Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę - kiedy jest możliwa?

14 września 2020
hello world!

Czy pracodawcy przysługuje prawo kontroli pracownika w związku z jego przebywaniem na zwolnieniu lekarskim? Kiedy kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę jest możliwa i jak przebiega?

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę - podstawa prawna

Pracodawcy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Stanowi o tym art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Natomiast szczegółowy tryb i zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. 

Czy każdy pracodawca może przeprowadzić kontrolę?

Każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 ustawy Kodeks pracy.

Pracodawca może także przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne. Mowa o pracodawcach, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do właściwego oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę - upoważnienie

Pracodawca, który posiada uprawnienia do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, może tę kontrolę przeprowadzić sam. Może on także zlecić przeprowadzenie kontroli innej osobie. Kontrolę taką może przeprowadzić np. inny pracownik.

Jednak ze względu na wrażliwy charakter sprawy powinna być to osoba ciesząca się dobrą opinią i budząca zaufanie. Powinna ona także znać przepisy określające zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień, a także przepisy o ochronie danych osobowych.

Osobie udającej się na kontrolę pracodawca wystawia imienne upoważnienie według obowiązującego wzoru. Wzór ten natomiast stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości. Ich numery powinny być natomiast podane w upoważnieniu. Pracodawca musi wystawić imienne upoważnienie także osobie reprezentującej zewnętrzny podmiot, który przeprowadza kontrolę w imieniu pracodawcy. Należy jednak pamiętać w tej sytuacji o ważnej kwestii. W takim przypadku umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę - terminy przeprowadzania kontroli i jej przebieg

Kontrole powinny być przeprowadzane w miarę potrzeby. Nie ma konieczności ustalania z góry jej terminów. Przykładowo, możliwe jest ich nasilenie w okresach, w których wzrasta liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich. Na czym zatem polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby? Należy ustalić, czy:

  1. w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, lub
  2. czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Mogło być również tak, że zwolnienie lekarskie wystawiono z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Wówczas dodatkowo należy przyjrzeć się jeszcze jednej kwestii. Należy bowiem ustalić, czy poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny. Nie dotyczy to jednak opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat.

Gdzie można przeprowadzić kontrolę?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy pracodawca może przeprowadzać w miejscu:

  • pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (jeśli pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą),
  • zamieszkania,
  • czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim),
  • innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Pracodawca, przeprowadzając kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu, może nie zastać pracownika w domu. Wówczas kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Oprócz tego trzeba również wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Kiedy nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywano w sposób nieprawidłowy? Będzie tak, jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności. Do takich powodów należy np. wizyta u lekarza. Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga natomiast ZUS na wniosek pracodawcy. 

chevron-down
Copy link