Jednoosobowa działalność gospodarcza – jak ją założyć i prowadzić?

Własna działalność jest często szansą na wysokie zarobki. Prowadzenie biznesu, oprócz zarobków, wiąże się również z wydatkami i ryzykiem. Mimo że istnieje ryzyko w prowadzeniu własnej firmy, ludzie coraz częściej decydują się na jej otwarcie. Powodów jest wiele, lecz głównie wymienia się tu chęć wyższych zarobków lub bycie niezależnym. Najpopularniejszą formą prawną działalności gospodarczej w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). W tym artykule dowiesz się: jakie są zalety oraz wady prowadzenia JDG, jak otworzyć JDG oraz jakie są jej formy opodatkowania.

Obecnie coraz więcej osób chce założyć własną działalność gospodarczą, ponieważ daje ona większą swobodę i możliwości. Nie warto obawiać się formalności, ponieważ nie są wcale skomplikowane. Wystarczy wszystko czytać dokładnie i uważnie. Poradnik ten ma na celu rozwiać wątpliwości powstałe w momencie rejestracji.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszą oraz najtańszą formą prowadzenia firmy. Jak sama nazwa wskazuje, jest ona prowadzona przez osobę fizyczną. Rejestracja takiej działalności jest całkowicie darmowa. Jednoosobowa działalność rejestrowana jest w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Aby zarejestrować JDG, wystarczy jedna wizyta w urzędzie gminy/miasta. Można to również zrobić drogą elektroniczną. Nie ma żadnych wymagań ani progów kapitałowych, aby móc ją zarejestrować.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – wprowadzenie

Na wstępie warto zaznaczyć, że jednoosobowa działalność gospodarcza jest najprostszym rodzajem firmy. Możesz spotkać się z takimi nazwami jak samozatrudnienie lub działalność indywidualna. Tego rodzaju działalność możesz założyć jako osoba fizyczna. Rejestracja i prowadzenie nie są skomplikowane, zatem nie musisz sporządzać żadnych umów. Ponadto nie jest wymagany minimalny kapitał (jak w przypadku np. spółek kapitałowych). Prowadząc JDG, jesteś przedsiębiorcą, dlatego za zobowiązania powstałe w wyniku prowadzenia działalności odpowiadasz całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność ta rozciąga się na małżonka (z wyłączeniem jego majątku osobistego). Twój majątek prywatny i ten wykorzystywany do prowadzenia działalności są przez wierzycieli traktowane jednakowo. Jeżeli twoja działalność nie wypracuje zysku, wszystkie zobowiązania musisz pokryć z prywatnego majątku. Mogą to być np. składki do ZUS, wynagrodzenia dla pracowników i współpracowników, rachunki, kary umowne, raty kredytu. Lecz tym samym osiągnięte z działalności zyski zwiększają twój prywatny majątek.

Rejestrujesz działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przez formularz CEIDG-1. Jesteś przedsiębiorcą zarejestrowanym, dlatego masz odpowiednie prawa i obowiązki (według przepisów kodeksu cywilnego). Zawierając umowę i kupując towar lub usługę (wykorzystywaną do prowadzenia działalności), nie jesteś już konsumentem. Pojęcie przedsiębiorcy jest równoznaczne z określeniem – „profesjonalny uczestnik obrotu”. Tym samym nie masz prawa np. do odesłania towaru zakupionego poza siedzibą przedsiębiorstwa w ciągu 14 dni, bez podania przyczyn. Masz dodatkowe obowiązki informacyjne, jeżeli (jako przedsiębiorca) wysyłasz korespondencję do innej osoby, musisz wskazać nazwę swojej firmy, NIP i adres. Jedna osoba fizyczna może mieć tylko jeden wpis. Nie możesz mieć zarejestrowanych kilku jednoosobowych firm na swoje nazwisko. Pod jednym wpisem możesz prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej.

Biznesplan, czyli co należy zrobić przed rejestracją działalności

Nawet twój najlepszy pomysł na własną działalność nie oznacza, że twoja działalność będzie opłacalna. Często będziesz potrzebował kapitału z zewnątrz na rozwój firmy. Aby uzyskać taką pomoc, musisz mieć biznesplan. Zamieść wyznaczone cele, metody działania, analizę opłacalności planowanego przedsięwzięcia. Nie zapomnij oszacować zysków. Warto również przygotować scenariusz na czarną godzinę, czyli ewentualne ryzyko niepowodzenia. Jest to relewantny dokument w zaplanowaniu rozwoju działalności i starania się o pozyskanie środków na inwestycje np. z banku lub od akcjonariuszy. Warto również ustalić niszę rynkową, czyli segment rynku, w którym występuje luka bądź zapotrzebowanie na dane dobro, które chcesz zaspokoić.

Misja i cel działania

Pamiętaj, by uzasadnić rynkowo swój pomysł przyszłym zainteresowanym osobom, które będą zapoznawać się z twoim biznesplanem. Co ciebie i twój produkt lub usługę wyróżnia na rynku? Wprowadzasz jakąś zmianę czy też masz inną (lepszą) strategię wprowadzanego produktu/usługi? W tym celu zbierz wszystkie istotne i niezbędne informacje. Zastanów się nad swoją misją i celami działania, które towarzyszą ci od początku pomysłu zakładania własnej działalności. Dzięki temu opis twojej firmy zyska na autentyczności i przyczyni się do pozyskania zaufania wśród adresatów biznesplanu. Określ wyraźnie misję działania firmy, ponieważ dzięki temu uzyskujesz efekt długoterminowych i długofalowych planów rozwoju przedsięwzięcia. Niech to będzie zwięzła, przewodnia myśl, którą będziesz się kierować, prowadząc swoją działalność.

Skuteczny biznesplan

Ważne są informacje o zasobach materialnych i ludzkich oraz zdobytym doświadczeniu i wiedzy, jakie posiada twoja firma. Opisz schemat organizacyjny i kto (kwalifikacje + doświadczenia przydatne w podejmowanym przedsięwzięciu) sprawuje poszczególne funkcje. Przedstaw informacje o swoim produkcie lub usłudze, zaplanowaną fazę rozwoju, termin wejścia na rynek. Opisz i porównaj się z konkurencją  (koniecznie wykaż przewagę na rynku). Najlepiej trzymaj się faktów i przywołuj liczby i statystyki. Jeśli to możliwe, podaj wyniki badań, testów na temat produktu lub usługi. Jeżeli posiadasz licencję, prawo własności, patent, zarejestrowany znak towarowy czy wzór użytkowy – napisz o tym. Dodaj również fotografie, w formie załącznika, do biznesplanu. Może właśnie dzięki temu zainteresujesz inne osoby.

Wybór rodzaju działalności gospodarczej

Przed dokonaniem rejestracji firmy wybierz odpowiednią formę organizacyjną i prawną prowadzenia działalności. Jeżeli jesteś pewny, że chcesz prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, to rejestrujesz ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Do CEIDG może się wpisać wyłącznie osoba fizyczna (nie może być nią osoba prawna np. spółka, organizacja). Zarówno wpis, jak i aktualizacja danych są bezpłatne. CEIDG-1 jest wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Rejestracja firmy dokonywana jest na wniosek przyszłego przedsiębiorcy. Z tego wynika, że możesz podjąć działalność już w dniu złożenia wniosku o wpis. Dowodem wpisu do CEIDG-1 jest wydruk tego wniosku, a numerem identyfikacyjnym przedsiębiorcy w CEIDG-1 jest NIP.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest dla przedsiębiorców, którzy chcą uruchomić działalność na niewielką skalę. Będzie to zatem opcja dla tych osób, które chcą opierać swoją działalność na własnej pracy i zaangażowaniu bliskich osób np. członków rodziny. Stanowi to idealne rozwiązanie dla prowadzonego biznesu przez jednego wspólnika. Jeżeli przedsiębiorca najlepiej się czuje, samodzielnie kierując firmą, powinien założyć taką firmę. W biznesplanie warto zawrzeć plany rozwojowe na długie lata przedsięwzięcia. Dodatkowo realizowane zyski można w większości reinwestować w biznes i dzięki temu nie płacić podatku.

Działalność bez obowiązku rejestracji w CEIDG

Działalność nierejestrowa lub „firma na próbę” to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie jest działalnością gospodarczą i nie wymaga rejestracji firmy. Zatem nie musisz zgłaszać działalności w ewidencji przedsiębiorców, urzędzie skarbowym i GUS (nie będziesz potrzebował numerów identyfikacyjnych NIP i REGON). W dodatku nie musisz płacić składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu pozarolniczej działalności.

Możesz prowadzić działalność nierejestrową, jeżeli:

• Jesteś osobą fizyczną;
• Przychody z twojej działalności nie przekraczają w żadnym miesiącu 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. W 2020 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 2600 zł, a zatem 50 proc. to 1300 zł;
• Nie wykonujesz działalności w ramach spółki cywilnej;
• Nie prowadzisz działalności regulowanej, czyli takiej, która wymaga zwolnień lub koncesji;
• W okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywałeś(aś) działalności gospodarczej.

kruczek prawny ⇒ Na mocy przepisów przejściowych działalność nierejestrową mogą wykonywać też osoby, które pomiędzy 30 kwietnia 2013 r. a 29 kwietnia 2018 r. wykonywały działalność gospodarczą, pod warunkiem że: pomiędzy 30 kwietnia 2017 r. a 29 kwietnia 2018 r. nie były wpisane do CEIDG lub przed 30 kwietnia 2017 r. ich wpis został wykreślony.

Obowiązki dla prowadzonej działalności niezarejestrowanej

Działalność nierejestrowana określa ciebie mianem „przedsiębiorcy” w świetle prawa cywilnego! Zatem w relacjach z konsumentami jesteś traktowany jako przedsiębiorca i masz z tego tytułu obowiązki (np. związane z reklamacją, zwrotem czy naprawą). Dotyczy to również prawa konkurencji i prawa konsumenta, np. do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni.

Prowadząc działalność nierejestrową, masz obowiązek:

• prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży,
• rozliczać przychody z działalności nierejestrowej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36, według skali podatkowej,
• przestrzegać praw konsumentów,
• wystawiać faktury lub rachunki na żądanie kupującego.

Twoim przychodem z działalności nierejestrowej będą należności, które otrzymasz za sprzedaż swoich towarów/usług. Są to także kwoty należne, których jeszcze nie otrzymałeś(aś). Może to być taka sytuacja, że sprzedałeś(aś) towar i wystawiłeś(aś) dokument sprzedaży, ale fizycznie nie otrzymałeś(aś) jeszcze zapłaty. Do przychodu nie zaliczasz wartości towarów, które zostały ci zwrócone oraz udzielonych bonifikat i skont (czyli obniżek za uregulowanie płatności przed terminem). Do ustalania przychodu służyć będzie ewidencja sprzedaży.

Przeczytaj również:
Działalność nierejestrowana

Umowy

Prowadzisz działalność nierejestrową i świadczysz usługi? Zważywszy na to, wykonujesz umowę o świadczenie usług albo umowę zlecenie, podlegasz zatem ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Podmiot zawierający z tobą umowę (zleceniodawca) pełni wtedy obowiązki płatnika składek. Ma więc obowiązek w ciągu 7 dni dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS.

Wyjątki:

• STUDENT – Jeśli np. jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat i wykonujesz zlecenie, to nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom i zleceniodawca nie musi odprowadzać składek ZUS.
• RĘKODZIEŁO – Jeśli nie świadczysz usług, a np. sprzedajesz wykonywane własnoręcznie figurki i ozdoby, nie masz obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych w związku ze swoją działalnością (nie świadczysz pracy i nie podlegasz ubezpieczeniom z tytułu działalności pozarolniczej).

Rachunki i faktury

Jesteś przedsiębiorcą według kodeksu cywilnego i na żądanie kupującego jesteś zobowiązany do wystawienia rachunku, taki rachunek powinien zawierać co najmniej:

• numer kolejny,
• datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę usługi,
• kwotę do zapłaty.

Co do zasady, jesteś zwolniony z obowiązku wystawiania faktur. Ale jeżeli twój klient zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś(aś) mu towar lub usługę bądź otrzymałeś(aś) całość lub część zapłaty, wtedy jesteś do tego zobowiązany(a). Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że podasz na rachunku lub fakturze swoje imię i nazwisko. Nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania.

Faktura zawiera:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Przeczytaj również:
Faktura – jakie dane powinny być na niej zawarte?

Ewidencja sprzedaży

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrową, powinieneś(aś) prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Możesz to robić w formie papierowej. W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego. Dokładna ewidencja pozwoli ci szybko ustalić, czy nie przekroczyłeś(aś) progu dochodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowej.

Przychody osiągane z działalności nierejestrowej rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36. Jest tam dodatkowa rubryka „działalność nierejestrowana”, w której wykazuje się przychody z tej działalności. Nie musisz płacić zaliczek na podatek. W zeznaniu rocznym możesz też odliczyć koszty, które poniosłeś(aś) w związku z wykonywaną działalnością (np. zakup surowców do produkcji wyrobów). Koszty te powinny być udokumentowane, dlatego należy przechowywać wszystkie dowody zakupów (najlepiej jeśli będą dokumentowane dowodami imiennymi, w których podane będzie twoje imię, nazwisko i miejsce zamieszkania) związanych z twoją działalnością.

Kasa fiskalna

Przy działalności nierejestrowej nie będziesz musiał korzystać z kasy fiskalnej, gdyż nie przekroczysz progu 20 tys. zł rocznego obrotu. Kasa fiskalna będzie ci potrzebna w przypadku niektórych rodzajów działalności, przy których istnieje obowiązek stosowania kasy bez względu na obroty (np. usługi fryzjerskie, przewóz osób, naprawa pojazdów silnikowych oraz motorowerów).

VAT

Co do zasady → Jeśli prowadzisz działalność nierejestrową, jesteś zwolniony z VAT. Prowadzisz tylko uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Lecz…  prowadzenie niektórych rodzajów działalności zobowiązuje do rejestracji jako czynny podatnik VAT, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Osoby prowadzące taką działalność są płatnikami podatku VAT, z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami (np. obowiązkiem uzyskania numeru NIP oraz prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów). Dotyczy to m.in. usług jubilerskich, usług prawniczych, usług w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą  zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu  zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego), usług związanych ze ściąganiem długów, w tym usług faktoringowych czy dostawy wyrobów z metali szlachetnych, towarów opodatkowanych akcyzą, środków transportu czy budynków lub terenów budowlanych.

Jakich rodzajów działalności nie trzeba rejestrować w urzędzie?

• Działalność agroturystyczna rolników – wynajmowanie przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów. Rolnik świadczący te usługi nie ma obowiązku rejestrować działalności gospodarczej, chyba że jego gospodarstwo ma więcej niż 5 pokoi do wynajęcia.
• Produkcja wina przez rolników, którzy wyrabiają mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego. Właściciel winnicy zamierzający prowadzić wyrób wina z przeznaczeniem do obrotu musi dokonać wpisu do ewidencji producentów.
• Rolniczy handel detaliczny, sprzedaż przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych (z wyjątkiem przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach tzw. działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym),

warunek:

• • • przetwarzanie produktów roślinnych i zwierzęcych i ich sprzedaż nie odbywa się przy  zatrudnieniu  osób  na  podstawie  umów  cywilnych, z wyłączeniem uboju zwierząt rzeźnych i obróbki poubojowej tych zwierząt, w tym również rozbioru, podziału i klasyfikacji mięsa, przemiału zbóż, wytłaczania oleju lub soku oraz sprzedaży podczas wystaw, festynów, targów i kiermaszy,
    • jest prowadzona ewidencja sprzedaży,
    • ilość produktów roślinnych lub zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu, użytych do produkcji danego produktu stanowi co najmniej 50% tego produktu, z wyłączeniem wody.

Dlaczego tak ważna jest kwestia, czy powinieneś(aś) zarejestrować działalność i rozliczać się jako osoba prowadząca działalność? Istotne są takie sprawy pod względem podatkowym. Jeśli myślisz, że nie prowadzisz działalności gospodarczej, urząd skarbowy może mieć na ten temat inne zdanie i nałożyć na ciebie karę administracyjną. Jeżeli natomiast masz wątpliwości co do tego, czy powinieneś(aś) rozliczać się, jako osoba prowadząca działalność, skontaktuj się z urzędem skarbowym. Dodatkowym rozwiązaniem jest wystąpienie o interpretację indywidualną.

Rejestracja firmy, czyli formularz CEIDG-1

Najwygodniejszą opcją jest rejestracja firmy przez internet. Możesz założyć działalność gospodarczą przez elektroniczny formularz CEIDG. Formularz CEIDG-1 wypełnia się online w formie elektronicznej, na stronie http://firma.gov.pl (zakładka – Złóż wniosek CEIDG). Wypełnienie wniosku CEIDG-1 przez internet jest o wiele szybsze niż własnoręczne wypełnianie wniosku papierowego.

Przed wypełnieniem formularzu CEIDG-1 musisz wybrać:

• datę rozpoczęcia działalności gospodarczej (może to być zarówno data przyszła, jak i data, która już minęła – na przykład: składasz wniosek CEIDG-1 we wtorek 12 grudnia, jako datę rozpoczęcia działalności możesz wpisać zarówno 11 grudnia, jak i 13 grudnia),
• kody PKD, które są związane z twoją działalnością,
• rachunek bankowy,
• odpowiednią formę opodatkowania,
• osobę, która będzie zajmowała się księgowością firmy (musisz podać informację, kto będzie zajmował się księgowością; masz do wyboru: zlecenie prowadzenia księgowości firmy biuru rachunkowemu, zatrudnienie własnego księgowego oraz samodzielne prowadzenie księgowości).

Pamiętaj, że aby wysłać i podpisać wniosek CEIDG-1 przez internet, potrzebujesz:

• bezpłatnego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,
• konta na stronie CEIDG,
• adresu e-mail.

Wniosek CEIDG-1 – co musi się w nim znaleźć?

• Twoje dane → imię, nazwisko, PESEL itd.
• Adres zamieszkania i adresy związane z zakładaną działalnością → ,,opis nietypowego miejsca lokalizacji” najczęściej pozostawia się puste
• Nazwa firmy → musi zawierać imię i nazwisko, może też zawierać dodatkowe krótkie określenie
• Nazwa skrócona → to pole to przeżytek utrzymywany na potrzeby ZUS-u (nie do końca wiadomo czemu); najbezpieczniej tutaj wpisać po prostu imię i nazwisko (bez dodatkowego określenia)
• Kody PKD → musisz wybrać przeważający rodzaj działalności, a w praktyce oznacza to dokonanie wyboru działalności, która – jak ci się wydaje – powinna generować największe zyski
• Przewidywana liczba pracujących → osobą pracującą jest również przedsiębiorca, więc należy w tym miejscu wpisać co najmniej liczbę 1, dodać należy do niej planowaną liczbę pracowników
• Dane dotyczące ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego
• Forma opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych
• Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy
• Informacja o rachunkach bankowych
• Informacja o ewentualnym pełnomocnictwie
• Przy zakładaniu działalności z reguły nie posiada się numeru REGON, więc się go nie wpisuje – to pole używa się przy aktualizacji danych
• podobnie z NIP-em → jeśli go nie posiadasz, to zaznaczasz pole „Nie posiadam numeru NIP”
• Adres skrzynki ePUAP → to nie adres e-mail, tylko nazwa skrytki w systemie ePUAP

• Dane do kontaktu

→ Podaj wszystkie posiadane obywatelstwa, obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej, EFTA/EOG oraz Konfederacji Szwajcarskiej nieposiadający obywatelstwa polskiego wypełniają wniosek tak jak obywatele polscy, podając posiadane obywatelstwa.

→ Zawrzyj adres do doręczeń, to inaczej mówiąc adres korespondencyjny (musi być to jednak adres znajdujący się na terytorium Polski).

→ Podaj stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. W tym miejscu zazwyczaj podaje się adres biura, warsztatu itp. Można zaznaczyć pole „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeśli np. pracuje się u klienta. Dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej → W formularzu należy podać wszystkie miejsca stałego wykonywania działalności gospodarczej, takie jak oddziały, punkty sprzedaży, przyjmowania zleceń, świadczenia usług.

→ Dodaj informację dotyczącą naczel