Jak efektywnie ciąć koszty w firmie?

Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z ciągłymi dylematami. Grunt to znaleźć złoty środek, dzięki któremu nasza firma będzie działać sprawnie, przynosząc zamierzone efekty i generując zyski. W artykule dowiesz się – jak minimalizować koszty w firmie, nie narażając się przy tym na zmniejszanie – przychodów, liczby pracowników czy też obniżenie ich płac.

Przedsiębiorca może polepszać kondycję swojej firmy na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest – zwiększenie przychodów, m.in. poprzez zwiększenie sprzedaży lub poszerzenie zakresu świadczonych usług. Drugim sposobem natomiast jest obniżanie kosztów w przedsiębiorstwie. Dzięki dobrze przemyślanym oszczędnościom nie tylko zmniejsza się poziom kosztów, ale również podnosi się efektywność działalności przedsiębiorstwa.

Redukcja kosztów – efektywne sposoby

Przedsiębiorca, który prowadzi własną działalność gospodarczą musi mierzyć się z różnego rodzaju problemami. Główną bolączką jest zwykle spadek wartości generowanych przychodów. Jedną z pierwszych myśli, które wówczas przychodzą do głowy, jest ograniczenie kosztów. Minimalizacja kosztów często wiąże się bezpośrednio z produkcją lub świadczeniem usług. Należy jednak być świadomym, że takie działania, na dłuższą metę, mogą zmniejszyć rynek zbytu, a co za tym idzie zmniejszyć rónież przychody. W pierwszej kolejności, przy zmniejszaniu kosztów w przedsiębiorstwie, dobrze jest sprawdzić swoje finanse. Należy również rozważyć rozwiązania, które nie wpłyną na zmniejszenie obrotów w firmie. Warto zapoznać się z poniższymi (najbardziej efektywnymi!) sposobami na ograniczenie wydatków przedsiębiorstwa.

Cięcie kosztów poprzez outsourcing

Outsourcing polega na skorzystaniu z usług firm zewnętrznych. Jest to jedno z podstawowych działań mających na celu minimalizację kosztów w firmie. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca może powierzyć część swoich obowiązków wykwalifikowanym firmom. Nie ma wówczas konieczności zatrudniania specjalistów na dane stanowisko, których płace są wyższe niż koszt korzystania z usług firm zewnętrznych. Dziedziny, w których można stosować outsourcing to najczęściej: księgowość, IT, marketing, obsługa prawna, ochrona itp.

Sprzęt i maszyny „second hand”

Dobrą alternatywą dla zakupu nowego sprzętu biurowego czy maszyn jest zakup z tzw. 'drugiej ręki’. Firmy leasingowe wystawiają na aukcje różnego rodzaju maszyny poleasingowe, które można kupić za niższą cenę. Drugim sposobem na oszczędność są aukcje komornicze. Na takich aukcjach można nabyć sprzęt nawet za połowę wartości.

Coworking zamiast wynajmu całego biura

W początkowym okresie działalności przedsiębiorca może nie mieć wystarczających środków na wynajęcie lub wyposażenie powierzchni biurowej. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest tzw. coworking. Jest to inaczej wynajem biurka w przestrzeni biurowej, współdzielonej z innymi osobami. Takie rozwiązanie pomaga uzyskać dostęp do w pełni wyposażonego biura, sal konferencyjnych oraz sprzętu biurowego. Koszt takiego wynajmu jest zdecydowanie niższy niż w przypadku całego biura. Wynosi on najcześciej około 500-700 zł miesięcznie. Dodatkowym atutem coworking-u jest praca na powierzchni biurowej z innymi przedsiębiorcami. To może w rezultacie doprowadzić do powstania nowych relacji biznesowych.  

Minimalizacja kosztów eksploatacji sprzętu biurowego

Zakup sprzętu biurowego wiąże się z dużym wydatkiem. Przy zakupie urządzeń do biura należy kierować się jakością danego urządzenia. Przedsiębiorcy często kierują się niską ceną, idzie za tym niestety często niska jakość. Niższa cena w perspektywie czasu wiąże się z wyższymi kosztami eksploatacji sprzętu w przedsiębiorstwie. Należy pamiętać również o kontrolowaniu kosztów związanych z wydrukami. Można zastosować np. dwustronne drukowanie w celu oszczędności papieru lub pracować w trybie oszczędności tonera. Dobrym rozwiązaniem zamiast kupowania sprzętu biurowego jest jego wydzierżawienie. Drukarka nie jest wówczas kupowana przez firmę, lecz wynajmowana od dostawcy za comiesięczne opłaty.

Rozsądne i przemyślane zakupy

Na wysokość kosztów w przedsiębiorstwie wpływają również wydatki związane z bieżącą działalnością firmy. Są to wydatki związane z zakupem materiałów biurowych, np. papieru do drukarki, tonerów, długopisów, kawy, herbaty, środków czystości i higienicznych itp. Warto  kupować dane produkty w hurtowniach lub sklepach oferujących atrakcyjne ceny. W przypadku tonerów do drukarek można kupić tańsze odpowiedniki, które często są tak samo wydajne jak oryginalne produkty.

Koszty reklamy

Przedsiębiorca prowadzący małą firmę nie ma często środków na reklamę swojego biznesu oraz asortymentu, jaki oferuje. Przygotowanie profesjonalnej kampanii reklamowej wiąże się często z wysokimi kosztami. Natomiast wydruk ulotek, reklama w radio lub gazecie niekoniecznie mogą przynieść oczekiwany skutek. Z pomocą wówczas przychodzą internet i media społecznościowe. Dobrze zaprojektowana strona internetowa oraz odpowiednio prowadzona kampania marketingowa w mediach społecznościowych jest kluczem do sukcesu małej firmy.

Strategia sukcesu

Możliwości na obniżanie kosztów w działalności gospodarczej jest wiele. Należy jednak pamiętać, że minimalizacja kosztów w firmie nie jest zadaniem łatwym i wymaga dokładnego zaplanowania poszczególnych działań. Dobrze zorganizowane działania obniżania kosztów w firmie mogą nie tylko przynieść dodatkowy kapitał, ale również zwiększyć efektywność działalności.