rozliczeniowe (tzn. w jakich terminach odbiorca usług (wynajmujący) jest obowiązany do zapłaty za nie i za jaki okres). Jeżeli strony ustaliły, że usługa ma być rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze.
Jedynym ograniczeniem jest to, by ustalenie przychodu z takiej umowy odbywało się nie rzadziej niż raz w roku (art. 12 ust. 3c updop). Oznacza to, że jeżeli strony zawarły umowę najmu i w umowie ustaliły, że czynsz jest płatny z góry do 20. dnia każdego miesiąca, to przychód z tytułu należnego czynszu trzeba wykazać na koniec każdego miesiąca, bez względu na fakt otrzymania tego czynszu.
Zatem przychód z najmu będącego przedmiotem działalności gospodarczej powstaje w dniu, w którym zgodnie z postanowieniami umowy najemca ma obowiązek zapłaty czynszu. Przy czym nie ma tutaj znaczenia, czy najemca faktycznie dokonał zapłaty i terminowo wywiązał się ze swojego zobowiązania. Otrzymanie zapłaty czynszu przed lub po ustalonym terminie płatności nie skutkuje powstaniem przychodu w innym terminie.
Jak zaksięgować czynsz za najem mieszkania?
Spółki, które na podstawie art. 659 kc korzystają z różnych lokali, są zobowiązane do prowadzenia odpowiedniej ewidencji czynszów z tego tytułu. Opłaty te mogą obejmować różne okresy sprawozdawcze. W takiej sytuacji zastosowanie mają zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ustawy o rachunkowości). Przepisy nakazują firmom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, których jeszcze nie poniesiono. Oznacza to, że jeżeli spółka z góry uiściła płatność z tytułu czynszu, ewidencja tych kosztów w księgach rachunkowych odbywa się za pośrednictwem konta 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych.
Przy rozliczaniu tego typu wydatków w księgach rachunkowych należy pamiętać o zasadzie istotności. W przypadku gdy wartość takich wydatków nie jest znaczna, może być ujęta bezpośrednio w koszty. Działanie takie nie może jednak zniekształcać wyniku finansowego spółki. Każda firma powinna więc indywidualnie określić próg istotności i zapisać go w swojej polityce (zasadach) rachunkowości.
