Zapewnienie przez pracodawcę posiłków i napojów dla pracowników

Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracownicy zatrudnieni przy pracach szczególnie uciążliwych mają prawo otrzymania od pracodawcy napojów i posiłków profilaktycznych. Dotyczy to w szczególności wykonywania pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym pracownika lub też wykonywania pracy w szczególnie uciążliwych warunkach atmosferycznych.

W takiej sytuacji pracownik z tego tytułu nie rozpozna przychodu. Pracodawca natomiast wydatek na posiłek lub napój uwzględni w kosztach uzyskania przychodu. Sytuacja podatkowa wygląda jednak nieco inaczej, kiedy zapewnienie takich posiłków nie wynika z przepisów prawa pracy.

Posiłki profilaktyczne nie są przychodem

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11a) oraz 11b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wolne o podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przyznane na podstawie przepisów prawa pracy, jak również wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. W tym miejscu odwołać się należy do przepisów rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

  1. posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego (wartości kaloryczne wskazane zostały w przepisach rozporządzenia),

  2. napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

W przypadku zatem, jeżeli wydatki ponoszone przez pracodawcę na napoje i posiłki profilaktyczne spełniają warunki wskazane w przepisach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, nie stanowią one przychodu pracownika zgodnie z przepisami art. 21 ustawy o PIT.

Przychód z tytułu innych posiłków

Zwrócić należy uwagę na kwestię innych posiłków i ewentualnego zaliczenia ich wartości do przychodów pracownika na podstawie art. 12 ustawy o PIT. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się bowiem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. W przypadku zatem gdy pracownik nie jest zatrudniony w warunkach uciążliwych, które nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia mu posiłków profilaktycznych, wartość posiłków zapewnionych mu nieodpłatnie przez pracodawcę stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy.

Niemniej jednak, w przypadku gdy wartości świadczeń nie można przyporządkować do świadczeń uzyskiwanych przez konkretnego pracownika, pracodawca nie będzie obowiązany z tego tytułu rozpoznać przychodu pracownika (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 kwietnia 2011 r.; III SA/Wa 2353/10). Dotyczy to w szczególności imprez integracyjnych, w związku z którymi pracodawca nie ma obiektywnej możliwości ustalenia wysokości świadczenia w stosunku do konkretnego pracownika.

Taki stan rzeczy potwierdzony został również przez wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (K 7/13), zgodnie z którym jako przychody w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT mogą być uznane świadczenia, które:

  1. zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

  2. zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

  3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

Koszty pracodawcy

W kontekście regulacji dotyczących kosztów uzyskania przychodów należy zauważyć, że jeżeli wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup posiłków profilaktycznych dla pracowników następują w wyniku wypełnienia obowiązków nałożonych przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy, to ich celem jest zapewnienie pracownikom właściwych warunków pracy. Wydatki takie służą zatem osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów, przez co spełniają główny warunek umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może uznać rachunki związane z zakupem gotowego posiłku typu:

  • catering,
  • jedzenie na wynos,
  • fast-food,
  • pizza,
  • czy też produktów spożywczych dla pracowników pracujących w godzinach nadliczbowych

jako koszty uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 5 listopada 2010 r.; ILPB1/415-952/10-3/AG). Wydatki takie mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Warunkiem jest, ażeby były kosztami funkcjonowania firmy na zwyczajowo przyjętym poziomie, były racjonalnie i gospodarczo uzasadnione. Należy jednak pamiętać, że jeżeli organ stwierdzi, że w danej sytuacji zapewnienie posiłków pracownikom nie wynika z kodeksu pracy bądź ze szczególnych potrzeb pracodawcy (np. praca w godzinach nadliczbowych), to może uznać, że wydatek taki nie pozostaje w bezpośrednim związku z możliwością uzyskania bądź zabezpieczenia przychodu przez podatnika.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Wartość posiłków profilaktycznych, których konieczność zapewnienia wynika z przepisów prawa pracy w ogóle nie stanowi przychodu podlegającemu oskładkowaniu. Podstawy wymiaru składek nie stanowi również wartość opłaconych przez pracodawcę posiłków (innych niż posiłki profilaktyczne) do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł na jednego pracownika (§ 2 pkt 11) rozporządzenia).