Wirtualne biuro w świetle polskiego prawa

Wraz z postępem technologicznym, zmianą przyzwyczajeń oraz pojawieniem się nowych zawodów, których wykonywanie możliwe jest z dowolnego miejsca na świecie, zapotrzebowania związane z najmem lokali biurowych zmniejszyły się. Dla wielu przedsiębiorców idealnym rozwiązaniem stało się wirtualne biuro. Na czym polega ta usługa i jak podchodzą do niej polskie organy administracji, w tym urzędy skarbowe?

Wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualne biuro (e-biuro) to usługa, która polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Umożliwia użytkownikom znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych.

Wirtualne biuro to węższy lub szerszy pakiet usług związanych z ulokowaniem siedziby przedsiębiorstwa. W najwęższym wydaniu polega na udostępnieniu adresu (miasto, ulica, numer lokalu) na potrzeby rejestracji przedsiębiorstwa z możliwością posługiwania się tym adresem w obrocie prawnym i gospodarczym.

Niekiedy do tej podstawowej formuły dołączane są dodatkowe pakiety usług. Mowa o możliwości korzystania z recepcji, odrębnego numeru telefonu i faksu oraz możliwości korzystania ze skrzynki pocztowej lub możliwości otrzymywania poczty za pośrednictwem biura. Możliwe są też szersze pakiety usług. Przykładowo: odpowiadanie na telefony klientów, odpowiadanie na pocztę e-mailową i tradycyjną, niekiedy nawet pisanie pism czy podstawowa obsługa prawna. Oprócz tego istnieje także możliwość korzystania z sali konferencyjnej lub innych pomieszczeń czy też biurka z komputerem.

Zalety wirtualnego biura. Dla kogo e-biuro będzie dobrym rozwiązaniem?

Wirtualne biuro jest usługą stworzoną przede wszystkim dla osób, które nie chcą prowadzić swojej działalności z jednego miejsca. W ostatnich latach praca zdalna zyskuje na popularności, a pandemia COVID-19 dodatkowo przyspieszyła zmiany w przyzwyczajeniach przedsiębiorców i konsumentów. Coraz więcej przedsiębiorców działających w sektorze usług przenosi swoją działalność do sieci. To wszystko sprawia, że wielu mikro- i małych przedsiębiorców rezygnuje z przestrzeni biurowych i decyduje się na biura wirtualne.

Kolejnym powodem, dla którego wiele osób decyduje się na wynajem wirtualnego biura jest fakt, że rozwiązanie to stanowi dobrą alternatywę dla używania adresu zamieszkania do prowadzenia działalności. W szczególności młodzi przedsiębiorcy często wynajmują mieszkanie, którego właściciel nie pozwala na prowadzenie w nim działalności gospodarczej.

Nie można zapomnieć o tym, że wirtualne biuro jest rozwiązaniem znacznie tańszym niż wynajem zwykłego biura. Ceny najmu nieruchomości w dużych miastach w Polsce są coraz wyższe, podobnie jak koszty ich eksploatacji.

Najem wirtualnego biura. Jaka umowa?

Wirtualne biura są przeważnie zorganizowane pod tzw. dobrym adresem. Korzyść dla najemcy polega na tym, że dysponuje „siedzibą przedsiębiorstwa”, mimo iż nie potrzebuje pomieszczenia do wykonywania swojej działalności i nie chce ponosić kosztów najmu zbędnego pomieszczenia. Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.) przez zawarcie umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania. Szczególnym rodzajem umów najmu są umowy najmu lokali, w których wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do korzystania.

Powstaje pytanie, czy świadczenie usług wirtualnego biura spełnia przesłanki kwalifikacji umowy jako umowy najmu lokalu. Umowa o wirtualne biuro może być umową najmu, przechowania lub o świadczenie usług, zależnie od jej treści. Może to być najem skrzynki pocztowej. Przy czym, pomimo że zbliża się to bardziej do wynajmu rzeczy niż lokalu, to w powiązaniu z możliwością wykorzystywania adresu, a nie samego numeru skrzynki i ewentualnym prawem korzystania z lokalu w jakikolwiek sposób, jest to jednak najem lokalu ze szczególnym sposobem korzystania z niego.

Dodatkowe usługi zastrzeżone w umowie czynią z niej umowę mieszaną: najmu i zlecenia. Do każdego z obowiązków w takiej umowie mieszanej będzie stosować się inne przepisy. Jednakże zawarcie jednolitej umowy zamiast kilku ma określony cel powiązania świadczeń. Wypowiedzenie tej umowy oznacza wypowiedzenie umowy odnośnie do całego pakietu usług wirtualnego biura.

Wirtualne biuro – czy to legalne?

Tak, korzystanie z wirtualnego biura jest całkowicie legalne. Warto zapoznać się z opinią Naczelnego Sądu Administracyjnego zawartą w wyroku z 5 sierpnia 2014 r. (sygn. II FSK 3549/13). Według Sądu (…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. Biur wirtualnych czy biur co-working (dzielonych).

Pomimo legalności wirtualnych biur, organy administracji państwowej podchodzą z ograniczonym zaufaniem do przedsiębiorców wynajmujących takie biura. Dotyczy to przede wszystkim urzędów skarbowych i rejestracji podatnika do VAT.

Wirtualne biuro a urząd skarbowy

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 27 kwietnia 2017 r. (sygn. I SA/Kr 103/17), stwierdził, że organ podatkowy uprawniony do weryfikacji danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym pozostaje właściwy również do wydania decyzji o odmowie zarejestrowania jako kończącej postępowanie weryfikacyjne. Organ ten nie jest związany treścią zgłoszenia rejestracyjnego. Jest nie tylko uprawniony, ale wręcz zobowiązany do zweryfikowania danych podanych przez podmiot w zgłoszeniu pod kątem ich prawdziwości, dokładności i rzetelności.

Podczas kontroli, urzędy skarbowe mogą stwierdzić, że wynajmujący nie udostępnia najemcom warunków, które pozwalałyby na ich rejestrację jako płatników VAT. Dlatego wybierając partnera biznesowego należy dokonać starannej analizy jego oferty.

Wirtualne biuro a rejestracja do VAT

Adres siedziby płatnika VAT nie może być więc jedynie adresem do korespondencji, wykupionym w celu rejestracji działalności. Przedsiębiorca uzyska wpis do rejestru podatników VAT, jeśli wykaże, że jego siedziba spełnia warunki do faktycznego prowadzenia w niej działalności. Urzędnik może wezwać przedsiębiorcę do udzielenia odpowiedzi na pytania, które dotyczą sposobu korzystania z siedziby.

Ważnym jest, aby udzielić przejrzystych, zgodnych z prawdą odpowiedzi. Przedstawiciel urzędu skarbowego może udać się pod wskazany adres w celu przeprowadzenia kontroli.

Obowiązki wynajmującego wirtualne biuro

Na wynajmującym biura wirtualnego, ze względu na szczególny charakter świadczonych usług, ciążą liczne obowiązki. Są one związane z przepisami zarówno krajowymi, jak i unijnymi. Należą do nich m.in.:

• zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, zgodnie z Rozporządzeniem PE i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 roku (2016/679) (w dalszej treści: „RODO”);
• przestrzeganie zawartej z najemcą umowy;
• zapewnienie odpowiedniego standardu i przejrzystości usług, mając na względzie stworzenie przestrzeni bezpiecznej od tzw. prania brudnych pieniędzy;
• w razie konieczności wynajmujący ma obowiązek udostępnić organom ścigania odpowiednie dokumenty potrzebne do prowadzenia śledztwa przeciwko najemcy.

Ochrona danych osobowych w wirtualnym biurze

Najemca powinien otrzymać od wynajmującego informacje dotyczące osoby administratora danych osobowych oraz o sposobie i celu przetwarzania tych danych. Wynajmujący powinien przedłożyć najemcy umowę, której postanowienia gwarantują postępowanie zgodne z RODO.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy w wirtualnym biurze

Zwrócić należy uwagę, że wirtualne biura są również zobowiązane do wdrożenia wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy. Ten obowiązek został nałożony na te podmioty przepisami ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 z późn. zm.).

Ustalona procedura powinna umożliwić pracownikom wynajmującego rozpoznanie i dokumentowanie działań, które mogą świadczyć o praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przez najemcę.