Zgoda na nagrywanie rozmowy telefonicznej

W trosce o najwyższą jakość i bezpieczeństwo świadczonych przez nas usług prowadzone rozmowy są rejestrowane. Jeżeli nie wyrażacie Państwo zgody na ich nagrywanie, prosimy o przerwanie połączenia. Każdy z nas styka się z tego typu sformułowaniami, czy są one jednak zgodne z prawem, a konkretniej z RODO?

Czy sformułowanie, informujące o prowadzeniu nagrywania rozmowy telefonicznej przez administratora oraz stanowiące zgodę na przetwarzanie danych osobowych wynikających z nagrania, jest zgodne z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane: RODO)?

Głos współrozmówcy traktowany jako dane osobowe?

Nie budzi większych wątpliwości fakt, że za pośrednictwem nagrywanej rozmowy telefonicznej mogą być pozyskiwane, a zatem i przetwarzane, dane osobowe osób, z którymi połączenia są nawiązywane. Należy pamiętać o tym, że już sam głos współrozmówcy może być uznany za dane osobowe. Może on bowiem w sposób pośredni umożliwiać identyfikację danego użytkownika nr tel. Nie mówiąc już o sytuacji, gdy administrator zamierza w ciągu rozmowy, uzyskać dane osobowe współrozmówcy, takie jak imię i nazwisko.

Gdy zatem jakaś organizacja stosuje urządzenia nagrywające rozmowy telefoniczne, staje się ona jednocześnie administratorem danych osobowych współrozmówcy. Wiążą się z tym określone obowiązki administratora, wynikające z RODO.

Obowiązek informacyjny

Przy stosowaniu urządzenia nagrywającego rozmowę telefoniczną, należy pamiętać o dopełnieniu obowiązku informacyjnego. Wynika on z art. 13 RODO. Administrator ma obowiązek poinformowania osoby (współrozmówcy), której dane dotyczą, o swojej tożsamości, celach i podstawach przetwarzania oraz prawach, które przysługują podmiotowi danych.

Zgoda musi być świadoma

W większości przypadków, w których następuje pozyskiwanie danych osobowych za pośrednictwem nagrywania rozmów telefonicznych, zgoda osoby, której dane dotyczą, stanowi podstawę prawną do przetwarzania danych. O instytucji zgody na przetwarzanie danych jako podstawy przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1a) RODO. Z kolei warunki wyrażania zgody określa art. 7 RODO. Należy pamiętać o warunkach ważności zgody na przetwarzanie danych osobowych, a w szczególności, że powinna ona spełniać pewne warunki. Musi być ona bowiem: dobrowolna, konkretna i świadoma. Zgoda nie może mieć charakteru domyślnego. Dobrym rozwiązaniem byłoby udzielenie przez współrozmówcę zgody przez tzw. „wyraźne działanie” – np. przez kliknięcie kratki na klawiaturze telefonu.