Kto może reprezentować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych w sposób wyraźny regulują kwestie reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – dopuszczają jednak daleko idące modyfikacje.

Reprezentacja jednoosobowej spółki z o.o. w organizacji

Zasadą jest, że spółkę w organizacji reprezentuje zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Pełnomocnik ten może być porównywany z pełnomocnikiem, który zawiera umowy i rozstrzyga spory między spółką a zarządem (art. 210 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526, dalej również jako „k.s.h.”).

Nie można przyjąć, aby mógł to być prokurent czy pełnomocnik, któremu normalnie zarząd udziela umocowania. Jeżeli ustanowiony jest zarząd (czyli osoby, które są powołane do tego, aby pełnić po wpisie do rejestru funkcję organu), to powinien reprezentować spółkę. Podkreślić należy, że spółka jednoosobowa w organizacji z punktu widzenia podmiotowego jest taką samą strukturą jak spółka wieloosobowa. Powstaje jednak problem stosunków w takiej spółce, w szczególności gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu.

Z art. 161 § 2 k.s.h. wynika, że spółka może być reprezentowana tylko przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólnika. Z nakazu art. 162 k.s.h. wynika, że wspólnik nie może reprezentować spółki. Nawet gdyby osiągnął status zarządu. Potwierdzeniem tego są dwa wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 stycznia 2020 r. (sygn. II GSK 2541/17 oraz II GSK 2542/17). Pozostaje więc jedyna możliwość reprezentowania przez pełnomocnika.

Jednakże w związku z brzmieniem art. 108 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm., dalej również jako „k.c.”) wspólnik nie może udzielić sobie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki. Możliwe są natomiast rozwiązania, w których wspólnik będzie powołany do zarządu wieloosobowego i zarząd ten będzie reprezentował spółkę, ale bez udziału wspólnika. 

Zakres uprawnień członka zarządu – reprezentowanie spółki

Zgodnie z art. 204 § 1 k.s.h. prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Problematyce reprezentacji spółki z o.o. w zakresie czynności sądowych poświęcono liczne orzeczenia sądów. Przykładowo, w jednym z nich Sąd Apelacyjny w Warszawie stwierdził, że osoba prawna działa w procesie przez organ uprawniony do działania w jej imieniu. Organ ten ma obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności procesowej. W przypadku spółki z o.o. jest nim zarząd, który reprezentuje spółkę w sądzie i poza sądem (postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 7 maja 1996 r., sygn. I ACz 365/96). 

Brak możliwości ograniczenia prawa członka zarządu do reprezentowania spółki wobec osób trzecich

Przepis art. 204 § 2 k.s.h. utrzymuje bardzo daleko idącą zasadę wzmacniającą pewność obrotu. Prawa członka zarządu do reprezentacji (przepis ten nie odnosi się do prowadzenia spraw, bowiem te nie mają związku z osobami trzecimi, ale jedynie znaczenie wewnętrzne) wyznacza przedmiot działalności spółki w zakresie wszelkich czynności sądowych i pozasądowych. Zarówno tych, które wiążą się z prowadzeniem przedsiębiorstwa, jak i innych.

Przepis ten oznacza obecnie, że osoba trzecia może dokonywać z zarządem spółki wszelkich czynności bez względu na ich rodzaj i charakter. Czynności te natomiast, o ile nie naruszają art. 58 k.c., będą ważne i skuteczne. Nie można jednak przyjąć, że w stosunkach zewnętrznych nie występują żadne ograniczenia. Przykładem takich ograniczeń będą te wszystkie, które wiążą się z wymaganiem uzyskania zgody organu spółki, gdy wynika to z przepisów prawa (np. wymóg uzyskania zgody na zawarcie umowy z członkiem organu z art. 15 k.s.h.). Ograniczeniem o charakterze wewnętrznym może być wyłączenie niektórych członków zarządu od prawa do reprezentowania spółki, ograniczenie co do dokonywania niektórych czynności prawnych, ograniczenia czasowe, dotyczące określonego miejsca. Od tego typu ograniczeń należy odróżnić ustalenie techniki (zasad) reprezentacji przez zarząd. 

Sposób reprezentacji spółki z o.o.

Możemy wyróżnić reprezentację czynną i bierną. Czynna reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością polega na składaniu oświadczeń woli. W przypadku reprezentacji czynnej zasady albo wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych, albo należy je określić w umowie spółki. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, to dosyć oczywiste wydaje się reprezentowanie spółki przez jedną osobę. Nie ma jednak przeszkód, aby mimo de facto jednoosobowego składu zarządu obowiązywała zasada reprezentacji łącznej, w której zarząd będzie musiał współdziałać z pełnomocnikiem lub prokurentem.

Z kolei jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (art. 205 § 1 k.s.h.) A contrario, brak jest takiej kompetencji w przypadku jednoosobowego określenia składu zarządu w umowie (tak również Sąd Najwyższy w postanowieniu z 24 lipca 2013 r., sygn. III CNP 1/13; podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z 15 grudnia 2016 r., sygn. II CSK 163/16, w którym przyjęto, że gdy zarząd jest jednoosobowy, to nie ma podstaw do określania sposobu reprezentacji w umowie spółki, jej zmiana nic nie wnosi poza deklaratywnym tego potwierdzeniem, wykreślającym reprezentację łączną).