Działalność nierejestrowana – czym jest i kto może ją prowadzić? Limity w 2023 roku

Prowadzenie zorganizowanej działalności zarobkowej we własnymi imieniu w sposób ciągły nie zawsze musi wiązać się z zakładaniem działalności gospodarczej. Niekiedy najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie działalności nierejestrowej, znanej również jako działalność nierejestrowana lub nieewidencjonowana. Czym jest działalność nierejestrowa oraz co mówi o niej polskie prawo?

Działalność nierejestrowa w polskim prawie

Instytucja działalności nierejestrowej została wprowadzona do polskiego systemu prawnego ustawą z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej również jako: „p.p.”). Odnosi się do niej art. 5 p.p., który wyraźnie stanowi, że nie jest ona działalnością gospodarczą.

Pozostałe przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców nie mają do niej zastosowania, ponieważ odnoszą się one jedynie do działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowana – limit przychodu

Jak wynika z przepisu art. 5 ust. 1 p.p., przesłanką niezbędną do uznania danej aktywności za działalność, która nie wymaga ewidencjonowania, jest wysokość uzyskiwanego z jej tytułu przychodu. Nie może on przekraczać w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Limit ten uległ podwyższeniu 1 lipca 2023 roku, bowiem wcześniej wynosił jedynie 50%.

Przychód w rozumieniu tego przepisu został więc zdefiniowany w sposób analogiczny do art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl wspomnianego przepisu za przychód uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Działalność nierejestrowana – do jakiej kwoty?

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. od 1 lipca 2023 roku pensja minimalna wynosi 3600 zł.

Oznacza to, że miesięczny przychód osoby prowadzącej działalność nieewidencjonowaną nie może przekroczyć kwoty 2700  złotych.

Działalność nieewidencjonowana – przekroczenie limitu

Zgodnie z art. 5 ust. 3 p.p. działalność nierejestrowa z mocy prawa staje się działalnością gospodarczą z dniem przekroczenia limitu przychodu, o którym mowa powyżej. To oznacza, że nawet jeśli osoba prowadząca tę działalność nie złoży wniosku o rejestrację działalności gospodarczej, to prawo nakłada na nią obowiązki wynikające z jej prowadzenia.

W praktyce ma to istotne znaczenie. Przykładowo ZUS traktuje taką osobę jako przedsiębiorcę i może naliczać zaległości w płatności składek za miesiące, w których firma nie została zarejestrowana.

Ustawowy termin na rejestrację działalności gospodarczej po przekroczeniu limitu wynosi 7 dni. Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną, która przynosi przychody zbliżone do kwoty limitu powinna odpowiednio przygotować się do jego przekroczenia.  Między innymi powinna zdecydować wcześniej jaka forma działalności gospodarczej jest dla niej najlepsza.

Podmiot działalności nierejestrowej. Kto może prowadzić działalność bez rejestracji?

W myśl przytoczonego wyżej art. 5 ust. 1 p.p. działalność nierejestrowa może być wykonywana przez osobę fizyczną, czyli człowieka. Przepisy odnoszące się do działalności nierejestrowej nie wskazują żadnych cech jakie powinna posiadać ta osoba fizyczna.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej również jako „k.c.”) każdy człowiek od chwili urodzenia ma zdolność prawną. Odmienna sytuacja dotyczy natomiast zdolności do czynności prawnych, która nie przysługuje w sposób jednolity wszystkim osobom fizycznym.

Czy osoba niepełnoletnia lub nieposiadająca pełnej zdolności do czynności prawnych może prowadzić działalność nieewidencjonowaną?

Osoby fizyczne mające ograniczoną zdolność do czynności prawnych mogą dokonywać czynności jedynie w zakresie wyznaczonym normami art. 17-22 k.c. Natomiast, zgodnie z art. 14 § 1 k.c., czynność prawna dokonana przez osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych, jest nieważna.

Jedynie osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych mogą samodzielnie i skutecznie dokonywać wszystkich czynności związanych z działalnością oraz ponosić pełną odpowiedzialność (także karną) za podejmowane w tym zakresie działania. Pogląd ten został potwierdzony w orzecznictwie, np. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 1998 r. (sygn. II SA 1238/97).

Osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnej, w tym niepełnoletnie, nie mogą we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, które powodują powstanie, zmianę lub ustanie stosunku prawnego. Przykładem takich czynności prawnych jest zawieranie umów z kontrahentami – np. na sprzedaż produktów lub usług.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnej, w tym niepełnoletnie, mogą skutecznie prowadzić działalność nierejestrowaną jedynie z pomocą przedstawiciela ustawowego lub kuratora.

Czy przedsiębiorca może prowadzić również działalność nieewidencjonowaną?

Przedsiębiorcy nie mogą prowadzić części swojej działalności w sposób nieewidencjonowany. Co więcej, działalności nierejestrowej nie mogą prowadzić również osoby, które nie są już przedsiębiorcami, ale prowadziły działalność gospodarczą w przeciągu ostatnich 60 miesięcy.

Co istotne, przepis odnosi się do faktycznego wykonywania działalności gospodarczej, a nie wpisu do CEIDG. W przypadku wykonywania w okresie ostatnich 60 miesięcy działalności gospodarczej w sposób naruszający przepisy, w tym dotyczące obowiązku zgłoszenia (w ramach tzw. szarej strefy), również niemożliwe jest skorzystanie z instytucji opisanej w art. 5 p.p.

Najczęściej jednak podstawowe znaczenie w kontekście obliczenia wspomnianego okresu 60 miesięcy będzie mieć moment zgłoszenia oraz wykreślenia działalności danej osoby z CEIDG.

Czy działalność nierejestrową należy gdzieś zgłaszać?

Ze względu na charakter działalności nierejestrowej nie trzeba jej nigdzie zgłaszać ani w żaden inny sposób regulować. Nie ma potrzeby składania wniosku o wpis do CEIDG, urzędu skarbowego, czy ZUSu.

Czy działalność nierejestrowana ma NIP lub REGON?

Ze względu na brak zgłoszenia działalności nierejestrowej, nie jest jej przydzielany numer REGON.

W większości przypadków działalność nierejestrowa nie ma również numeru NIP. Wyjątek stanowią przypadki osób, które wykonują działalność bez rejestracji, ale stosują do tego kasy fiskalne. Takie osoby podlegają przepisom ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT). Przepisy tej ustawy nakładają na osoby prowadzące działalność nierejestrową obowiązek uzyskania numeru NIP.

Podsumowując – działalność nierejestrowana nie ma numerów NIP i REGON, chyba że osoba, która ją prowadzi korzysta z kasy fiskalnej, co stwarza konieczność uzyskania przez nią numeru NIP.

Działalność nierejestrowana – jakie usługi? Przedmiot działalności nierejestrowej

Polskie prawo nie przewiduje wielu ograniczeń dotyczących przedmiotu działalności nierejestrowej. W związku z kryteriami, które należy spełnić, aby działalność można było prowadzić bez zgłoszenia, należy uznać, iż jest to forma właściwa przede wszystkim dla usług świadczonych na małą skalę.

Ta forma prowadzenia działalności sprawdzi się dla osób, które chcą „dorobić” na przykład poprzez:

• udzielanie korepetycji;
• wykonywanie prac porządkowych;
• przygotowywanie jedzenia;
• opiekę nad dziećmi lub osobami starszymi;
• wyprowadzanie psów na spacer;
• wykonywanie drobnych prac remontowych.

Przykładów podobnych do tych wymienionych powyżej jest wiele. Zakres usług, które można świadczyć prowadząc działalność bez zgłoszenia jest szeroki i osoba, która decyduje się na takie rozwiązanie powinna mieć na względzie przede wszystkim omówione wcześniej ograniczenia.

Działalność nieewidencjonowana a zgoda sanepidu

Sanepid, czyli Państwowa Inspekcja Sanitarna, ma za zadanie kontrolować podmioty działające w branżach, w których istnieje ryzyko zagrożenia zdrowia publicznego. Z tego względu nadzoruje zazwyczaj przedsiębiorców prowadzących:

• gastronomię;
• działalność w sektorze spożywczym;
• salony usługowe (fryzjerskie, kosmetyczne, tatuażu, odnowy biologicznej, solaria, itp.);
• produkcję kosmetyków i chemikaliów;
• placówki medyczne;
• żłobki i przedszkola;
• działalność związaną z transportem zbiorowym.

Wiele osób prowadzących działalność nieewidencjonowaną świadczy usługi związane z wyżej wymienionymi branżami. Sanepid traktuje je na równi z zarejestrowanymi przedsiębiorcami, dlatego powinny one dokonać zgłoszenia.

W tym celu należy skontaktować się z właściwą miejscowo stacją sanitarno-epidemiologiczną. Zgłoszenie działalności do sanepidu w większości przypadków jest bezpłatne.

Działalność nierejestrowana a koncesja i zezwolenie

Istotne ograniczenie katalogu usług jakie można świadczyć w ramach działalności nieewidencjonowanej wynika z art. 44 ust. 3 p.p. i dotyczy działalności reglamentowanej.

Jeżeli wykonywanie działalności gospodarczej wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, do działalności tej przepisu art. 5 ust. 1 prawa przedsiębiorców nie stosuje się. Działalność reglamentowana może być prowadzona jedynie przez przedsiębiorcę zarejestrowanego w CEIDG lub KRS, który uzyskał odpowiednią zgodę od organu wydającego.

Nie można więc prowadzić działalności wymagającej uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej w ramach działalności nierejestrowej. Poza tym ustawodawca nie przewidział innych ograniczeń, jeśli chodzi o przedmiot działalności nierejestrowe

Czy działalność nierejestrowana może mieć nazwę? Czy można ją reklamować?

Działalność nierejestrowana może mieć mieć nazwę własną i można ją reklamować. Polskie prawo nie przewiduje żadnych ograniczeń w tym zakresie.

Osoby, które prowadzą działalność nierejestrowaną mogą zakładać na jej potrzeby profile w mediach społecznościowych, czy korzystać ze stron internetowych z ogłoszeniami. Nie istnieją żadne przeszkody dla prowadzenia działań marketingowych w związku z prowadzoną działalnością nieewidencjonowaną.

Działalność nierejestrowana – obowiązki

Osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną powinna pamiętać o czterech podstawowych obowiązkach wynikających z ogólnych wymagań co do prowadzonej działalności gospodarczej, a są to: prowadzenie ewidencji sprzedaży (uproszczonej), rozliczanie przychodów z działalności nierejestrowanej (PIT – 36), przestrzeganie praw konsumentów oraz wystawianie faktur lub rachunków na żądanie kupującego wystawianie faktur lub rachunków.

Podatki, ewidencja sprzedaży i ZUS w działalności nierejestrowanej, to obszerny temat. Są to obowiązki, których zaniedbanie może wiązać się z konsekwencjami prawnymi. Należy jednak zaznaczyć, iż są one znacznie mniej uciążliwe niż te nałożone na przedsiębiorców ze względu na ich ograniczony zakres.

Działalność nierejestrowana – zalety

Wśród zalet działalności nierejestrowej można wymienić:

• ograniczenie formalności związanych z rozpoczęciem działalności – brak obowiązku zgłaszania działalności w CEIDG, Urzędzie Skarbowym i GUS;
• zwolnienie z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenia w ZUS i składania deklaracji;
• brak zaliczek na podatek dochodowy;
• uproszczona ewidencja sprzedaży zamiast skomplikowanej księgowości.

Działalność nierejestrowana – wady

Wady działalności nierejestrowej to:

• limit dotyczący kwoty miesięcznego przychodu;
• brak ubezpieczenia zdrowotnego i chorobowego;
• ograniczone zaufanie klientów do usługodawców nieprowadzących zarejestrowanej działalności.

Działalność nierejestrowana – dla kogo?

Ze względu na swoje ograniczenia działalność nierejestrowa jest odpowiednia przede wszystkim dla osób, które chcą poprzez nią uzyskać dodatkowy dochód.

Działalność bez rejestracji cieszy się więc popularnością zarówno wśród uczniów i studentów. Również emeryci i renciści mogą prowadzić taką działalność bez wpływu na wysokość otrzymywanych świadczeń. Działalność nierejestrowa nie powoduje również utraty statusu osoby bezrobotnej w urzędzie pracy.

Działalność nierejestrowa jest atrakcyjnym rozwiązaniem dla osób dopiero planujących działalność na większą skalę. Korzystając z art. 5 p.p. mogą one sprawdzić założony przez siebie model biznesowy, przy okazji zarabiając na swoich produktach i usługach.