Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

2 marca 2018
hello world!

Diety i inne należności wynikające z podróży służbowej zwolnione są z opodatkowania wyłącznie do limitu określonego w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia, o którym mowa powyżej. Zgodnie z § 2 wspomnianego rozporządzenia pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Przepisy rozporządzenia limitują jednak kwotę diety oraz zwrotu kosztów noclegów przysługujących pracownikowi w trakcie podróży służbowej. W przypadku krajowej podróży służbowej będzie to bowiem – 30 zł za dobę podróży.

Przychód pracownika

Wobec powyższego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego np. z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach wspomnianego rozporządzenia. Pracodawca od kwot zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie, które przekraczają limity określone we wskazanym rozporządzeniu, powinien zatem pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Stanowi o tym bowiem art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Koszt pracodawcy

Wydatki poniesione na diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy niezależnie od limitów przewidzianych w ww. rozporządzeniu. Limity te mają znaczenie tylko w kontekście przychodu pracownika. Zgodnie bowiem z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 października 2012 r. (IPPB5/423-744/11-2/RS): jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to dokonany pracownikowi zwrot kosztów całodziennego wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 18 lutego 2013 r. (IBPBI/2/423-1438/12/AP) wynika jednak nieco odmienne stanowisko. Zgodnie z nim możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wyżywienia wyższych niż wartość diety zależy bowiem od przewidzenia takiej możliwości w regulaminie wynagradzania pracodawcy lub umowie o pracę zawieranej z pracownikiem.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie jednak z § 2 pkt 15) tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody z tytułu diet i innych należności wynikających z podróży służbowej pracownika do wysokości diety określonej w odrębnych przepisach. W przypadku krajowej podróży służbowej dieta wynosi 30 zł za dobę podróży.

chevron-down
Copy link