Samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych pracownika

Pracodawca zatrudniając pracownika może wynagradzać go różnego rodzaju benefitami. Obok comiesięcznej wypłaty może mu na przykład udostępnić samochód służbowy do celów prywatnych. Oznacza to, że pracownik będzie mógł wykorzystywać samochód służbowy nie tylko do realizacji zadań służbowych, ale również do własnych celów prywatnych.

Niemniej jednak w takiej sytuacji pracodawca będzie musiał rozpoznać u pracownika przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Będzie musiał zapłacić z tego tytułu podatek. Problematyczne może okazać się w tym zakresie prawidłowe określenie kosztów uzyskania przychodu z tytułu tego rodzaju przysporzenia na rzecz pracownika.

Przychód pracownika

Przychody ze stosunku pracy ujęte zostały przez ustawodawcę w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT) bardzo szeroko. Wręcz w sposób wykraczający poza pojęcie wynagrodzenia wynikającego z prawa pracy. Tak jak już wspominałem o tym w poprzednim artykule, opodatkowaniu podlega nie tylko comiesięczna wypłata otrzymana przez pracownika. Również od „wartości nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń” przyznawanych pracownikowi przez pracodawcę należy odprowadzić podatek.

W przypadku przysporzenia, jakim jest udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego, ustawodawca od początku 2015 r. wprowadził ryczałtowe określanie tego przychodu. Art. 12 ust. 2a ustawy o PIT określa wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Przepis ten ustala ją w wysokości 250 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3) lub 400 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3). W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ww. kwot. Co ważne, wartość przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje również udostępnienie danemu pracownikowi paliwa, które nie stanowi odrębnego świadczenia (wyrok WSA w Warszawie z dnia 23 września 2016 r.; III SA/Wa 2142/15).

Koszty uzyskania przychodu pracodawcy

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy (art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – ustawy o CIT). Koszty uzyskania przychodów pracodawcy obejmują przede wszystkim:

  • wynagrodzenie zasadnicze,
  • wszelkiego rodzaju nagrody oraz premie,
  • składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

W przepisach ustawy o PIT oraz ustawy o CIT ustawodawca nie wskazuje enumeratywnie, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona została od istnienia związku przyczynowo - skutkowego tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, bądź funkcjonowanie tego źródła. Dlatego też w przypadku nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracownika pojawia się problem w prawidłowej kwalifikacji wydatków, które pracodawca może uznać za koszt uzyskania przychodu.

Interpretacje izb skarbowych

Zgodnie z Interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 lutego 2008 r. (IP-PB3-423-456/07-2/JG) tylko wydatki związane z eksploatacją samochodu do celów służbowych stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Gdy pracownik korzysta do celów prywatnych z samochodu będącego własnością pracodawcy, niezbędne jest rozpoznanie, w jakim zakresie samochód ten jest wykorzystywany na cele służbowe, a w jakim na cele prywatne pracownika. Wszystkie wydatki oraz odpisy amortyzacyjne związane z utrzymaniem samochodu do celów służbowych są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu.

Odmienne stanowisko organów skarbowych wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 lutego 2016 r. (ILPB4/4510-1-571/15-2/ŁM). W przedmiotowej sprawie pracodawca udostępnia pracownikom samochody służbowe do ich celów prywatnych rozpoznając z tego tytułu przychód (250 zł lub 400 zł). Niemniej jednak z przedmiotowej interpretacji wynika, że zarówno raty leasingowe, jak również wydatki związane z wykorzystywaniem i eksploatacją samochodów służbowych użytkowanych przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu (tj. koszty paliwa, napraw, wydatki na przeglądy) spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ustawy o CIT, a zatem należy je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Podatek VAT

Pamiętać należy, że w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) przez świadczenie usług rozumie się również nieodpłatne udostępnianie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).

Zasada ta przełamana zostaje jednak art. 8 ust. 5 ustawy o VAT. Nieodpłatne udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów osobistych pracowników nie będzie stanowić świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o VAT i nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT, jeżeli pracodawcy będzie w części przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych samochodów (50%).

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Jeżeli chodzi o przychód z tytułu nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń to rozporządzenie nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyłączeń. Wobec czego kwota 250 zł lub 400 zł będzie podlegała oskładkowaniu.