Kiedy kserokopia może stanowić dowód w postępowaniu cywilnym?

30 czerwca 2021
hello world!

W dobie dokumentów elektronicznych i rozwoju nowych technologii wydruki, skany czy fotokopie dokumentów stały się nieodzownym elementem funkcjonowania nie tylko osób fizycznych, ale także firm. Tym samym powstał problem, czy kserokopia dokumentu może zostać przedłożona jako dowód w postępowaniu cywilnym – i pod jakimi warunkami. W zakresie tym już kilkukrotnie wypowiadał się Sąd Najwyższy.

Forma dowodów w postępowaniu cywilnym

Przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1575 z późn. zm., dalej również jako „k.p.c.”) wskazują, iż katalog dowodów ma tzw. charakter otwarty. Oznacza to zatem, że strona może posłużyć się dowodem w dowolnej formie. Mogą to być zeznania świadków, dokumenty, nagrania, dowody rzeczowe; o ile oczywiście przeprowadzenie danego dowodu nie byłoby niedozwolone z punktu widzenia innych przepisów.

Z kolei strona nie musi przedkładać dowodu, jeśli:

  • chodzi o fakty powszechnie znane;  (tj. o okoliczności znane każdemu człowiekowi);
  • chodzi o fakty urzędowo znane sądowi; 
  • strona przeciwna przyzna, że zgłoszone twierdzenia są prawdziwe.

Zgodnie z art. 233 § 1 k.p.c. sąd rozpoznający sprawę ma obowiązek dokonania tzw. swobodnej oceny dowodów, oceny wiarygodności i mocy dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. 

Przeczytaj również: Co może być dowodem w sprawie sądowej?

Dokumenty jako dowód w postępowaniu

Przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm., dalej również jako „k.c.”) wyróżniają dwa rodzaje dokumentów – dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. I tak, zgodnie z art. 244 § 1 k.p.c., dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Z kolei art. 245 k.p.c. odnosi się do dokumentów prywatnych – sporządzonych w formie pisemnej albo elektronicznej, które zgodnie z nim stanowią dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Aby zaistniała możliwość uznania zgromadzonych dokumentów w sprawie za dowód, muszą być one autentyczne i oryginalne. Istotny jest tu przepis art. 129 § 1 k.p.c. Stanowi on, że strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Jak wynika jednak z orzecznictwa – dokumenty załączone do pozwu lub innego pisma procesowego (np. odpowiedzi na pozew) w formie niepoświadczonych kserokopii nie stanowią dowodów z dokumentów, o których mowa w art. 244 i 245 k.p.c. Nie są one jednak również pozbawione całkowicie mocy dowodowej. 

Kserokopia jako dowód w postępowaniu cywilnym

Zgodnie z art. 308 k.p.c. dowody z innych dokumentów, niż wymienione w art. 243(1) k.p.c., w szczególności zawierające zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz dowodzie z dokumentów. Z tego uregulowania wynika, że do kserokopii stosuje się uregulowania o przeprowadzaniu dokumentów w rozumieniu art. 243(1) k.p.c. Oznacza to, że Kodeks postępowania cywilnego przewiduje możliwość przedłożenia odpisu dokumentu w miejsce oryginału. Warunkiem jest złożenie w sprawie odpisu poświadczonego przez zgodność z oryginałem. Poświadczenie stanowi opatrzenie kopii dokumentu stosowną adnotacją, często w formie pieczęci, wraz z podpisem osoby upoważnionej.

Zgodnie z art. 129 k.p.c., upoważnienie do poświadczania odpisów za zgodność z oryginałem przysługuje notariuszowi oraz profesjonalnemu pełnomocnikowi strony. Może nim być adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy czy radca Prokuratorii Generalnej. Co więcej, poświadczenie za zgodność z oryginałem może nastąpić tylko wówczas, gdy strona dysponuje oryginałem, który może okazać celem poświadczenia, lecz z innych względów nie chce składać go do akt sprawy (np. z uwagi na wagę i znaczenie oryginału dokumentu). 

Przeczytaj również: Kiedy wymagane jest uwierzytelnianie dokumentów składanych do sądu?

Brak dostępu do oryginału lub wypis dokumentu

Kserokopia może zostać złożona do akt sprawy i uznana za dowód w sprawie, jeśli jest poświadczona jej zgodność z oryginałem. Jest od tego jednak wyjątek, który wskazał w swoich orzeczeniach Sąd Najwyższy. Mianowicie: brak możliwości dostępu do oryginału lub wypisu dokumentu i przez stronę, i przez sąd. Przełomowe znaczenie w tym zakresie ma wyrok Sądu Najwyższego z 26 listopada 2014 r. (sygn. III CSK 254/13). W uzasadnieniu wskazano m.in., że strona może skutecznie zawnioskować o przeprowadzenie dowodu z kserokopii dokumentu (niepoświadczonej za zgodność z oryginałem) tylko wówczas, gdy niemożliwe jest uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu dokumentu zarówno przez stronę, jak i przez sąd. Jak stwierdził Sąd Najwyższy, wówczas nie zachodzi niebezpieczeństwo obejścia przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów. Jednocześnie nie zostaje naruszone prawo strony do dochodzenia swoich racji innymi środkami. Dzięki temu możliwe będzie ustalenie, czy określony dokument istniał, jaką treść zawierał i od kogo pochodził. 

chevron-down
Copy link