Jak założyć sklep internetowy? Poradnik dla początkujących

Czym jest sklep internetowy?

Jest to w uproszczeniu serwis internetowy, który daje możliwość kupowania i sprzedawania produktów przez internet. To w dzisiejszych czasach jedna z głównych i bardzo popularnych form handlu elektronicznego. Można rzec, że staje się obecnie coraz bardziej popularna z uwagi na wygodę i obniżenie kosztów sprzedaży (i często wynikające z tego niższe, konkurencyjne ceny towarów), a ponadto daje możliwość szybkiego porównania cen u wielu dostawców. Klienci mają możliwość zapoznać się z ofertą bez wychodzenia z domu, wygodnie (szybko) złożyć zamówienia i czekać na dostawę zamówionych produktów. Do skorzystania z usług sklepu internetowego potrzebna jest przeglądarka internetowa, czyli dostęp do komputera i internetu. W dalszej części artykułu opowiemy bardziej szczegółowo, jak założyć sklep internetowy. 

Jak założyć sklep internetowy – wymagania związane z prowadzeniem sklepu internetowego

Domena internetowa

Domena, czyli adres, pod jakim będzie dostępna strona internetowa. W przypadku nastawienia na rynek polski najlepsza jest domena z rozszerzeniem ,,.pl’’, w przypadku biznesu globalnego najlepszym rozwiązaniem będzie z kolei rozszerzenie ,,.com’’.  

Pamiętaj o:

• odpowiednim wyborze oprogramowania, domeny i hostingu,
• regulaminie sklepu internetowego,
• profesjonalnym oprogramowaniu sklepu,
• asortymencie,
• zdjęciach produktów,
• programie magazynowym,
• opakowaniach do wysyłki + opakowaniach prezentowych,
• podpisaniu umowy z firmą kurierską,
• programie do fakturowania,
• podpisaniu umowy i zweryfikowaniu konta internetowych płatności,
• kasie fiskalnej,
• jeżeli jest to działalność prowadzona w sposób ciągły i zorganizowany, to wymaga rejestracji; Firma/Działalność gospodarcza. 

Strona z ofertą sklepu

Elementem każdego sklepu internetowego jest strona z ofertą, czyli tak zwana podstrona (lub wiele podstron) zawierająca opis towaru lub usługi, którą można zamówić za pomocą danego sklepu. W sklepach, które handlują wieloma produktami, stosuje się najczęściej kategorie. Kategorie grupują produkty według ich rodzajów. W przypadku bardziej złożonej oferty stosuje się również podkategorie lub tzw. drzewa (czyli wielopoziomowe kategorie). W większości sklepów online funkcjonuje tzw. koszyk. Jego działanie jest identyczne z tradycyjnym koszykiem na zakupy, z tą różnicą, że dodanie produktu do koszyka odbywa się za pomocą kliknięcia na odpowiednie hiperłącze przy danym towarze czy usłudze.

Formularz zakupowy i panel administracyjny

Niezbędnym elementem sklepu internetowego jest również formularz, w którym to kupujący podaje swoje dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji – dane kupującego i adres dostawy. Bardzo często kupujący musi podać również swój adres e-mail (na który przychodzi potwierdzenie dokonania zakupu) oraz numer telefonu. Sklep internetowy, oprócz części dostępnych dla kupujących, posiada również panel administracyjny przeznaczony wyłącznie dla pracowników sklepu.

Najprostszy taki panel posiada opcję dodawania, edytowania i usuwania oferty. Rozbudowane panele administracyjne pozwalają na zarządzanie również bazą klientów, zamówieniami, drzewem kategorii, subskrypcją, wiadomościami na stronie. Zaawansowany panel posiada również rozbudowane statystyki sprzedaży, pozwala na eksport i import ofert np. do plików XML. W niektórych panelach istnieje także możliwość edytowania informacji o sklepie takich jak: koszty wysyłki, adres sklepu, FAQ itp. Ponadto sklep internetowy może zawierać szereg opcji dodatkowych takich jak np. czat, subskrypcja, księga gości, forum internetowe, na którym klienci wymieniają się opiniami na temat sklepu i jego oferty lub w momencie, gdy potrzebujemy pomocy (technicznej/administracyjnej) w sprawie zakupów na stronie internetowej. 

Formy prowadzenia sklepu internetowego

Zarobkowa działalność nierejestrowana

Zarobkowa działalność nierejestrowana w ramach e-sklepu jest łatwiejsza i wygodniejsza niż zakładanie własnej firmy czy spółki (kwestia formalności → rejestracja w CEIDG lub KRS). 

Nie musisz dzięki temu: 

• prowadzić ksiąg,
• opłacać składek,
• dokonywać rejestracji w urzędzie skarbowym, 
• płacić zaliczek na podatek.

Warunkiem jednak dla tej wygody są niskie przychody uzyskiwane z tytułu zarobkowej działalności nierejestrowanej w ramach sklepu internetowego. Przychód może wynosić maksymalnie 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Na 2019 rok jest to 1 125 zł. Ponadto, by móc prowadzić sklep w tej formie, w ostatnich 60 miesiącach nie można było prowadzić działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest przypadek wyrejestrowania poprzedniej firmy przed 30.04.2017 r.

Zarejestrowana działalność gospodarcza

Sklep internetowy w postaci zarejestrowanej działalności gospodarczej można otworzyć w 7 różnych formach prawnych:

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG),
• spółka:
  • cywilna,
  • jawna,
  • komandytowa,
  • komandytowo-akcyjna,
  • z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • akcyjna.

JDG/SPÓŁKA CYWILNA ⇒  CEIDG

POZOSTAŁE SPÓŁKI ⇒  KRS

Przeczytaj również:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Jak założyć sklep internetowy?

Prowadzenie sklepu internetowego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej wymaga rejestracji firmy w CEIDG, a w przypadku wyboru innej formy działalności spółkę należy zarejestrować w KRS. Ponadto, otwierając działalność gospodarczą pierwszy raz lub po 60 miesiącach od dnia zawieszenia wcześniejszej firmy, przedsiębiorca może skorzystać z ulgi ZUS. Dodatkowo należy wspomnieć, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

PKD dla sklepu internetowego

Czym jest PKD? Jest to skrót od nazwy „Polska Klasyfikacja Działalności” i służy do usystematyzowania zbioru różnego rodzaju działalności społeczno-gospodarczej. Jest przydatny nie tylko w ramach krajowego rejestru podmiotów gospodarki narodowej, ale również w ramach zestawień dla potrzeb analizy rozwoju gospodarczego, czy też sporządzania porównań międzynarodowych. Podstawowym PKD dla sklepu internetowego jest 47.91.Z – sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub internet. Dlatego każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność, jest obowiązany do oznaczenia swojej działalności w postaci PKD. Do formularza CEiDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności. Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD.

Kody PKD dla działalności internetowej

• 47.91.Z – Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub internet
• 47.99.Z – Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona poza siecią sklepową, straganami i targowiskami
• 58.21.Z – Działalność wydawnicza w zakresie gier komputerowych
• 62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem
• 02.02.Z – Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki
• 62.03.Z – Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi
• 62.09.Z – Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych
• 63.11.Z – Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność
• 63.12.Z – Działalność portali internetowych
• 63.99.Z – Pozostała działalność usługowa w zakresie informacji, gdzie indziej niesklasyfikowana
• 73.12.C – Pośrednictwo w sprzedaży miejsca na cele reklamowe w mediach elektronicznych (Internet)
• 73.11.Z – Działalność agencji reklamowych
• 74.20.Z – Działalność fotograficzna
• 74.90.Z – Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana
• 95.11.Z – Naprawa i konserwacja komputerów i urządzeń peryferyjnych

Jest to katalog otwarty, więc mogą pojawić się inne kategorie – wszystko zależy od rodzaju działalności. Z całą pewnością nie warto jednak wpisywać kodów, które „może kiedyś się przydadzą”. W przypadku rozwinięcia działalności w każdej chwili istnieje możliwość zmiany lub rozszerzenia wpisu o kolejne kategorie – z tym nie ma żadnego problemu. 

Czy istnieje najlepsza forma opodatkowania dla sklepu internetowego?

Przypomnijmy formy opodatkowania, które są do wyboru:

• ryczałt,
• ogólne zasady według skali podatkowej,
• podatek liniowy.

Ryczałt

Ryczałt to bardzo opłacalna forma opodatkowania dla sklepu internetowego, w przypadku małych kosztów. W stosunku do sprzedaży towarów lub usług przez internet stawka wynosi jedynie 3% i jest naliczana od przychodu. Ryczałt sprawdza się bardzo dobrze, gdy sklep nie generuje wysokich kosztów, ponieważ wybierając tę formę opodatkowania, nie można ich odliczyć.

Ryczałt ewidencjonowany – towary z wysoką marżą, produkty hand made. W przypadku ryczałtu trzeba pamiętać, by regularnie ewidencjonować sprzedaż. Można to robić w formie prostej tabeli.

Nie skorzystają z ryczałtu osoby prowadzące e-biznesy, gdzie wykluczona jest sprzedaż części pojazdów mechanicznych oraz nie można uzyskiwać przychodów z reklamy. Przedsiębiorcy, którzy prowadzili już działalność gospodarczą na zasadach ogólnych, oraz ci, których przychody przekroczyły 150 000 euro, nie będą mogli wybrać ryczałtu. Ryczałt wyklucza rozliczanie się wspólnie z małżonkiem. Nie skorzystają z niej osoby zatrudniające pracowników oraz kupujące towary przez regularne (miesięczne) wysokie koszty w e-sklepie. W takiej sytuacji korzystniejsze będzie opodatkowanie na zasadach ogólnych.

Zasady ogólne

Próg dochodowy wynosi 85 528 złotych. Do tej kwoty przedsiębiorca jest objęty stawką w wysokości 18%, a każda złotówka powyżej oznacza 32% podatek. Przedsiębiorcy mogą odliczać od przychodu koszty związane z wydatkami poniesionymi na działalność gospodarczą oraz obowiązują ich liczne ulgi podatkowe. Można odliczyć między innymi wydatki poniesione na korzystanie z internetu. Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych mogą rozliczać się wspólnie z małżonkiem (dotyczy ich odliczenie kwoty wolnej od podatku). Ich obowiązkiem jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) oraz wpłacanie co miesiąc do właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy. Kolejną formą opodatkowania jest podatek liniowy.

Podatek liniowy

Stała składka w wysokości 19%, która jest naliczana od dochodu. Rozliczenie podatkiem dochodowym jest obowiązkowe dla podmiotów zarejestrowanych jako spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne. Na podatek liniowy mogą zdecydować się także przedsiębiorcy, których roczny dochód znacznie przekracza 85 528 złotych i – w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych – znaleźliby się w drugim progu z 32% stawką podatku. Wybierając tę formę, warto jednak pamiętać, że przestaną być odliczane niektóre ulgi. Po wybraniu najkorzystniejszej formy opodatkowania e-przedsiębiorcy muszą również podjąć decyzję, czy chcą rejestrować się w VAT.

Podsumowując, przy ryczałcie stawka podatku jest najniższa → 3%, ale płacona jest od przychodu, gdzie koszty nie mają znaczenia. W tradycyjnych sklepach, w których cały towar jest kupowany, różnica między przychodem a kosztami może być na tyle mała, że ryczałt przestaje się opłacać. Dlatego tego typu wysoko zatowarowane sklepy najczęściej wybierają podatek na zasadach ogólnych lub na liniówce, który płaci się od dochodu (przychód minus koszty), ale jego stawki są wyższe. Przy liniówce podatek wynosi 19%, a przy zasadach ogólnych 18% lub 32% powyżej dochodu 85 528 zł. Warto wiedzieć, że podatek liniowy jest opłacalny zazwyczaj przy dochodach w granicy 100 000 zł rocznie.

Jak założyć sklep internetowy – VAT

Rejestracja VAT również dotyczy sklepów internetowych, dlatego przedsiębiorcy prowadzący e-commerce składają formularze VAT-R. Jego wypełnienie ma na celu rejestrację lub aktualizację danych dotyczących podatku od towarów i usług (VAT).

Czy można być zwolnionym z VAT? TAK! Zwolnienie z podatku dotyczy sklepów internetowych, gdy: ich roczny obrót w ciągu całego roku nie przekracza 200 000 zł, ich usługi są związane z edukacją, służbą zdrowia, psychologią, pośrednictwem finansowym, sportem i rekreacją. Ale obowiązek rejestracji sklepu internetowego, jako czynnego podatnika VAT, występuje, gdy:

• świadczone są usługi jubilerskie,
• prowadzi się sprzedaż metali szlachetnych,
• prowadzi się sprzedaż alkoholu i wyrobów tytoniowych,
• sklep internetowy posiada siedzibę poza granicami kraju,
• inne.

E-sklepy nie są zwolnione z VAT z wyżej wymienionych przyczyn, ale jest to katalog otwarty i są inne przykłady w ,,Ustawie o podatku od towarów i usług’’ dla obowiązku rejestracji jak dostawa energii elektrycznej, czy nowych środków transportu. Jednak kwestie te raczej nie dotyczą sprzedaży prowadzonej w sklepach internetowych. 

Sklep internetowy bez VAT

Jest to możliwe w przypadku gdy, koszty działalności sklepu internetowego są bardzo niskie lub zerowe. Przedmiotem handlu są produkty własnej produkcji i ich produkcja nie wymaga zakupu drogich materiałów (np. handmade), dodatkowo oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT-u od zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT. 

Osoba prowadząca działalność polegającą na sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, dla której wybrano właściwe jej opodatkowanie w Polsce, nie będzie musiała rejestrować się jako płatnik podatku VAT po przekroczeniu sprzedaży o wysokości 200 tysięcy. Ale od 1 września br. jest ograniczona możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT ze względu na wysokość obrotów. Z tego zwolnienia nie będą mogli korzystać podatnicy, bez względu na wysokość sprzedaży, gdy prowadzą sklepy internetowe m.in. z preparatami kosmetycznymi, komputerami, sprzętem gospodarstwa domowego.

Jak założyć sklep internetowy – wysokość składek ZUS

Prowadząc sklep internetowy, obowiązkowe jest ustalenie, czy jest to umowa sprzedaży rzeczy ruchomych, czy umowa świadczenia usług. W przypadku umowy sprzedaży rzeczy ruchomych – dostarczane są określone towary, a w przypadku umowy o świadczeniu usług – świadczone usługi. Prowadzenie sklepu internetowego w formie wieloosobowej spółki z o.o., spółki komandytowo-akcyjnej lub S.A. nie stanowi tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Spółki nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są one płatnikami składek w przypadku zatrudniania pracowników.

Ale w przypadku prowadzenia sklepu internetowego w formie JDG, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej/jawnej/komandytowej wymaga się od przedsiębiorcy dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS. Każdy ze wspólników jest bowiem płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi obecnie 1163,39 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, wysokość jego miesięcznych składek ZUS wyniesie 1228,70 zł (ze składką na Fundusz Pracy). Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń przedsiębiorcy powinni rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).

Warto zapoznać się z preferencyjnymi stawkami ZUS na okres 24 miesięcy, czyli z obniżonymi stawkami ZUS dla nowych osób, które rozpoczynają prowadzenie jednoosobowej działalności na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Te osoby zapłacą mniej za ubezpieczenie społeczne i nie muszą opłacać Funduszu Pracy. Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności może skorzystania z ,,ulgi na start’’ i tym samym nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne przez 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.

Zarządzanie sklepem internetowym

Na początku z reguły właściciele firm muszą samodzielnie zarządzać i odpowiednio organizować obsługę sklepu. W momencie, gdy klientów przybywa, a ilość zamówień i pracy stosunkowo się zwiększa, wtedy wdrażają procesy. Dokonują modyfikacji w dotychczasowym systemie zarządzania firmą, aby sprawnie obsługiwać zamówienia. Chodzi głównie o zagadnienia związane z zarządzaniem dokumentacją, sprawnie funkcjonującym magazynem, integracją w marketplace, płatnościami. 

Oprogramowanie sklepu zapewnia możliwość swobodnego zarządzania użytkownikami korzystającymi ze sklepu. Administratorzy to użytkownicy posiadający uprawnienia dostępu do panelu administracyjnego (lub jego części). A klienci to po prostu użytkownicy uprawnieni do dokonywania zakupów w sklepie. System umożliwia także dokonywanie zakupów przez osoby niezarejestrowane w systemie ze statusem „gość serwisu”.

Nowy system procesów umożliwia np. swobodniejsze tworzenie promocji wraz z określeniem zakresu dat ich obowiązywania. Przygotowany panel administracyjny sklepu umożliwia pełne zarządzanie sklepem, produktami, danymi klientów i zamówieniami. Jednocześnie został przygotowany tak, by skrócić czas potrzebny na naukę podstawowych funkcji i umożliwić łatwy start sprzedaży przez internet.

Zarządzanie obiegiem dokumentów

Odpowiednie narzędzia, mechanizmy oraz urządzenia w elektronicznym obiegu dokumentów mogą być w przyjemny i prosty sposób dostosowane do naszych potrzeb. Kluczem jest właściwy dobór oprogramowania, mądrze zoptymalizowane procesy oraz odpowiedniej jakości urządzenia biurowe. Dostosowane programy księgowe oraz magazynowe są niezbędne dla właściwego przepływu i