Kiedy wymagane jest uwierzytelnianie dokumentów składanych do sądu?

Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego regulują sytuację, gdy strona powołała się na dowód z dokumentu, i to zarówno wtedy, gdy dołączyła jego odpis do pisma procesowego, jak i wtedy gdy nie złożyła go w sądzie. Przepis ten daje bowiem stronie prawo do zaznajomienia się z oryginałem każdego dokumentu, na jaki powołuje się strona przeciwna. W praktyce konieczność dołączania do akt sprawy oryginałów dokumentów rodzi duże komplikacje. Zwłaszcza że często jeden i ten sam dokument jest potrzebny stronie równocześnie w kilku postępowaniach. W jakich sytuacjach zatem wymagane jest uwierzytelnianie dokumentów składanych do sądu?

Oryginał dokumentu i jego odpis

Zgodnie z art. 129 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1575 z późn. zm., dalej również jako „k.p.c.”) strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Należy podkreślić, że ustawodawca, posługując się pojęciem dokumentu, rozumiał przez to oryginał dokumentu. Tam, gdzie oryginał może być zastąpiony przez odpis (np. odbitkę ksero), ustawodawca wyraźnie to zaznaczył. Wskazuje na to wyrok Sądu Najwyższego z 6 listopada 2002 r., sygn. I CKN §280/00. Z oryginałem dokumentu zrównany został jego odpis poświadczony za zgodność z oryginałem. 

Obowiązek złożenia oryginału

Obowiązek złożenia oryginału dokumentu powstaje z chwilą zgłoszenia przez stronę przeciwną takiego żądania (ustnie lub w formie pisma procesowego). Powinno to nastąpić jeszcze przed rozprawą. Obowiązek ten powstaje automatycznie z chwilą zgłoszenia przez przeciwnika takiego żądania. Bez potrzeby wydawania przez sąd jakichkolwiek rozstrzygnięć w tym przedmiocie (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2005 r., sygn. III CK 109/04). Termin jego złożenia ma zapewniać stronie żądającej tego możliwość zapoznania się ze złożonym oryginałem. W razie niepodporządkowania się żądaniu przeciwnika sąd będzie musiał dokonać oceny dowodów, posługując się treścią odpisu dokumentu. Brak dostarczenia oryginału dokumentu nie jest bowiem obwarowany żadnymi sankcjami. Wobec braku odpisu dokumentu lub odmowy jego złożenia ma zastosowanie art. 233 § 2 k.p.c. (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 5 czerwca 2014 r., sygn. I ACa 150/14).

Złożenie odpisu dokumentu

Przepisy dopuszczają sytuację, w której zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu. Jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (art. 129 § 2 k.p.c.). Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej ma charakter dokumentu urzędowego. Czynnościom notarialnym dokonanym przez notariusza walor dokumentu urzędowego nadaje art. 2 § 2 ustawy z 14.02.1991 r. – Prawo o notariacie (Dz.U. z 2019 r. poz. 540 ze zm.). Co istotne, walor dokumentu urzędowego uzyskuje tylko poświadczenie za zgodność z oryginałem. Warto zapoznać się z uchwałą Sądu Najwyższego z 21 grudnia 2010 r. (sygn. III CZP 94/10).

Czytaj również: Co może być dowodem w sprawie sądowej?

Uwierzytelnianie dokumentu

Ustawą z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz.U. Nr 216, poz. 1676) wprowadzono możliwość uwierzytelniania dokumentów przez adwokatów, radców prawnych, radców Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej oraz rzeczników patentowych. Celem nowelizacji jest odformalizowanie postępowania cywilnego przez racjonalizację obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów oryginalnych lub ich odpisów notarialnych. Zmiana polega na rozszerzeniu możliwości uwierzytelniania odpisów dokumentów na profesjonalnych pełnomocników stron, reprezentujących zawody zaufania publicznego*. Obowiązek dołączania dokumentów w oryginale łagodzony jest w przypadku dokumentów urzędowych znajdujących się w aktach organów władzy publicznej oraz innych organów państwowych.

Uwierzytelnienie dokumentów – poświadczenie zgodności z oryginałem

Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć jego odpis. Jest jednak pewien warunek. Jego zgodność z oryginałem zostanie poświadczona przez notariusza albo pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym, radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Poświadczenie to ma charakter dokumentu urzędowego. Możliwe jest również elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu. Następuje ono z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego (art. 129 § 2(1) k.p.c.). Poświadczenia elektronicznego odpisu dokumentu dokonuje profesjonalny pełnomocnik poprzez przesłanie odpisu tego dokumentu do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dzięki temu wymienieni pełnomocnicy mogą poświadczyć odpis dokumentu tradycyjnego powstałego w wyniku przekonwertowania go do postaci elektronicznej albo dokumentu w postaci elektronicznej. Przepis art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie upoważnia też notariusza do elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu dokumentu z okazanym oryginałem. Takie elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu opatrywane jest przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przedłożenie oryginału

Artykuł 129 § 4 k.p.c. przewiduje możliwość zażądania przez sąd przedłożenia oryginału dokumentu w celu badania jego autentyczności. Zaniechanie podjęcia tych czynności pozwala na przyjęcie słuszności zarzutu naruszenia art. 382 k.p.c. w zw. z art 245 k.p.c. poprzez nieuzasadnione uznanie niepoświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu prywatnego za równoznaczną z dokumentem prywatnym w nim odzwierciedlonym i dokonanie rozstrzygnięcia z uwzględnieniem tego dowodu (wyrok Sądu Najwyższego z 25 maja 2016 r., sygn. V CSK 579/15).

* Uzasadnienie ustawy z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów, zwane dalej uzasadnieniem, Sejm RP VI kadencji, druk sejmowy nr 2064