Klauzula apostille – jak legalnie posługiwać się zagranicznymi dokumentami w kraju?

W obecnych czasach coraz więcej przedsiębiorców współpracuje z kontrahentami z zagranicy. Taka współpraca powoduje, że przedsiębiorcy często zaczynają posługiwać się zagranicznymi dokumentami sądowymi. Aby móc się nimi normalnie posługiwać, potrzebujemy poświadczenia o ich legalności. Z pomocą w takiej sytuacji przychodzi nam klauzula apostille.

Przepisy swoje a praktyka swoje

W myśl art. 1138 kpc: zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi.

Powyższa regulacja przewiduje jednak dwa wyjątki. W przypadku dokumentu przenoszącego własność nieruchomości położonej w RP wymagane jest uwierzytelnienie dokonane przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne bądź też urząd konsularny. Potwierdzenia wymaga również dokument, którego autentyczność strona zaprzeczyła. Choć przepis dokładnie wskazuje rodzaje dokumentów, które wymagają potwierdzenia ich legalności, w praktyce,  niemalże w każdym wypadku, gdy będziemy chcieli się nimi posłużyć, sąd lub urząd poproszą nas o stosowne uwierzytelnienie.

Czym jest klauzula apostille?

Podstawą prawną regulującą funkcjonowanie klauzuli apostille jest art. 3 oraz art. 4 Konwencji Haskiej. Przed wprowadzeniem rzeczonej regulacji duże problemy rodziło uwierzytelnianie dokumentów używanych do obrotu międzynarodowego. Aby uzyskać poświadczenie legalności, trzeba było przejść dość długą i skomplikowaną procedurę konsularną. Takie rozwiązanie rodziło w praktyce duże problemy. Całkowita rezygnacja z procedury legalizacji dokumentów mogłaby jednak doprowadzić do wielu fałszerstw.

Mając na uwadze powyższe problemy, autorzy konwencji postanowili wprowadzić rodzaj uproszczonej procedury potwierdzania autentyczności dokumentów (klauzula apostille). Mają być one w przyszłości używane za granicą. Obecnie apostille stanowi rodzaj uwierzytelnienia danego dokumentu, sporządzonego przez właściwy do tego organ państwa, z którego pochodzi dokument.

W praktyce czynność ta polega na uzyskaniu specjalnej pieczęci na dokumentach urzędowych lub na dołączeniu klauzuli w formie papierowej do dokumentu. Przejście takiej procedury umożliwia swobodne i, przede wszystkim, legalne posługiwanie się nim w innym państwie. Najczęściej klauzulą opatrywane są różnego rodzaju dokumenty sądowe.  Są to m.in. wyroki, akty notarialne, akty stanu cywilnego, wypisy z rejestrów.

Jak uzyskać apostille na polskim dokumencie urzędowym?

Jeśli chodzi o polskie dokumenty, organem właściwym do wydawania klauzuli apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Sprawę można załatwić osobiście w referacie MSZ ds. Legalizacji bądź korespondencyjnie. Do wniosku o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą (wzór dostępny na stronie MSZ), należy dołączyć dokumenty, które mają zostać poświadczone. Nie można również zapomnieć o potwierdzeniu uiszczenia opłaty skarbowej.

Obecnie wysokość opłaty skarbowej za wydanie apostille wynosi 60 zł, za każdy dokument. Jeśli chodzi o czas, w przypadku osobistego zgłoszenia się w referacie Ministerstwa, klauzula zostanie wydana co do zasady jeszcze w tym samym dniu. W przypadku załatwienia sprawy za pomocą korespondencji apostille wydawana jest w przeciągu dwóch do trzech tygodni. Organ może odmówić wydania klauzuli, jeśli poweźmie wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Wnioskodawcy w takim przypadku nie służą żadne środki odwoławcze.

Jak uzyskać apostille na zagranicznym dokumencie?

Każde państwo, które przystąpiło do Konwencji Haskiej, wyznacza własne organy, które są właściwe do wydawania klauzuli apostille. Wydawaniem klauzuli w krajach europejskich zajmują się Ministerstwa Spraw Zagranicznych poszczególnych państw. Inaczej wygląda to w Stanach Zjednoczonych, gdzie organem uprawnionym do wydania apostille są właściwe miejscowo urzędy stanowe. Lista instytucji państwowych, które zajmują się wydawaniem klauzuli apostille, dostępna jest na stronie https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Jakie problemy mogą pojawić się podczas procedury nadawania klauzuli?

Należy zaznaczyć, że klauzula apostille nie może zostać wydana w stosunku do dokumentu wystawionego w formie elektronicznej. W przypadku niektórych dokumentów w tradycyjnej formie wymaga się ich wcześniejszego uwierzytelnienia (przed złożeniem wniosku o wydanie klauzuli).

I tak, np. w przypadku dokumentów sądowych i notarialnych (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) przed wydaniem klauzuli wymagane jest uwierzytelnienie wydane przez właściwy miejscowo sąd okręgowy albo sąd apelacyjny (w przypadku dokumentów wydanych przez sąd apelacyjny).

Należy pamiętać również, że nie wszystkie kraje ratyfikowały Konwencję Haską (np. Kanada). Oznacza to, że podczas procesu legalizacji dokumentów musimy posłużyć się odrębnymi, krajowymi regulacjami. Aktualny wykaz państw stron Konwencji Haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej: www.hcch.net