Monitoring poczty elektronicznej oraz inne rodzaje monitoringu - część II

21 czerwca 2018
/

Zmiana przepisów dotyczących monitoringu w miejscu pracy - temat nadal nie został wyczerpany. Tym razem więcej o monitoringu poczty elektronicznej, czyli o czymś, co powinno dla większości z nas być nader interesujące.  

W poprzednim artykule zostały przedstawione kwestie związane z monitoringiem wizyjnym w miejscu pracy, sposobem jego prowadzenia i wprowadzania. Niniejszy artykuł dotyczy możliwości sprawdzania przez pracodawcę służbowej poczty elektronicznej.  Zostaną również omówione inne rodzaje monitoringu, takie jak: sprawdzanie bilingów z telefonu służbowego lub GPS ze służbowego samochodu.

Monitoring poczty elektronicznej - kiedy jest to konieczne?

Przesłanki wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej i innych rodzajów monitoringu istotnie różnią się od przesłanek wdrożenia monitoringu wizyjnego. W przypadku stosowania nagrań z kamery ustawodawca kładzie nacisk na ochronę osób, mienia i bezpieczeństwo informacji. Pracodawca może zastosować inne rodzaje monitoringu w przypadku, gdy jest to konieczne.  Niezbędne może się to stać do zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy. Umożliwi to pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, o czym stanowi przepis art.  1 Kodeksu pracy.

Zakaz stosowania monitoringu poczty elektronicznej

Ustawodawca zakazuje stosowania monitoringu poczty elektronicznej pracowników przez pracodawcę, jeżeli może to naruszać tajemnicę korespondencji oraz inne dobra osobiste pracownika. Nie wprowadza natomiast tego ograniczenia w stosunku do innych rodzajów monitoringu, do których możemy zaliczyć sprawdzanie bilingów z telefonu służbowego lub GPS ze służbowego samochodu, chociaż informacje uzyskane z wyżej wskazanych źródeł mogą również stanowić dane osobowe.

O czym musi pamiętać pracodawca?

Do monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu odpowiednie zastosowanie mają również przepisy dotyczące trybu ustanowienia i prowadzenia monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy. Należy pamiętać, że o wprowadzeniu monitoringu, każdego rodzaju, pracodawca powinien poinformować swoich pracowników. Może się to odbywać na różne sposoby,  poprzez stosowny komunikat ogólny, obwieszczenie czy informację zamieszczoną w regulaminie pracy. O wprowadzeniu środka kontroli, jakim niewątpliwie jest prowadzenie monitoringu poczty elektronicznej lub sprawdzanie bilingów, pracodawca powinien poinformować pracowników nie później, niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jego stosowania.

Powyższe uprawnienia dają pracodawcy kolejną możliwość kontroli pełnego wykorzystania czasu przez pracowników oraz prawidłowego korzystania z udostępnionych mu narzędzi pracy. Spełniając zatem wymogi ustawowe, pracodawca uzyskuje silne uprawnienie kontrolne.