Czym jest odpis aktu stanu cywilnego i jak go uzyskać?

Gdy kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) zarejestruje urodzenie, małżeństwo lub zgon, dostaje się bezpłatnie odpis skrócony aktu. Za każdy kolejny odpis aktu zazwyczaj trzeba zapłacić opłatę skarbową. Odpis aktu stanu cywilnego możesz dostać w formie papierowej lub elektronicznej.

Definicja stanu cywilnego

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanem cywilnym jest sytuacja prawna osoby wyrażona przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowana przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów, lub decyzje organów, stwierdzona w akcie stanu cywilnego.

Rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 ustawy). Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Akt stanu cywilnego jest sporządzony z chwilą dokonania wpisu o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego (art. 2 ust. 3 i 4 ustawy).

Odpis aktu stanu cywilnego – kto może go uzyskać?

Odpis aktu stanu cywilnego to dokument, który potwierdza zdarzenie zarejestrowane w urzędzie stanu cywilnego. Mowa o takich zdarzeniach jak narodziny dziecka, ślub albo zgon. Od 1 marca 2015 r. można wybrać, w jakiej postaci chcemy otrzymać taki odpis. Jest on dostępny w formie elektronicznej lub papierowej. Odpis może uzyskać każda osoba, której akt dotyczy, oraz:

• jej małżonek;
• zstępni, wstępni, rodzeństwo;
• przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun;
• osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu);
• sąd;
• prokurator;
• organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny;
• instytucja administracji publicznej (np. urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Wniosek o odpis można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.

Przeczytaj również: Zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika

Rodzaje odpisów

Odpis skrócony zawiera aktualną treść aktu stanu cywilnego. Możliwe jest uzyskanie skróconego odpisu aktu urodzenia, aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, aktu małżeństwa lub aktu zgonu. Natomiast wielojęzyczny odpis skrócony to dokument, który może być potrzebny np. za granicą. Z kolei odpis zupełny zawiera więcej informacji niż odpis skrócony. Jest w nim dokładnie powtórzona treść aktu stanu cywilnego. Zawiera zarówno dane, które były aktualne w chwili sporządzenia aktu, jak i wszystkie późniejsze zmiany. Znajdą się tam zatem np. informacje o zmianie nazwiska. Możliwe jest uzyskanie odpisu zupełnego aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu lub aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości. 

W jakiej postaci można dostać odpis aktu stanu cywilnego?

Jak już wspomniano wcześniej, odpis można uzyskać w formie papierowej lub elektronicznej – jako dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Co istotne, wielojęzyczny odpis skrócony dostaniesz jedynie w postaci papierowej.

Opłaty i czas oczekiwania

Uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego odbywa się odpłatnie. Jest to koszt 22 zł – za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny w formie papierowej), lub 33 zł – za odpis zupełny. Jeśli sprawa załatwiana jest przez pełnomocnika, należy uiścić dodatkowe 17 zł za pełnomocnictwo.

Jeśli akt znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego, wówczas odpis aktu stanu cywilnego wydawany jest w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym złożono wniosek. Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 r. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też uzyskanie odpisu aktu może wówczas zająć więcej czasu. Będzie to odpowiednio 7 dni roboczych, jeśli wniosek złożony jest w USC, w którym jest akt w formie papierowej, lub 10 dni roboczych – gdy wniosek złożono w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru.

Czy możliwa jest odmowa wydania odpisu?

Tak. Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli zainteresowany chce np. dostać odpis aktu innej osoby, ale nie ma do tego prawa. Wydawana jest wówczas decyzja administracyjna o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda taką decyzję, zainteresowany ma 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie składa się za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.