Klauzula poufności – czym jest i kiedy się ją stosuje?

2 października 2019
/

Zachowanie poufności jest kwestią szczególnie ważną dla każdego przedsiębiorcy. Wypłynięcie informacji o funkcjonowaniu jego biznesu może bowiem narazić go na szkodę. Aby zapobiec takiej sytuacji, warto wprowadzić do umów, zawieranych w ramach prowadzenia przedsiębiorstwa, klauzulę o zachowaniu poufności.

Czym jest klauzula poufności?

Klauzula poufności ma w dzisiejszych czasach bardzo szerokie zastosowanie. W stosunku do niej często używa się skrótu NDA (Non-Disclosure Agreement). W praktyce najczęściej występuje ona w umowie o pracę, umowie o dzieło, umowie zlecenia oraz umowie negocjacyjnej. Co ciekawe, w ostatnim przypadku poufność jest chroniona z mocy samego prawa. Wynika to z regulacji zawartej w art.721 kc. Zgodnie z nim jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

Klauzula poufności zastrzegana jest najczęściej już w treści samej umowy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby już po podpisaniu umowy stworzyć osobny dokument, który będzie gwarantował przedsiębiorcy poufność. W takim przypadku mamy do czynienia z tzw. umową o zachowaniu poufności.

Co powinna zawierać klauzula poufności?

Zarówno klauzula poufności, jak i umowa o zachowanie poufności powinna zawierać postanowienia, które dokładnie określą, jakie obowiązki ciążą na stronach. Najważniejszym elementem takiej umowy jest wskazanie zakresu informacji, które będą nią chronione. Informacje, które strony uznają za poufne powinny zostać bardzo dokładnie określone. Takie doprecyzowanie pozwoli ograniczyć, w przypadku wystąpienia ewentualnego sporu, możliwość dowolnej interpretacji, czy dana informacja ma charakter poufny.

Czasami dookreślenie z góry, jakie informacje są poufne, może rodzić nie lada problem. Istnieje więc też inne, alternatywne, rozwiązanie dla wskazanego powyżej. Takim rozwiązaniem jest ogólne wskazanie zakresu informacji oraz sposobu, w jaki będą one kwalifikowane jako poufne. W praktyce sprowadza się to tylko do udostępniania dokumentów. Udostępniając jakiś dokument (np. za pomocą e-maila), umieszcza się w jego treści adnotację – „poufne”.

Co więcej, klauzula powinna zawierać dokładne określenie czasu jej obowiązywania. Na podstawie takiego postanowienia strona może być zobowiązana do zachowania poufności przez z góry określony czas np. 5 lat. Zaś gdy klauzula poufności jest częścią np. umowy zlecenia, wygasa ona wraz z momentem zakończenia umowy.

W przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania obowiązków wynikających z klauzuli, bądź umowy o zachowanie poufności, naprawienie szkody następuje na zasadach ogólnych. Oznacza to, że osoba uprawniona może dochodzić roszczeń na podstawie art. 471 kc.

Dobrym pomysłem jest również zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania bądź nienależytego wykonania obowiązków wynikających z umowy o zachowanie poufności. Zastrzegając karę umowną, należy pamiętać o jednej ważnej zasadzie. Mianowicie może się tak zdarzyć, że rzeczywista wartość poniesionej szkody będzie wynosić więcej niż wysokość kary umownej. Zastrzegając „klasyczną” klauzulę kary umownej, wierzyciel nie będzie mógł w takiej sytuacji żądać odszkodowania, które przewyższa wysokość kary. Aby pozwolić sobie więc na dochodzenie odszkodowania ponad wysokość kary umownej, niezbędne jest zawarcie odpowiedniego postanowienia, które na to pozwala.