Samochód służbowy – zasady korzystania

Zasady korzystania przez pracowników ze służbowych samochodów powinny zostać uregulowane w umowie zawartej z pracownikiem bądź regulaminie. Najwygodniejszym rozwiązaniem dla stron stosunku pracy jest ustalenie regulaminu używania samochodów służbowych.

Wprowadzenie zmian w zakresie zasad związanych z używaniem samochodu będzie odbywało się w trybie właściwym dla zmian regulaminów. W sposób automatyczny obejmie więc wszystkich pracowników, którym powierzono samochody służbowe. Uregulowanie zasad korzystania z pojazdów należących do pracodawcy w indywidualnych umowach wiąże się z koniecznością zawierania odrębnych aneksów do każdego z tych kontraktów w przypadku chęci zmiany któregokolwiek z ich postanowień.

Przepisy prawa nie regulują zasad korzystania z samochodów służbowych przez pracowników. Tym samym problematyka ta powinna zostać uregulowana przez pracodawcę w sposób uwzględniający ogólne przepisy prawa. W szczególności przepisy dotyczące powierzenia pracownikowi mienia pracodawcy (art. 124-127 kodeksu pracy).

W treści regulaminu używania samochodów służbowych należy uregulować w szczególności następujące zagadnienia:

  • zasady przydziału oraz zdawania samochodu służbowego,
  • zasady ponoszenia przez pracowników odpowiedzialności za uszkodzenie lub utratę mienia,
  • problematykę korzystania z samochodu do celów innych niż służbowe,
  • procedurę postępowania w przypadku wystąpienia wypadku/kolizji, kradzieży lub uszkodzenia mienia.

Bardzo istotną kwestią (wymagającą uregulowania w regulaminie) jest problematyka używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika. W treści regulaminu pracodawca powinien jednoznacznie wskazać, do jakich celów może być używany samochód służbowy. Czy tylko do celów służbowych czy także do celów prywatnych. W przypadku wprowadzenia możliwości korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów innych niż związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, pracodawca może uregulować w regulaminie zasady uiszczenia przez pracownika opłat z tego tytułu. Sposób określenia wysokości opłat obciążających pracownika należy do pracodawcy. Najczęściej wynagrodzenie za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych ustalane jest w następujący sposób:

  1. opłata określona jako ryczałt

W takim przypadku pracodawca w indywidualnej umowie regulującej zasady korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych bądź regulaminie użytkowania samochodów służbowych obowiązującym w zakładzie pracy określa stałą kwotę. Jej comiesięczne uiszczenie przez pracownika uprawnia go do używania samochodu do celów innych, niż związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Wygodnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu, w którym pracownik składa pracodawcy oświadczenie o potrąceniu. Na jego podstawie pracodawca będzie mógł egzekwować opłatę za używanie samochodu w drodze potrącenia kwoty bezpośrednio z wynagrodzenia pracownika.

  1. opłata ustalona jako ryczałt z uwzględnieniem możliwości dopłat po przekroczeniu ustalonego limitu kilometrów

Model ten uwzględnia elementy rozwiązania opisanego w pkt 1 powyżej. Dodatkowo wprowadza limit kilometrów, w ramach którego dany pracownik może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych w ramach ryczałtowej stawki opłaty. Po przekroczeniu wskazanego przez pracodawcę limitu pracodawca będzie uprawniony do obciążenia pracownika dodatkowa opłatą. Może ona być kalkulowana jako iloczyn kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych powyżej ustalonego przez strony limitu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego ustalonej przez pracodawcę.

Z modelem tym wiąże się jednak wymóg stosowania ewidencji przejechanych kilometrów do celów służbowych i prywatnych, bądź oświadczenia o ilości przejechanych kilometrów do celów prywatnych.

  1. opłata ustalona jako iloczyn przejechanych kilometrów dla celów prywatnych i stawki za 1 km ustalonej przez pracodawcę

W przypadku zastosowania niniejszego modelu opłata za używanie samochodu na cele prywatne ustalana jest jako iloczyn przejechanych kilometrów dla celów prywatnych i ustalonej przez pracodawcę stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego. Stawka ta może być ustalona np. w wysokości wynikającej z  odpowiednio stosowanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Z tym modelem wiąże się jednak konieczność prowadzenia przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu z odrębnym uwzględnieniem kilometrów przejechanych dla celów służbowych i prywatnych. Alternatywnie pracodawca może zastosować model, w którym podstawą wyliczenia wysokości opłaty za używanie samochodu do celów prywatnych będzie składane comiesięcznie oświadczenie pracownika, w którym wskaże on liczbę przejechanych kilometrów na cele niezwiązane z wykonywaniem obowiązków służbowych.