Forma prawna działalności gospodarczej – którą wybrać?

Zadając pytanie o to, jak wyobrażamy sobie „pracę idealną”, z pewnością uzyskamy wachlarz różnorodnych odpowiedzi. Będą one zależeć od szeregu czynników – wychowania, płci, wieku osoby pytanej, a także jej indywidualnych umiejętności. Wielu pracę na etacie utożsamia ze stabilnością i bezpieczeństwem finansowym, którego utraty nie warto ryzykować. Niektórzy traktują ją jednak jako okres przejściowy, dążąc do stworzenia "czegoś własnego”. W tej sytuacji warto zastanowić się, jaka forma prawna działalności gospodarczej będzie dla nas odpowiednia.

Satysfakcja z pracy i bycia szefem dla samego siebie oraz związane z tym poczucie niezależności – to najczęściej wymieniane zalety prowadzenia własnej działalności. Pracujemy bowiem na własny sukces. Nie musimy się z nikim dzielić owocami naszej pracy. Często idą za tym także kuszące wyższe dochody oraz elastyczny czas pracy. Nie stanowi jednak tajemnicy, że stawianie pierwszych kroków na rynku przez początkującego przedsiębiorcę może być dla niego nie lada wyzwaniem.

Chcę założyć własną działalność. Od czego zacząć?

Zanim zdecydujesz się na rozpoczęcie przygody z własną działalnością, należałoby wcześniej odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań. Jeżeli obecnie pracujesz na etacie, zastanów się, czy założenie firmy będzie dla ciebie bardziej opłacalne. Sprawdź, jakie koszty i zarobki mogą wiązać się z prowadzeniem własnej firmy, porównując je do swojej dotychczasowej sytuacji. Wiadomo, że nie dla każdego pieniądze będą stanowiły główny cel. Można na przykład być bardziej skupionym na usamodzielnieniu się, czyniąc zarobki kwestią poboczną. Ważne jest jednak, aby przeanalizować swoje oczekiwania i zdecydować, czy gra jest warta świeczki.

Powinieneś także zapoznać się z obecną sytuacją na rynku. Analiza zachowania się rynku w określonym czasie i miejscu, pozwoli bowiem zdefiniować, czy oferowany przez ciebie produkt ma szansę trafić na podatny grunt. Istotne jest zadanie sobie pytania o przyszłość takiego biznesu na podstawie zebranych danych. Czy istnieje popyt na oferowany przez nas produkt? Jeśli tak – czy będzie on istniał w przyszłości?

Warto również ustalić, jaki wkład pieniężny umożliwi rozkręcenie działalności i kiedy zacznie ona przynosić zyski. Poszukaj źródeł, z których pozyskać można odpowiednie środki na ten cel. Nie zawsze posiadany wkład własny wystarczy na pokrycie wszystkich wydatków. Warto więc sporządzić porządny biznesplan. Pozwoli on na uporządkowanie i rozplanowanie konkretnych działań.

Forma prawna działalności gospodarczej

Każde przedsiębiorstwo działa jako określona forma prawna (określony sposób organizacji firmy). Wybór najodpowiedniejszej spośród wielu możliwości to ważna decyzja, którą musi podjąć przedsiębiorca. Dlaczego? Forma prawna działalności gospodarczej będzie decydować o kosztach założenia i prowadzenia firmy, sposobie jej zarejestrowania, a także o wysokości podatków i sposobie prowadzenia księgowości. Wpływa także na zakres odpowiedzialności za zobowiązania firmy, które poniesie właściciel lub wspólnicy.

Firma może być zarejestrowana jako:

• jednoosobowa działalność gospodarcza,
• spółka cywilna,
• jedna ze spółek prawa handlowego:
  • jawna,
  • komandytowa,
  • komandytowo-akcyjna,
  • z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • akcyjna.

Każda forma prawna działalności gospodarczej ma oczywiście swoje wady i zalety.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobową działalność gospodarczą art. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej definiuje jako „zarobkową działalność wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.” Prościej rzecz ujmując, z definicji dowiadujemy się przede wszystkim, że działalność powinna mieć charakter zarobkowy (czyli nastawiony na zysk) i być prowadzona w sposób zorganizowany (na przykład do prowadzenia działalności wynajmujemy też lokal, w którym działalność ta ma być prowadzona) i ciągły (zmierzamy do określonego celu przez szereg powtarzalnych działań).

Jednoosobową działalność gospodarczą, którą nazywa się także samozatrudnieniem, może założyć wyłącznie osoba fizyczna. Właściciel takiej formy biznesowej w pełni odpowiada za prowadzoną działalność. Może zatrudniać pracowników i podpisywać zlecenia. Nie może jednak włączyć do swego biznesu innych wspólników (w odróżnieniu od sytuacji związanej z prowadzeniem spółki).

Z uwagi na fakt, że rejestracja i prowadzenie działalności nie są skomplikowane, forma ta stanowi najodpowiedniejszą dla drobnego biznesu i początkujących przedsiębiorców. Ponadto jej założenie nie jest warunkowane posiadaniem kapitału początkowego. Wymaga od nas jedynie złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek ten należy składać w wybranym urzędzie miasta/gminy. Możliwe jest także jego złożenie drogą elektroniczną, jeśli posiadamy profil zaufany e-PUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny. Formalności, których trzeba dopełnić, zakładając firmę jednoosobową, są bezpłatne.

Proces zakładania działalności

Przy zakładaniu swojej jednoosobowej działalności gospodarczej musimy we wniosku CEIDG-1 (wniosku o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej) podać kody PKD odpowiadające rodzajowi działalności, którą chcemy wykonywać.

PKD stanowi skrót od nazwy Polska Klasyfikacja Działalności, która odpowiada za klasyfikację działalności gospodarczych, realizowanych przez różnego rodzaju podmioty gospodarcze. Kody PKD mają wiele funkcji. Jako najważniejszą możemy wymienić systematyzację podmiotów gospodarczych na potrzeby rejestru REGON (do którego wpisywane są wszystkie przedsiębiorstwa). REGON oznacza z kolei Krajowy Rejestr Urzędowych Podmiotów Gospodarki Narodowej i stanowi źródło informacji na temat podmiotów gospodarczych działających na terenie Polski. Rejestr prowadzi Prezes Główny Urzędu Statystycznego. Numer REGON stanowi przede wszystkim źródło informacji używanych do badań statystycznych.

Jakie kwestie załatwia wniosek CEIDG-1?

Numer REGON

W przypadku zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej nie musisz składać osobnego wniosku o nadanie takiego numeru. Wniosek CEIDG-1 jest bowiem jednocześnie wnioskiem o jego nadanie. Informacja o nadaniu numeru REGON powinna przyjść pocztą na adres podany we wniosku CEIDG-1.

Numer NIP

Analogicznie sytuacja wygląda z nadaniem numeru identyfikacji podatkowej (dziesięciocyfrowego kodu służącego do identyfikacji podatników). Informacja o nadaniu NIP wydawana jest najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu, w którym wpłynął wniosek. Jeżeli w czasie zakładania swojej działalności, składający wniosek posiada już numer NIP, nie zostaje nadany nowy. W takim wypadku istniejący już numer staje się numerem NIP działalności gospodarczej.

ZUS

Wniosek CEIDG-1 stanowi jednocześnie wniosek o zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako płatnika składek. Na podstawie wniosku ZUS sporządza niezbędne zgłoszenie na formularzu ZUS ZFA.

Pojedynczy wniosek nie załatwia nam jednak wszystkiego. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności należy również zgłosić się do ubezpieczeń, wypełniając druk tzw. ZUS ZUA (jeżeli chcesz podlegać ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym) lub tzw. ZUS ZZA (jeżeli chcesz opłacać tylko składkę zdrowotną, jako ubezpieczony społecznie z innego tytułu – na przykład z tytułu umowy o pracę).

Przeczytaj również:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Charakterystyka jednoosobowej działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza opiera się na konkretnej osobie (jest zarejestrowana na konkretną osobę). W związku z tym nie istnieje możliwość prowadzenia tej firmy po śmierci jej właściciela (działalność ta nie podlega dziedziczeniu).

Ponadto, jako przedsiębiorca, ponosisz odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania związane z prowadzeniem firmy. Odpowiadasz osobiście za wszystkie długi. Odpowiedzialność rozciąga się również na współmałżonka w sytuacji, gdy właściciel firmy nie ma rozdzielności majątkowej. Wówczas i on może zostać pociągnięty do odpowiedzialności finansowej celem uregulowania zobowiązań firmy.

Do zalet jednoosobowej działalności gospodarczej możemy z pewnością zaliczyć wspomniany już brak konieczności posiadania kapitału zakładowego, jej bezproblemowe założenie oraz niskie koszty obsługi księgowej. Mamy także większą możliwość korzystania z ulg i dotacji. Nowy przedsiębiorca może bowiem np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy. Ten rodzaj działalności jest łatwy w utworzeniu i dość przystępny finansowo w porównaniu z innymi formami prawnymi. To z pewnością stanowi o jego atrakcyjności dla początkujących przedsiębiorców.

Spółka cywilna

Jeśli chcesz prowadzić biznes ze wspólnikiem, najtrafniejszą formą może okazać się spółka cywilna. Mimo swojej nazwy, spółka ta nie jest „spółką" w rozumieniu przepisów prawa handlowego. Konstrukcję tę reguluje prawo zobowiązań w art. 860-875 Kodeksu cywilnego.

Obowiązują zasady zbliżone do omówionego już samozatrudnienia. Spółka cywilna powstaje jednak na podstawie pisemnej umowy, którą zawierają miedzy sobą wspólnicy (w odróżnieniu od samozatrudnienia wymogiem jest tu obecność co najmniej dwóch osób). Zobowiązują się oni tym samym do dążenia do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. W zawieranej umowie wspólnicy rejestrują się jako przedsiębiorcy, a między sobą zawierają umowę cywilną o prowadzeniu wspólnego biznesu. W umowie tej musimy między innymi określić nasze prawa i obowiązki, cel i sposób prowadzenia firmy (może on być opisany ogólnikowo – na przykład uzyskanie jak największych zysków), majątek, który wnosimy oraz udział w zyskach i stratach.

Na zewnątrz, czyli w stosunku do kontrahentów i klientów, spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to, że podmiotem wszelkich praw i obowiązków są wspólnicy spółki. W związku z tym nie posiada ona własnego mienia. Nabywane prawa i zaciągane zobowiązania wchodzą do łącznego majątku wspólników. Spółka cywilna sama w sobie nie podlega także rejestracji w CEIDG ani w KRS. Rejestracji podlegają wspólnicy. Wspólnicy będący osobami fizycznymi, które nie są jeszcze przedsiębiorcami, rejestrują się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wypełniają  oddzielny wniosek o wpis na formularzu CEIDG-1. Wspólnicy muszą uzyskać wpis do CEIDG przed podjęciem działalności w ramach spółki. Dokonując wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jako wspólnik, możesz wybrać formę opodatkowania. Wyboru dokonuje każdy ze wspólników. Odbywa się to poprzez złożenie oświadczenia o zadeklarowaniu opłacania podatku dochodowego: na zasadach ogólnych, w formie podatku liniowego, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Jako że firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, w sytuacji gdy wspólnikami spółki są osoby fizyczne, wszyscy wspólnicy spółki cywilnej powinni być wymienieni w jej nazwie wraz z dodaniem nazwy „spółka cywilna", bądź skrótu s.c.

Wady spółki cywilnej

Do wad można z pewnością zaliczyć osobistą odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Brak osobowości prawnej oznacza, że sama spółka nie może zaciągać zobowiązań (na przykład kredytów) lub zawierać umów. Zawierają je wszyscy wspólnicy w swoim własnym imieniu. Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki osobiście, bez ograniczeń, całym swoim majątkiem zarówno obecnym, jak i przyszłym. Ze względu na uproszczoną regulację prawną i dużą odpowiedzialność wspólników prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej na szerszą skalę jest bardzo utrudnione. Z tego powodu wraz z rozwojem spółki wspólnicy najczęściej decydują się na jej przekształcenie.

Ponadto, przepisy znajdujące się w kodeksie cywilnym nie regulują specyficznych i bardziej skomplikowanych sytuacji, które mogą wystąpić przy prowadzeniu spółki. Istnieje więc ryzyko pojawiania się problemów związanych z rozstrzyganiem wewnętrznych konfliktów.

Zalety spółki cywilnej

Do zalet można zaliczyć łatwość założenia spółki cywilnej. Wystarczy nam jedynie podpisanie umowy spółki w zwykłej formie pisemnej i zarejestrowanie jej w urzędzie skarbowym oraz Głównym Urzędzie Statystycznym (chyba że wkładem do spółki ma być nieruchomość – wtedy umowę należy zawrzeć w formie aktu notarialnego).

Łatwość ta wynika także z niskich kosztów rejestracji spółki. Przepisy nie nakładają bowiem praktycznie żadnych obowiązków finansowych związanych z założeniem spółki cywilnej. Warto jednak zaznaczyć, że wspólnicy muszą zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych od wnoszonych do spółki wkładów.

Przepisy nie określają minimalnej wartości wkładów, jakie wspólnicy muszą wnieść do spółki cywilnej. Brak wymogu minimalnego kapitału założycielskiego pozostawia swobodę wspólnikom. Mogą oni zatem wybrać wkład w dowolnej postaci np. środki pieniężne, wiedza, usługi (nie ograniczając się jedynie do wkładu pieniężnego). Dodatkowo atrakcyjny dla początkujących przedsiębiorców może być fakt, iż spółka cywilna opodatkowana jest tylko na poziomie wspólników, a nie na poziomie wspólników i spółki (jak w przypadku na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).

Warto także wspomnieć o możliwości skorzystania albo zrezygnowania przez wspólników ze zwolnienia z VAT w zależności od kosztów, jakie ponoszą.

Nieskomplikowany jest nie tylko sam system rejestracji spółki, ale też prowadzenie jej spraw. Większość czynności wspólnicy mogą podejmować samodzielnie, bez udziału profesjonalnych doradców.

Spółki prawa handlowego

Spółki prawa handlowego można podzielić na spółki osobowe oraz spółki kapitałowe.

Spółka osobowa zgodnie z art. 8 § 1 Kodeksu spółek handlowych może we własnym imieniu nabywać własność nieruchomości, prawa rzeczowe i inne prawa. Może także zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Ma prawo do prowadzenia działalności gospodarczej pod własną firmą. Nie posiada natomiast osobowości prawnej. Jeśli egzekucja z majątku spółki jest bezskuteczna, odpowiedzialność za długi spółki osobowej ponoszą solidarnie wspólnicy (bez ograniczeń, całym swoim majątkiem).

Z kolei spółka kapitałowa posiada kapitał zakładowy, osobowość prawną i własny majątek odrębny od majątku osobistego wspólników bądź akcjonariuszy. Za swoje zobowiązania ponosi odpowiedzialność całym swoim majątkiem. Jej wspólników określa się mianem udziałowców (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub akcjonariuszy (w spółce akcyjnej). Wspólnicy nie odpowiadają za jej zobowiązania. Spółka osobowa różni się zatem od spółki kapitałowej sposobem odpowiedzialności wspólników.

Spółka jawna

Wśród przedsiębiorców działających na większą skalę często wybieraną formą działalności będzie spółka jawna. Stanowi ona najprostszą formę regulowaną w Kodeksie spółek handlowych. Definicję legalną znajdziemy w art. 22 § 1. Zgodnie z nim spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową.

Warto rozważyć jej wybór, szczególnie gdy forma spółki cywilnej przestaje być dla nas wystarczająca. Fakultatywne przekształcenie spółki cywilnej w jawną, na podstawie art. 26 § 4 Kodeksu spółek handlowych, jest jednym z trzech trybów jej powstania. Może być utworzona także na podstawie umowy pomiędzy wspólnikami oraz w drodze przekształcenia dowolnej spółki handlowej w jawną na podstawie art. 551 i następnych k.s.h.

Spółka jawna podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS (Krajowego Rejestru Sądowego). Można więc łatwo sprawdzić podstawowe informacje o niej. Przekłada się to na zwiększoną wiarygodność.

Podmiotem wpisanym do KRS jest spółka jako przedsiębiorca. Spółka ta nie posiada osobowości prawnej. Może być jednak podmiotem praw i obowiązków (na jej konto można zaciągać kredyty i inne zobowiązania). Jest to tzw. „ułomna osoba prawna”.

Sp.j. posiada swój majątek, który stanowią wkłady wniesione do spółki przez wspólników oraz mienie nabyte przez spółkę w czasie jej istnienia. Niewątpliwą zaletą jest to, że nie została określona minimalna wysokość wkładów. Ustawodawca pozostawia wspólnikom dowolność w tym zakresie. Z wartości, jaką są wkłady wspólników na początek, będą pokrywane ewentualne długi. Dopiero w momencie ich wyczerpania, zadłużenie będzie spłacane z majątku wspólników. To z kolei może być zaliczane do wad tej formy działalności gospodarczej, jako że każdy ze wspólników będzie odpowiadał całym swoim majątkiem (osobista odpowiedzialność za zobowiązania spółki).

Do zalet można jeszcze dorzucić fakt, iż jako wspólnicy możemy spółkę reprezentować. Podpisywana przez nas umowa może być natomiast w miarę swobodnie konstruowana. Trzeba jednak pamiętać, że umowę spółki jawnej musimy zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że inna forma będzie prowadzić do bezwzględnej nieważności.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Ta forma prawna prowadzenia działalności nie jest zbyt popularna wśród mniejszych przedsiębiorców. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dobrze sprawdza się za to w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa na szeroką skalę. Jest zdecydowanie bardziej skomplikowana od poprzednich omawianych tu form, jeśli chodzi o sposób jej zakładania, prowadzenie czy też procedurę likwidacji. Jednak jeśli nasza firma zdąży się już rozwinąć, a my będziemy chcieli dodatkowo rozszerzyć działalność, zatrudniać kolejnych pracowników i zaciągnąć duże kredyty, warto poświęcić tej formie swoją uwagę.

Jedną z jej zalet jest zdecydowanie brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania finansowe spółki prywatnym majątkiem. Ma to miejsce w przypadku poprzednich omawianych form. W sytuacji niepowodzenia biznesu chronieni są także nasi bliscy. Nie są bowiem odpowiedzialni za nasze długi. Ponadto możemy udziały w spółce sprzedać (nasza rodzina może je także odziedziczyć).

Co ważne, w przypadku spółki z o.o. konieczne jest zapewnienie pełnej księgowości. Wiąże się z dodatkowymi kosztami, jako że musimy zatrudnić kogoś na stanowisko księgowego. Jej prowadzenie jest dość mocno sformalizowane – spółkę reprezentuje bowiem zarząd lub pełnomocnik powołany jednomyślnie przez wspólników.

Koszty rejestracji sp. z o.o. są wyższe w porównaniu do wcześniejszych form (ponad 1000 złotych). Oprócz opłat za wpis do KRS i kosztów notarialnych doliczyć należy również kapitał zakładowy.

Spółka partnerska

Popularną formą działalności dla osób wykonujących wolny zawód (a wśród takowych znajdziemy między innymi architektów, adwokatów czy lekarzy) jest spółka partnerska. W jej przypadku od wkładu własnego wnoszonego przez wspólnika większe znaczenie mają jego kwalifikacje zawodowe – wraz z ich utratą wspólnik musi wystąpić ze spółki. Niemożliwe jest także tworzenie spółek partnerskich w innym niż wykonywanie wolnego zawodu celu.

Konieczna jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sadowym, a w przypadku partnerstwa koszt rejestracji wynosi mniej więcej od kilkuset do 1000 złotych. Wymaga się także, aby nazwa spółki zawierała co najmniej jedno nazwisko któregoś ze wspólników z dopiskiem „i partner/partnerzy” lub „spółka partnerska” i określała wolny zawód, wykonywany w jej ramach.

Spółka za zobowiązania związane z jej zwykłym funkcjonowaniem (np. spłata kredytów, podatki) odpowiedzialność ponosi całym swoim majątkiem. Co do zasady w spółce partnerskiej odpowiedzialność wspólnika ogranicza się tylko do zobowiązań wynikających z wykonywania wolnego zawodu, które stanowią konsekwencję błędów lub zaniedbań swoich lub bezpośrednio podległych mu pracowników. Za zobowiązania spółki niewynikające z wykonywania wolnego zawodu partnerzy odpowiadają tak jak wspólnicy w spółce jawnej – bez ograniczenia całym swoim majątkiem, solidarnie z pozostałymi wspólnikami, o ile egzekucja z majątku spółki jest nieskuteczna.

Jaką formę prawną działalności wybrać?

To, jaka forma działalności okaże się dla nas najtrafniejsza, zależy od wielu czynników. W przypadku stawiania pierwszych kroków w świecie biznesu i samodzielnym działaniu zdecydowanie warto poświęcić uwagę jednoosobowej działalności gospodarczej. Stanowi ona najprostszą formę prowadzenia własnego przedsiębiorstwa, a jej rejestracja jest darmowa. Towarzyszy temu także elastyczność w otwieraniu, zawieszaniu i likwidacji naszej działalności oraz możliwość optymalizacji podatkowej poprzez wybór formy opłacania podatków. Można zarejestrować ją nawet przez internet, a proces zakładania nie wymaga od nas posiadania kapitału na start przedsiębiorstwa. Minimalnej wysokości kapitału założycielskiego nie określono także w pozostałych omówionych tu formach działalności, z wyłączeniem spółki z o. o. Dla niej jest to kwota w wysokości 5 000 złotych.

Jeśli planujemy otwarcie niewielkiego biznesu wraz z partnerem, warto rozważyć spółkę cywilną. Jej zaletą jest wybór szerokiej palety form opodatkowania, tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Opodatkowana jest ona tylko na poziomie wspólników, a nie na poziomie wspólników i spółki, a jej prowadzenie nie jest skomplikowane. Gdy nasz biznes się rozrośnie (na przykład obracamy już większym kapitałem lub potrzebujemy kredytów na innowacje), bez przeszkód możemy przekształcić ją w spółkę jawną.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest natomiast, z racji dużego obciążenia prawnego i finansowego, przeznaczona głównie dla dużych i średnich przedsiębiorstw. Stanowi jednak odpowiednią działalność dla wspólników, którzy chcą zachować bezpośredni nadzór nad prowadzeniem spraw spółki i ograniczyć ryzyko tylko do swojego wkładu. W przypadku tej formy prawnej nie ponosimy bowiem odpowiedzialności majątkiem osobistym.