Załatwienie sprawy w urzędzie: jeśli e-mailem, to tylko z podpisem elektronicznym – wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku 15 kwietnia 2021 r. wydał wyrok (sygn. III SA/Gd 933/20), w którym stwierdził, że podania i wnioski mogą być wnoszone do organów w formie wiadomości e-mail. Sprawy urzędowe mogą być zatem załatwiane przez internet. Bez bezpiecznego podpisu elektronicznego wnioski i podania nie będą jednak skuteczne. W takiej sytuacji organ powinien wezwać stronę do usunięcia braku formalnego pisma, a nie stwierdzać bezskuteczność czynności.

Stan faktyczny sprawy

Skarżąca wystąpiła do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej z wnioskiem o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na dwie córki. W konsekwencji burmistrz miasta poinformował stronę o przyznaniu prawa do świadczenia wychowawczego na córki skarżącej w kwocie 500 zł miesięcznie na każde z dzieci. Następnie decyzją burmistrz miasta orzekł o uchyleniu prawa do świadczenia wychowawczego na jedno dziecko. W uzasadnianiu tej decyzji wskazano, że powodem uchylenia prawa w stosunku do jednej z córek strony było otrzymanie przez organ rozstrzygnięcia wojewody, w którym stwierdzono, iż w odniesieniu do jednej z córek mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Skarżąca odwołała się od tej decyzji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.

Sprawy urzędowe przez internet – postanowienie SKO

Samorządowe Kolegium Odwoławcze stwierdziło jednak uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W uzasadnieniu postanowienia organ odwoławczy wskazał, że zgodnie z art. 129 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735, dalej również jako „k.p.a.”) odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, o czym strona została prawidłowo pouczona w treści zaskarżonej decyzji. Skoro zatem – czego dowodem jest zwrotne potwierdzenie odbioru – decyzję odebrano w dniu 28 maja 2020 r., to termin do wniesienia odwołania upłynął w dniu 12 czerwca 2020 r. Strona wniosła zaś odwołanie dopiero w dniu 3 lipca 2020 r. (dowód: data stempla pocztowego nadania przesyłki w polskiej placówce pocztowej), a więc po upływie ustawowego terminu.

W uzasadnieniu wyjaśniono także, że w przedmiotowej sprawie nie miały zastosowania przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, której to art. 15zzs dotyczący biegu terminów w wyznaczonym ustawowo okresie, tzw. okresie zagrożenia epidemicznego, utracił moc z dniem 16 maja 2020 r. na mocy ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2.

Mając powyższe na uwadze, organ stwierdził, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu do wniesienia środka odwoławczego. Skarżąca zaskarżyła postanowienie SKO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku; wnosząc o przywrócenie terminu ustawowego i pozytywne rozstrzygnięcie odwołania w sprawie dotyczącej wstrzymania świadczenia na jedną z jej małoletnich córek. Skarżąca podniosła, że odwołanie wysłała pocztą mailową. Nie uznano go jednak w tej formie. Z tego względu kolejne odwołanie wniosła za pośrednictwem poczty. W ocenie skarżącej decyzja o odebraniu jednej z jej córek świadczenia wychowawczego jest bezpodstawna. Sprawa powinna zatem zostać ponownie rozpatrzona.

Stanowisko sądu administracyjnego

Wojewódzki Sąd Administracyjny dopatrzył się naruszenia przepisów postępowania, które mogło mieć wpływ na wynik sprawy i uwzględnił złożoną skargę. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a. odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Gdy natomiast decyzję ogłoszono ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie. Z kolei stosownie do art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest natomiast ostateczne. Mając powyższe na uwadze, odwołanie wniesione przez stronę postępowania z uchybieniem powyższego terminu prowadzi do uznania, że czynność jego wniesienia jest bezskuteczna, zaś organ odwoławczy obowiązany jest w takim przypadku – zgodnie z treścią art. 134 – stwierdzić w drodze postanowienia uchybienie terminu do wniesienia zażalenia.

Wnoszenie pism drogą elektroniczną

Sąd administracyjny wskazał na art. 63 § 1 k.p.a., który stanowi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Oprócz tego istnieje możliwość skorzystania z innych środków komunikacji elektronicznej; przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 670). Forma złożenia podania w postaci elektronicznej jest zatem dopuszczalna.

Niewątpliwe art. 63 § 3a k.p.a. wskazuje przy tym – na co zwróciło uwagę SKO – że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

• być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
• zawierać dane w ustalonym formacie, sugerowanym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
• zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Przeczytaj również: Kiedy wymagane jest uwierzytelnianie dokumentów składanych do sądu?

Sprawy urzędowe przez internet – brak podpisu jako brak formalny

Wojewódzki Sąd Administracyjny podkreślił także, że brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest brakiem formalnym. Brak ten może być usunięty w trybie art. 64 § 2 k.p.a., o ile jednak znany jest adres wnoszącego podanie (wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego: w Poznaniu z 13 kwietnia 2014 r., sygn. II SA/Po 739/10; w Gliwicach z 15 lipca 2010 r., sygn. IV SA/Gl 890/09; w Łodzi z 13 maja 2015 r., sygn. II SA/Łd 35/15).

Artykuł 64 § 2 k.p.a. wskazuje bowiem, że jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. uzupełnieniu podlega brak podpisu pod podaniem; w tym również brak bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej. Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu można natomiast uzupełnić przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też wniesienie podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 sierpnia 2011 r., sygn. II SA/Wa 1319/11).