Zatrudnienie cudzoziemca przez spółkę – co należy dołączyć do wniosku

Poniżej lista dokumentów niezbędnych do dołączenia w związku ze składanym wnioskiem o wydanie zezwolenia. Są to dokumenty dotyczące zezwolenia na pracę (tzw. zwykłego).

W celu uzyskania zezwolenia na pracę należy złożyć następujące dokumenty:

• wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (od 1 stycznia 2018 r. – nowe formularze wniosków) (formularz  w załączniku);
• „oświadczenie o niekaralności pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu” (tj. oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa 88j ust. 1 pkt 3-7 – PODPISUJE WYŁĄCZNIE PRACODAWCA (tj. przez osoby uprawnione – zgodnie z KRS – do reprezentowania firmy, tego oświadczenia nie może za pracodawcę podpisać pełnomocnik) (oświadczenie w załączniku);
• kopia wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek; w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania – kopia innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość;
• ORYGINAŁ INFORMACJI STAROSTY właściwego ze względu główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonanie pracy cudzoziemcowi w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, wydana nie wcześniej niż 180 dni przed złożeniem wniosku, a w przypadkach uzasadnionych przez starostę – wydaną nie wcześniej niż – 90 dni przed dniem złożenia wniosku, jeżeli jest ona wymagana;
• w przypadku gdy specyfika pracy wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, ww. informację wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy;
• w przypadku gdy specyfika pracy TYMCZASOWEJ wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, ww. informację wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy użytkownika;

Zgodnie z § 7 ust. 9 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę załącza oryginał informacji starosty.

lub

• dokumenty potwierdzające zwolnienie z obowiązku załączenia informacji starosty.
• dokumenty potwierdzające spełnianie przez cudzoziemca wymagań stawianych kandydatom do pracy przez podmiot powierzający wykonywanie pracy, określonych w informacji starosty – jeżeli była ona wymagana;
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej; w przypadku, gdy podmiotem powierzającym pracę jest agencja;
• dowód wpłaty zgodny z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie wysokości wpłaty dokonywanej w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na Pracę sezonową oraz złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
• dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków niezbędnych do wykonywania pracy w zawodzie regulowanym;
• oryginał pełnomocnictwa/upoważnienia (w przypadku gdy pracodawca nie składa wniosku osobiście);

Informacje dodatkowe

• dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną
• do wniosku należy dołączyć kopie dokumentów, konieczne jest jednak okazanie ich oryginałów, (nie dotyczy kopii paszportu cudzoziemca);

W większości przypadków wystarczy kopia paszportu cudzoziemca. Do wniosku załączyć wówczas należy kopię wszystkich wypełnionych stron paszportu, jednocześnie oświadczając, że: "Załączona do wniosku kopia paszportu cudzoziemca zawiera wszystkie wypełnione strony".

W przypadku powoływania się na 3-letni legalny i nieprzerwany pobyt jako podstawę zwolnienia z informacji starosty, potrzebne będzie okazanie oryginału przy składaniu kopii paszportu.
zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym; nie dotyczy to INFORMACJI STAROSTY, która musi być załączona w oryginale;

• dokumenty sporządzone w języku obcym, z wyjątkiem dowodów osobistych lub dokumentów podróży, służące za dowód w postępowaniu o wydanie zezwolenia, składa się wraz z ich tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego;
• pracodawca jest obowiązany do przekazania cudzoziemcowi jednego egzemplarza zezwolenia i uwzględnienia w pisemnej umowie z cudzoziemcem warunków, w tym wysokości wynagrodzenia określonych we wniosku o wydanie zezwolenia;
• pracodawca ma obowiązek podpisania umowy z cudzoziemcem i zgłoszenia go do ubezpieczenia społecznego;
• pracodawca ma obowiązek zrobić kopię dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce i przechowywać ją przez cały okres zatrudnienia;
• zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, przejęcie lub przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę lub zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę NIE wymagają wydania nowego zezwolenia na pracę
• w przypadku kiedy cudzoziemiec zaprzestanie wykonywania pracy lub jej nie podejmie, konieczne jest powiadomienie o tym fakcie właściwego wojewody;
• pracodawca zatrudniający cudzoziemca ma szereg obowiązków wynikających z art. 88i ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Uwagi ogólne

Wszystkie rubryki we wnioskach o wydanie zezwolenia na pracę lub o wydanie przedłużenia zezwolenia na pracę powinny być wypełnione zgodnie z instrukcją, w tym w szczególności pkt 5 podpunkt 3 wniosku o wydanie zezwolenia i pkt 6 podpunkt 3 wniosku o wydanie przedłużenia zezwolenia na pracę - dotyczący karalności cudzoziemca. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88j ust. 1 pkt 3-7 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (oświadczenie pracodawcy dot. karalności pracodawcy), stanowiące załącznik nr 15 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Należy bezwzględnie wypełnić wszystkie punkty oświadczenia oraz czytelnie – imieniem i nazwiskiem – podpisać przez osoby uprawnione – zgodnie z KRS – do reprezentowania firmy. Niniejsze oświadczenie nie może być podpisane przez pełnomocnika.

Opłaty

Do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę należy dołączyć opłatę w następującej wysokości:

• 50 zł - w przypadku powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• 100 zł - w przypadku powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi na okres dłuższy niż 3 miesiące;
• 200 zł - w przypadku powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi delegowanemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi eksportowej (dotyczy zezwolenia na pracę typ D).

Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę

Warto pamiętać, iż z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę są zwolnieni obywatele:

• Republiki Armenii,
• Republiki Białoruś,
• Republiki Gruzji,
• Republiki Mołdowy,
• Federacji Rosyjskiej,
• Ukrainy,

wykonujący pracę przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy; niezależnie od liczby podmiotów powierzających im wykonywanie pracy; na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej; jeżeli przed podjęciem przez cudzoziemca pracy powiatowy urząd pracy, właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy, zarejestrował pisemne oświadczenie tego podmiotu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy temu cudzoziemcowi, określające:

• nazwę zawodu,
• miejsce wykonywania pracy,
• datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy,
• rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy oraz
• wysokość wynagrodzenia brutto za pracę,

informujące o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy oraz o zapoznaniu się z przepisami związanymi z pobytem i pracą cudzoziemców.

Oznacza to, że cudzoziemcy z powyższych krajów mogą podjąć pracę w Polsce bez zezwolenia, jeżeli:

• pracodawca zarejestruje w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi (na okres maksymalnie 6 miesięcy),
• cudzoziemiec posiada aktualną wizę z prawem do pracy w Polsce lub zezwolenie na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy

W przypadku cudzoziemca, który przebywa poza granicami Polski i nie posiada dokumentów pobytowych, pracodawca rejestruje oświadczenie o zamiarze powierzenia mu wykonywania pracy. Następnie wysyła je cudzoziemcowi. Wówczas cudzoziemiec na podstawie oświadczenia może ubiegać się w polskiej placówce dyplomatycznej o wizę wydaną w celu wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Okres zatrudnienia cudzoziemca bez zezwolenia na podstawie zarejestrowanego oświadczenia nie może przekraczać 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Oznacza to, że jeśli cudzoziemiec pracował już na podstawie oświadczenia, to kolejne zatrudnienie tego cudzoziemca na podstawie oświadczenia, może nastąpić dopiero po upływie 6-miesięcznego okresu karencji. Pracodawca składający oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi może wskazać w nim maksymalnie okres roczny. Przy czym cudzoziemiec na podstawie oświadczenia nie może pracować dłużej niż 6 miesięcy.