Prywatny sprzęt pracownika wykorzystywany na potrzeby pracodawcy

Coraz częstszą praktyką jest wykorzystywanie przez pracowników własnego prywatnego sprzętu oraz samochodu w ramach wykonywanych na podstawie umowy o pracę czynności służbowych. Najczęściej używane przez pracowników w celach służbowych są ich samochody, telefony oraz komputery.

Jaki wpływ na podatek dochodowy ma wykorzystywanie tego sprzętu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy?

Przychód pracownika związany z używaniem prywatnego samochodu

Jeżeli chodzi o wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego przepisu wynika, że zwolnienie od opodatkowania przysługuje tylko w granicach kwot wskazanych w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Maksymalna wartość zwolnienia odpowiada iloczynowi przejechanych kilometrów do celów służbowych przez stawkę za 1 km przebiegu i wynosi:

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Przychód pracownika związany z używaniem innego prywatnego sprzętu

W przypadku wykorzystywania w ramach czynności służbowych telefonu lub komputera prywatnego zastosowanie znajduje art. 21 ust. 1 pkt 13) ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. W przeciwieństwie jednak do limitów dotyczących samochodów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych, ustawodawca nie określił w przepisach analogicznych limitów dotyczących używania innego sprzętu jak np. telefony czy komputery. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość, posiłkując się przepisami dotyczącymi amortyzacji lub innymi wartościami ekonomicznie uzasadnionymi.

Interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Łodzi

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 maja 2015 r. (IPTPB1/4511-153/15-4/MD) pracodawca ustalił ekwiwalent za zużycie prywatnego telefonu komórkowego pracownika. Jest to kwota jego wartości rynkowej, wypłaconej z góry za okres trzech lat (zdaniem podatnika średni cykl życia aparatu telefonicznego). Organ podatkowy uznał taki sposób określenia ekwiwalentu za prawidłowy. Należy tutaj zwrócić uwagę, że w przedmiotowym stanie faktycznym pracownik używał do celów służbowych tylko aparatu, karta SIM została jemu udostępniona przez pracodawcę, a co za tym idzie koszty rozmów obciążały pracodawcę.

Organ podatkowy we wskazanej interpretacji podatkowej zwrócił uwagę, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania prywatnego sprzętu w celach służbowych ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu będzie korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13) ustawy o PIT.

Interpretacja indywidualna Urzędu Skarbowego w Warszawie

Zgodnie z inną interpretacją indywidualną Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2005 r. (1471/DPF/415/71/05/PP) organ podatkowy uznał sposób obliczenia ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego komputera do celów służbowych, za nieprawidłowy. Wypłacone pracownikom kwoty w przedstawionym stanie faktycznym, stanowiły bowiem faktycznie zwrot kosztów pracownika z tytułu korzystania z linii telefonicznych i łącz internetowych. Kwoty te nie stanowiły zatem ekwiwalentu za używanie rzeczy (komputera) stanowiących własność pracownika, stanowiły natomiast częściowe pokrycie kosztów korzystania z usług internetowych. Zwrot poniesionych przez pracownika wydatków z powyższego tytułu stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym razem z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę.

Koszt pracodawcy

Oczywiście wydatki poniesione przez pracodawcę na wypłatę ekwiwalentu czy to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 23b), czy też na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13) stanowią jego koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest tutaj możliwość uzasadnienia celowości wydatku oraz jego ekonomicznej racjonalności. Pamiętać przy tym należy, że zgodnie z art. 23 pkt 36) ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

  1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  2. w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie jednak z § 2 pkt 9) tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika. Natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy, nie stanowi podstawy wymiaru składek do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu wspomnianych powyżej (§ 2 pkt 13) tego rozporządzenia).