Najem wirtualnego biura

3 lutego 2021
hello world!

Zapotrzebowania związane z najmem ulegają radykalnym zmianom, szczególnie obecnie, w dobie pandemii koronawirusa. Z tego też powodu tworzą się nowe możliwości, takie jak najem wirtualnego biura.

Wirtualne biuro

Wirtualne biuro (e-biuro) to usługa, która polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Umożliwia użytkownikom znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych. Wirtualne biuro to węższy lub szerszy pakiet usług związanych z ulokowaniem siedziby przedsiębiorstwa. W najwęższym wydaniu polega na udostępnieniu adresu (miasto, ulica, numer lokalu) na potrzeby rejestracji przedsiębiorstwa z możliwością posługiwania się tym adresem w obrocie prawnym i gospodarczym.

Niekiedy do tej podstawowej formuły dołączane są dodatkowe pakiety usług. Mowa o możliwości korzystania z recepcji, odrębnego numeru telefonu i faksu oraz możliwości korzystania ze skrzynki pocztowej lub możliwości otrzymywania poczty za pośrednictwem biura. Możliwe są też szersze pakiety usług. Przykładowo: odpowiadanie na telefony klientów, odpowiadanie na pocztę e-mailową i tradycyjną, niekiedy nawet pisanie pism czy podstawowa obsługa prawna. Oprócz tego istnieje także możliwość korzystania z sali konferencyjnej lub innych pomieszczeń czy też biurka z komputerem. Nie jest to jednak konieczny warunek umowy.

Najem wirtualnego biura

Wirtualne biura są przeważnie zorganizowane pod tzw. dobrym adresem. Korzyść dla najemcy polega na tym, że dysponuje „siedzibą przedsiębiorstwa”, mimo iż nie potrzebuje pomieszczenia do wykonywania swojej działalności i nie chce ponosić kosztów najmu zbędnego pomieszczenia. Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.) przez zawarcie umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania. Szczególnym rodzajem umów najmu są umowy najmu lokali, w których wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do korzystania.

Powstaje pytanie, czy świadczenie usług wirtualnego biura spełnia przesłanki kwalifikacji umowy jako umowy najmu lokalu. Umowa o wirtualne biuro może być umową najmu, przechowania lub o świadczenie usług, zależnie od jej treści. Może to być najem skrzynki pocztowej. Przy czym, pomimo że zbliża się to bardziej do wynajmu rzeczy niż lokalu, w powiązaniu z możliwością wykorzystywania adresu, a nie samego numeru skrzynki i ewentualnym prawem korzystania z lokalu w jakikolwiek sposób, jest to jednak najem lokalu ze szczególnym sposobem korzystania z niego. Ścisłe powiązanie z nieruchomością powoduje, że jest to najem lokalu, podobnie jak najem na dni czy godziny.

Inaczej najem lokalu na godzinę byłby najmem lokalu. Natomiast najem na trzy godziny w celu zabrania i przejrzenia poczty byłby najmem skrzynki. Dodatkowe usługi zastrzeżone w umowie czynią z niej umowę mieszaną: najmu i zlecenia. Do każdego z obowiązków w takiej umowie mieszanej będzie stosować się inne przepisy. Jednakże zawarcie jednolitej umowy zamiast kilku ma określony cel powiązania świadczeń. Wypowiedzenie tej umowy oznacza wypowiedzenie umowy odnośnie do całego pakietu usług wirtualnego biura.

Przeczytaj także: Jakie prawa i obowiązki ma najemca?

Czy to jest legalne?

Tak, korzystanie z wirtualnego biura jest całkowicie legalne. Warto zapoznać się z opinią Naczelnego Sądu Administracyjnego zawartą w wyroku z 5 sierpnia 2014 r. (sygn. FSK 3549/13). Według Sądu (…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. Biur wirtualnych czy biur co-working (dzielonych).

Wirtualne biuro jako niestanowiące siedziby dla potrzeb rejestracji VAT

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 27 kwietnia 2017 r. (sygn. I SA/Kr 103/17), stwierdził, że organ podatkowy uprawniony do weryfikacji danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym pozostaje właściwy również do wydania decyzji o odmowie zarejestrowania jako kończącej postępowanie weryfikacyjne. Organ ten nie jest związany treścią zgłoszenia rejestracyjnego. Jest nie tylko uprawniony, ale wręcz zobowiązany do zweryfikowania danych podanych przez podmiot w zgłoszeniu pod kątem ich prawdziwości, dokładności i rzetelności.

Za „adres siedziby” podatnika podany dla celów zgłoszenia rejestracyjnego w formularzu VAT-R należy uznać adres zawierający co najmniej nazwę miejscowości i ulicy, numer budynku oraz lokalu, w którym faktycznie funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa podatnika i zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego nim zarządzania. Miejsce wskazane w zgłoszeniu jako siedziba w rzeczywistości nie jest w jej faktycznym władaniu, jeżeli przebywa tam personel innego biura (wirtualnego), świadczącego usługę dostarczyciela poczty przychodzącej nie tylko dla strony skarżącej, ale również innych podmiotów.

Zarówno strona skarżąca, jak i inne podmioty obsługiwane przez wirtualne biuro, które mieściło się pod adresem podanym w zgłoszeniu, mogły jedynie „za dodatkową opłatą” korzystać z wydzielonej części biura w sposób fizyczny w godzinach urzędowania biura w dowolnym celu związanym z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W szczególności do prowadzenia posiedzeń zarządu, zgromadzeń wspólników, przygotowania oraz podpisywania umów z kontrahentami, a także innych prac administracyjnych zarządczych. Podmioty obsługiwane miały także możliwość przechowywania dokumentacji księgowej. Fakty te jednoznacznie wskazują, że podany adres nie spełnia wymogów do uznania go za siedzibę.

chevron-down
Copy link