Regulamin pracy - co powinien zawierać i jak go wprowadzić?

Regulamin pracy jest jednym ze źródeł prawa pracy. Zgodnie z art. 104 kodeksu pracy ustala on organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W jakich przypadkach jego wprowadzenie w zakładzie pracy jest obligatoryjne? Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy jest obowiązkowy w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. W tych, w których pracowników jest mniej, jest to fakultatywne. Obowiązek taki istnieje również, jeśli w przedsiębiorstwie pracuje przynajmniej 20 pracowników, a z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy wystąpiła zakładowa organizacja związkowa. Natomiast jeśli u danego pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy, który swoją treścią obejmuje również zagadnienia typowe dla regulaminu pracy, wymogu wprowadzenia regulaminu pracy nie ma w żadnym przypadku.

Co musi zawierać regulamin pracy?

Treść regulaminu pracy określa art. 104(1) kodeksu pracy. Zgodnie z nim regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

  • organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
  • porę nocną,
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
  • wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
  • rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązki dotyczące BHP oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin pracy a kary porządkowe

Regulamin pracy powinien również zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może stosować wobec pracownika następujące kary porządkowe:

  • upomnienia,
  • nagany,
  • pieniężne.

Kara upomnienia i nagany grozi pracownikowi, który:

  • nie przestrzega ustalonej ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
  • narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy przeciwpożarowe,
  • nie przestrzega obowiązków dotyczących potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Natomiast karę pieniężną pracodawca może zastosować:

  • za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP i przeciwpożarowych,
  • gdy pracownik opuszcza miejsce pracy bez usprawiedliwienia,
  • za stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości albo za spożywanie alkoholu w miejscu pracy.

Jak wprowadzić regulamin pracy?

Zgodnie z art. 104(2) kodeksu pracy regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli w danym przedsiębiorstwie nie ma związków zawodowych, pracodawca sam ustala regulamin pracy. Uzgodnienie regulaminu z organizacją związkową nie ma charakteru bezwzględnego. Oznacza to, że nie ma ono znaczenia dla wejścia regulaminu w życie.

Przebieg uzgodnień można podzielić na dwa przypadki. Pierwszy ma miejsce wtedy, gdy u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa. W takiej sytuacji pracodawca uzgadnia z nią czas trwania negocjacji. Przepisy nie wskazują, jaki jest maksymalny czy minimalny czas prowadzenia negocjacji. Przez analogię można wskazać termin 30-dniowy, jak w art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Jeśli w założonym czasie pracodawca i organizacja związkowa nie dojdą do porozumienia, pracodawca może samodzielnie wprowadzić w życie regulamin pracy.

Druga sytuacja ma miejsce, gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa. Wtedy zastosowanie mają przepisy ustawy o związkach zawodowych, a konkretniej art. 30 ust. 4 i 5. Zgodnie z tym przepisem organizacje związkowe przedstawiają pracodawcy wspólne stanowisko. Tak samo jak w pierwszym przypadku, jeśli związki zawodowe nie wypowiedzą się w uzgodnionym z pracodawcą terminie, pracodawca może samodzielnie ustanowić regulamin pracy. Jeśli związki zawodowe nie mogą dojść do porozumienia co do wspólnego stanowiska w sprawie treści regulaminu, wystarczy, by wypowiedziały się tzw. organizacje reprezentatywne. Są nimi te organizacje związkowe, które zgodnie z art 25(3) ustawy o związkach zawodowych:

  • będące jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszające co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub
  • zrzeszające co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Jeśli żadna z działających organizacji nie spełnia tych wymogów, wtedy za reprezentatywną uważa się tą, która posiada w swoich szeregach więcej członków.

Jeśli organizacje reprezentatywne nie przedstawią stanowiska w ciągu 30 dni, pracodawca sam ustala treść regulaminu pracy.

O regulaminie należy poinformować pracowników

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jego treści do wiadomości pracownikom. Należy to uczynić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Sposób ten wynikać może np. ze specyfiki pracy. Jeśli wszyscy pracownicy pracują za biurkiem, wystarczy treść regulaminu wysłać np. mailem. To nie będzie możliwe np. w fabryce, gdzie właściwszym wydaje się powieszenie regulaminu w pokoju socjalnym bądź na tablicy ogłoszeń. Ważne jest, żeby każdy z pracowników miał możliwość zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Nowym pracownikom należy przedstawić regulamin pracy przed rozpoczęciem przez nich pracy.

Jak zmienić regulamin pracy?

Wszelkich zmian w regulaminie dokonuje się w taki sam sposób, w jaki się go ustanawia. Należy więc pamiętać o powyższych procedurach. Zmiana treści regulaminu pracy nie wymusza na pracodawcy dokonywania wypowiedzeń zmieniających ani zawierania porozumień zmieniających. Nie będzie to miało miejsca nawet wtedy, gdy nowa treść regulaminu jest dla pracowników mniej korzystna niż poprzednio obowiązująca.