Czy nagrywanie pracownika podczas pracy jest legalne?

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu w zakładzie pracy dodano w ramach reformy prawa ochrony danych osobowych, będącej następstwem uchwalenia RODO. Zgodnie z przepisami RODO państwa członkowskie mogą przyjąć bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Nie ma wątpliwości, że podejmowane wobec pracowników czynności kontrolne mogą stanowić źródło zagrożeń dla praw i wolności kontrolowanych pracowników, zwłaszcza wtedy, gdy są realizowane bez wiedzy pracowników. Jak kwestia ta została uregulowana w Kodeksie pracy? Czy nagrywanie pracownika podczas pracy jest legalne?

Prawo do kontrolowania pracownika

Ogólne prawo pracodawcy do kontrolowania pracownika wynika wprost już tylko z art. 22 Kodeksu pracy (dalej jako „kp”), który nakłada na pracownika obowiązek wykonywania pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. Jednak monitorowanie pracy pracowników bez wątpienia stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności. Tym samym w przypadku monitoringu w miejscu pracy należy wyważyć potrzeby sprzecznych wartości i interesów obu stron stosunku pracy.

Oznacza to, że monitoring jako rodzaj kontroli pracownika przez pracodawcę musi uwzględniać potrzebę poszanowania dóbr osobistych pracowników. Odnosi się to także do prawa do prywatności. W tym zakresie należy brać pod uwagę także standardy wyznaczone przez orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka do art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka (który stanowi o prawie do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego; por. w szczególności wyroki: z 9 stycznia 2018 r., 1874/13 i 8567/13, López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii z glosą M. Mrowickiego; oraz z 28.11.2017 r., 70838/13, Antović i Mirković przeciwko Czarnogórze).

Nagrywanie pracownika – kiedy monitoring jest dozwolony?

Zgodnie z art. 22(2) § 1 kp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Chodzi zatem o tzw. monitoring wizyjny. Realizuje się go najczęściej za pomocą kamer. Popularność tej formy monitoringu jest bez wątpienia wiąże się z potrzebą zapewnienia szeroko rozumianego bezpieczeństwa zarówno w kontekście ochrony osób, jak i mienia. W sytuacji takiej istnieje jednak duże ryzyko wykorzystywania tego środka kontroli do oceny pracy wykonywanej przez pracownika, dążenia do wzrostu efektywności jego pracy czy nawet śledzenia zachowań pracownika. Dlatego też w świetle art. 22(2) kp pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy wyłącznie wtedy, gdy zostanie spełniona któraś z ustawowych przesłanek, czyli: bezpieczeństwo osób, a konkretnie pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji oraz ochrona informacji.

Czego nie może obejmować monitoring?

Decydując się na wprowadzenie monitoringu przy użyciu kamer, pracodawca powinien mieć na względzie właściwe ich rozmieszczenie na terenie zakładu pracy. Ulokowanie kamer w miejscach, w których pracownik ma prawo oczekiwać poszanowania prywatności, byłoby z całą pewnością nieproporcjonalne do celu ich montowania. Należy więc pamiętać, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej oraz pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22(2) § 1(1) i 2 kp). Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa wymaga się uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrywanie pracownika – oznaczenie pomieszczeń monitorowanych

W przypadku wprowadzenia monitoringu należy oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany. Trzeba to zrobić w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Należy tego dokonać nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 22(2) § 9 kp).

Cel przetwarzania nagrań

Należy też pamiętać, że przetwarzanie nagrań możliwe jest wyłącznie do celów, dla których je zebrano. Co do zasady ich przechowywanie dopuszcza się przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego czasu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu.

Pracodawco, poinformuj pracowników!

Co istotne, pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22(2) § 7 kp). Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu. Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie ww. informacji pracownikowi na piśmie jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Co jest zatem najważniejsze? Bez wątpienia to, że pracownicy powinni wiedzieć, że są nagrywani. Należy ich również poinformować o okolicznościach przetwarzania danych osobowych związanych ze stosowaniem wideonadzoru w trybie indywidualnym i zbiorowym oraz poprzez oznaczenie graficzne lub dźwiękowe miejsc objętych monitorowaniem. Pracownik na podstawie obowiązujących przepisów (w tym art. 15 RODO) może m.in. uzyskać dostęp do danych, informacji o ich przetwarzaniu. Ma również prawo do dostarczenia kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Nie musi też tłumaczyć, dlaczego żąda dostępu do nagrań. Nie jest też ograniczony żadnymi terminami. Realizacja praw pracownika powinna nastąpić w trybie i terminach przewidzianych w art. 12 RODO. Przy czym praktycznym posunięciem ze strony pracodawcy będzie opracowanie odpowiedniej procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą. Taka procedura ma również szersze zastosowanie. Prawa dostępowe do danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę przysługują bowiem pracownikowi nie tylko w związku z monitoringiem wizyjnym.