Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Jak należy takie odszkodowanie kwalifikować w ujęciu przychodu pracownika oraz kosztów uzyskania przychodów pracodawcy?

Przychód pracownika

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia. Ma to miejsce, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Odpowiadając na pytanie, czy odszkodowanie (rekompensata) za odwołanie pracownika z urlopu nie jest przychodem i nie podlega opodatkowaniu, należy zbadać czy takie odszkodowanie wynika wprost z przepisów prawa. Powołać tutaj należy art. 167 § 2 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Jak zatem widać, zwrot wydatków poniesionych w związku z odwołaniem pracownika z urlopu może być kwalifikowany jako szczególny rodzaj odszkodowania. Przysługuje on pracownikowi na podstawie przepisów kodeksu pracy.

Z drugiej strony do przyjęcia jest również stanowisko, że takie odszkodowanie w ogóle nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT i nie należy go w kontekście tej ustawy w ogóle rozpatrywać.

Zgodnie z uzasadnieniem wyroku WSA w Gorzowie Wlkp. z dnia 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10): zwrot wydatków [na odszkodowanie za odwołanie z urlopu] nie stanowi przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zważyć bowiem należy, że w stanie faktycznym opisanym we wniosku mowa jest o sytuacji w której pracodawca zwraca - pokrywa konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem, przy czym pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika. Dlatego też, wypłata – pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, w opisanej przez Skarżącą sytuacji - ma charakter odszkodowawczy, a w konsekwencji wbrew twierdzeniu organu przedmiotowe środki nie mieszczą się w otwartym katalogu przychodów określonych w art.12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Koszt pracodawcy

W celu ustalenia, czy wydatek poniesiony przez pracodawcę na odszkodowanie za odwołanie z urlopu może być uwzględniony w jego kosztach uzyskania przychodu, należy odwołać się do zasad ogólnych ustalania kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT. W art. 23 ustawy o PIT, zawierającym katalog wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, nie zostało wymienione odszkodowanie za odwołanie z urlopu.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 września 2009 r. (ILPB3/423-502/09-6/KS): „jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie zmieniony przez Pracodawcę plan urlopów, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez Pracodawcę, to tego rodzaju wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki”. W przedmiotowej sprawie przesunięcie terminu urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (zwiększona ilość zamówień). Dlatego też organ podatkowy uznał tutaj, że celem tego wydatku było uzyskanie przez pracodawcę dodatkowych przychodów. Polegały one na wykonaniu zwiększonych zamówień produkcyjnych. Jak zatem widać przy założeniu, że wydatek poniesiony na zwrot pracownikowi kosztów odwołania go z urlopu jest wydatkiem celowym i racjonalnym ekonomicznie, będzie on mógł zostać uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu pracodawcy.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Mając jednak na względzie, że odszkodowanie za odwołanie z urlopu w ogóle nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, rekompensata taka nie będzie podlegała oskładkowaniu.