Fundacja rodzinna: budowanie dziedzictwa na przyszłość – zgłęb temat w naszych artykułach!

Przejdź do artykułu

Obowiązki osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną

Spis treści
rozwiń spis treści

Działalność nierejestrowa, zwana również nierejestrowaną lub nieewidencjonowaną jest atrakcyjnym rozwiązaniem dla wielu osób prowadzących swój biznes w małej skali. Jakie obowiązki ciążą na osobie, która decyduje się na prowadzenie działalności nieewidencjonowanej? Czy prowadząc działalność nierejestrowaną należy płacić podatki, składki na ubezpieczenia społeczne oraz prowadzić księgowość?

Działalność nierejestrowana a działalność gospodarcza

Instytucja działalności nierejestrowej została wprowadzona do polskiego systemu prawnego ustawą z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej również jako: „p.p.”). Wyróżnienie działalności nierejestrowej w art. 5 p.p. oznacza, iż pozostałe przepisy tej ustawy nie odnoszą się do niej. Ustawa Prawo przedsiębiorców nie traktuje działalności nierejestrowej jako działalności gospodarczej.

Niektóre przepisy polskiego prawa traktują jednak działalność nierejestrową tak jak zarejestrowaną działalność gospodarczą. Na przykład przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej również jako: „Ustawa VAT”). Zgodnie z art. 15 ust. 2 Ustawy VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza w rozumieniu Ustawy VAT obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów oraz wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Działalność nierejestrowana – ograniczenia

Jak wynika z przepisu art. 5 ust. 1 p.p., przychód uzyskiwany z działalności nierejestrowej nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym limit wynosi więc 2700 złotych. Po jego przekroczeniu działalność nierejestrowa z mocy prawa staje się działalnością gospodarzą i należy dokonać jej rejestracji w ciągu 7 dni. Co więcej, działalność nieewidencjonowaną mogą prowadzić jedynie osoby fizyczne, które w przeciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowana ze względu na swoje ograniczenia jest więc odpowiednia przede wszystkim dla osób, które wykonują ją dorywczo lub stawiają swoje pierwsze kroki w biznesie.

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowej

Naczelnym i obowiązkowym elementem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest prowadzenie ewidencji sprzedaży. To właśnie w niej osoba prowadząca działalność odnotowuje każdą dokonaną sprzedaż. Obowiązek ten wynika z przepisów Ustawy VAT.

W myśl art. 109 ust. 1 ustawy o VAT wszyscy podatnicy, również ci, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika więc z Ustawy VAT i nie ma żadnego znaczenia, czy dana aktywność jest objęta podatkiem od towarów i usług.

Warto podkreślić, że w Polsce nie obowiązuje jeden, oficjalny wzór ewidencji sprzedaży.

Działalność nierejestrowana a podatek VAT

Jak już zostało wskazane wyżej, zgodnie z art. 15 ust. 2 Ustawy VAT, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną wykonuje działalność gospodarczą. Przez to podlega przepisom Ustawy VAT i jest traktowana jako podatnik.

Istnieje więc możliwość, aby osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną musiała odprowadzać VAT ze swojej działalności. Pozostaje kwestia ustalenia w jakich przypadkach będzie mogła skorzystać ze zwolnienia, a w jakich będzie musiała odprowadzać podatek od towarów i usług.

Działalność nierejestrowana a zwolnienie z podatku VAT

Istota działalności nierejestrowanej polega na tym, iż dotyczy ona wykonywania czynności na niewielką skalę. W związku z tym osoby prowadzące działalność nierejestrową w większości mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, przewidzianego w art. 113 Ustawy VAT.

Zgodnie z art. 113 ust. 1 Ustawy VAT ze zwolnienia z podatku korzysta sprzedaż dokonywana przez podatnika w przypadku gdy jej wartość nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 złotych. Na podstawie art. 113 ust. 9 Ustawy VAT ze zwolnienia korzystać mogą również podatnicy rozpoczynający wykonywanie działalności w trakcie roku podatkowego. Warunkiem jest nie przekroczenie kwoty 200 000 złotych w proporcji do okresu prowadzenia działalności. W razie jej przekroczenia w trakcie roku podatkowego zwolnienie traci moc poczynając od czynności, na skutek wykonania której limit został przekroczony.

Podsumowując, każda osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną mieści się w limicie 200 000 złotych przychodu, który pozwala skorzystać ze zwolnienia opisanego w art. 113 Ustawy VAT. Istnieją  jednak przypadki, w których stosowanie tego zwolnienia jest wyłączone i są one związane z rodzajem sprzedawanych towarów lub usług.

Kiedy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi być płatnikiem VAT?

Przepis art. 113 ust. 13 Ustawy VAT wymienia rodzaje działalności, które są wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego opartego o limit przychodów. W związku z tym podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną podlegającą pod art. 113 ust. 13 Ustawy VAT musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i rozliczać podatek na zasadach ogólnych. Przykładem takiej działalności są m.in. usługi:

  • prawnicze;
  • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego;
  • jubilerskie;
  • ściągania długów, w tym factoringu.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Ogólny obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z Ustawy VAT. Zgodnie z jej art. 111 kasy fiskalnej muszą używać osoby, które sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym. Wyjątek stanowią podatnicy, których obrót w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył kwoty 20 000 złotych – dla nich kasa fiskalna nie jest obowiązkowa, chyba że prowadzą działalność, która bezwzględnie wiąże się z koniecznością jej używania.

Podobnie jak w przypadku zwolnienia podmiotowego, omawianego przy okazji analizy art. 113 Ustawy VAT, z tego również mogą skorzystać osoby, które rozpoczęły swoją działalność w trakcie roku podatkowego. Warunkiem jest, aby ich obrót nie przekroczył 20 000 złotych w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w roku podatkowym.

Jaka działalność wymaga korzystania z kasy fiskalnej niezależnie od obrotu?

Polskie prawo przewiduje przypadki, w których podatnik musi korzystać z kasy fiskalnej, nawet jeśli jego przychód w roku podatkowym jest niższy niż 20 000 złotych.

Wśród towarów, których sprzedaż wiąże się z obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej można wymienić m.in.:

  • sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny;
  • perfumy i wody toaletowe;
  • gaz płynny.

Do usług, których sprzedaż wiąże się z obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej należą m.in.:

  • przewóz osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami;
  • usługi gastronomiczne;
  • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
  • doradztwo podatkowe;
  • usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, a także
  • wulkanizacja.

Działalność nierejestrowana a NIP

Samo prowadzenie działalności nierejestrowej nie wiąże się z koniecznością uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednak NIP jest wymagany w celu prawidłowego prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej oraz wydawania paragonów.

Osoba, która prowadzi nierejestrowaną działalność i jednocześnie korzysta z kasy fiskalnej musi mieć więc nadany NIP.

Działalność nierejestrowa – faktury i rachunki

Prowadzenie działalności nierejestrowej nie wiąże się z obowiązkiem wystawiania rachunków oraz faktur. Osoba, która prowadzi działalność nieewidencjonowaną ma obowiązek wystawić taki dokument, wyłącznie gdy poprosi o to klient. 

Działalność nierejestrowana a podatek PIT

Uzyskiwanie dochodu z działalności nierejestrowanej wiąże się z obowiązkiem odprowadzania podatku dochodowego, czyli PIT. Działalność nierejestrowa co prawda nie podlega obowiązkowi odprowadzania okresowych (miesięcznych lub kwartalnych) zaliczek na podatek dochodowy, ale osiągane przychody i ponoszone koszty uzyskania przychodów powinny zostać wskazane w rocznym zeznaniu podatkowym.

Przychody z działalności nierejestrowanej zaliczane są do tak zwanych „innych źródeł” przychodów w formularzu PIT-36

Koszty w działalności nierejestrowanej – jak je odliczyć?

Przy działalności nierejestrowanej koszty mogą zostać odliczone dopiero w rozliczeniu rocznym PIT. Opodatkowaniu podlega dochód (przychody pomniejszone o koszty). W tym przypadku koszty od wypracowanego dochodu zostają odliczone dopiero w momencie zapłaty podatku. Przedsiębiorca nie traci więc na zakupach dokonanych na rzecz prowadzonej działalności nierejestrowanej, jednakże zostaną one odliczone w późniejszym okresie.

Działalność nierejestrowana a umowa o pracę, zlecenie lub dzieło

Działalność nierejestrowana traktowana jest całkowicie niezależnie od zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę. Limit przychodów opisany w art. 5 p.p. dotyczy wyłącznie działalności nierejestrowanej. Należy obliczać go niezależnie od kwoty przychodów uzyskiwanych w wyniku stosunku pracy.

Należy przy tym pamiętać, że PIT w przypadku zatrudniania na umowę o pracę, rozliczany jest przez pracodawcę, a w przypadku działalności nierejestrowanej podatek musi obliczyć samodzielnie osoba, która ją prowadzi.

Ustawodawca nie zabrania więc osiągania przychodów z kilku źródeł. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może jednocześnie być stroną w umowie o pracę, dzieło, czy umowie zlecenie. Kluczowym jest rzetelne odprowadzanie należnego podatku dochodowego.

Działalność nierejestrowana a ZUS

Przepis art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej również jako: „Ustawa ZUS”) zawiera katalog podmiotów, które zobligowane są do pokrywania obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. Znajdziemy tam m.in. osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Jak już wykazane zostało wcześniej – ustawodawca w art. 5 p.p. odróżnił działalność nieewidencjonowaną od działalności gospodarczej.

W przeciwieństwie do Ustawy VAT, Ustawa ZUS nie traktuje osób prowadzących działalność nieewidencjonowaną na równi z prowadzącymi działalność gospodarczą. Zatem osoby prowadzące działalność nierejestrową są zwolnione z uiszczania składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Działalność nierejestrowana a składka zdrowotna

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie muszą również uiszczać składki na ubezpieczenie chorobowe (na podstawie art. 11 Ustawy ZUS) oraz wypadkowe (art. 12 Ustawy ZUS).

Przechodząc natomiast do ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, która normuje kwestie uiszczania składki na ubezpieczenie zdrowotne, należy zwrócić uwagę na art. 66. Przepis ten, podobnie jak Ustawa ZUS, w katalogu podmiotów podlegających obowiązkowi opłacania składki zdrowotnej, wskazuje na osoby prowadzące działalność pozarolniczą lub osoby z nimi współpracujące, z wyłączeniem osób, które zawiesiły wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.

A zatem ponownie – należy uznać, że ten katalog nie obejmuje osób prowadzących działalność nieewidencjonowaną. Są one zwolnione z konieczności opłacania składki zdrowotnej.

Działalność nierejestrowana – kontrole

Działalność nierejestrowa może być kontrolowana na podstawie przepisów Ustawy PIT, Ustawy VAT, czy Ordynacji Podatkowej. Kontrole mogą obejmować np. sprawdzenie prawidłowości prowadzonej ewidencji, czy płacenia podatku VAT i PIT.

Jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrową nie prowadzi ewidencji lub robi to nierzetelnie, przedstawiciele urzędu skarbowego samodzielnie ustalą dochód i wskażą jaki podatek należy zapłacić. W skrajnych przypadkach kontrola nałoży mandat karno-skarbowy.

Szukasz pracy w branży prawniczej?
Sprawdź na Law.Career