Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

Diety i inne należności wynikające z podróży służbowej zwolnione są z opodatkowania wyłącznie do limitu określonego w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia, o którym mowa powyżej. Zgodnie z § 2 wspomnianego rozporządzenia, pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków

Przepisy rozporządzenia limitują jednak kwotę diety oraz zwrotu kosztów noclegów przysługujących pracownikowi w trakcie podróży służbowej. A więc w przypadku krajowej podróży służbowej – 30 zł za dobę podróży.

Przychód pracownika

Wobec powyższego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego np. z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach wspomnianego rozporządzenia. Dlatego też pracodawca od kwot zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie, które przekraczają limity określone we wskazanym rozporządzeniu, winien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Koszt pracodawcy

Wydatki poniesione na diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy niezależnie od limitów przewidzianych w ww. rozporządzeniu (limity te mają znaczenie tylko w kontekście przychodu pracownika). Zgodnie bowiem z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 października 2012 r. (IPPB5/423-744/11-2/RS): „jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to dokonany pracownikowi zwrot kosztów całodziennego wyżywienia na podstawie przedłożonych faktur, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 18 lutego 2013 r. (IBPBI/2/423-1438/12/AP) wynika jednak nieco odmienne stanowisko. Zgodnie z nim możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wyżywienia wyższych niż wartość diety zależy od przewidzenia takiej możliwości w regulaminie wynagradzania pracodawcy lub umowie o pracę zawieranej z pracownikiem.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie jednak z § 2 pkt 15) tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody z tytułu diet i innych należności wynikających z podróży służbowej pracownika do wysokości diety określonej w odrębnych przepisach. W przypadku krajowej podróży służbowej dieta wynosi 30 zł za dobę podróży.