Konsekwencje podatkowe używania samochodu służbowego do celów prywatnych

Udostępnianie pracownikowi samochodu należącego do pracodawcy wywołuje skutki podatkowe. Z punktu widzenia pracodawcy – zależnie od formy organizacyjno-prawnej prowadzonej przezeń działalności - powstaje przede wszystkim kwestia zaliczania kosztów eksploatacji samochodu do jego kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych albo od osób prawnych.

Wykorzystywanie przez pracowników samochodów wyłącznie do celów służbowych, tzn. ściśle: wykonywania czynności mieszczących się w przedmiocie działalności (gospodarczej) pracodawcy oraz w celu osiągania przezeń przychodów – stanowi oczywiście podstawę do uznania związanych z tym wydatków za koszty uzyskania przychodów pracodawcy (paliwo, koszty eksploatacji, wymiany opon, płynów, parkowania itp.).

Nieodpłatne świadczenie pracownika

Udostępnianie samochodów pracodawcy do celów prywatnych pracowników wywołuje natomiast konsekwencje podatkowe u pracodawcy i u pracownika. W tym miejscu należy podkreślić, że począwszy od 01.01.2015 r. – udostępnienie pracownikowi samochodu do wykorzystania w celach prywatnych nieodpłatnie – stanowi podstawę do uznania tzw. „nieodpłatnego świadczenia” przysługującego pracownikowi. Taką hipotetyczną, ale powszechnie obowiązującą wartość tego świadczenia, uznano w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) w kwocie:

  • 250 zł/m-c – dla samochodu o pojemności silnika do 1.600 cm sześc.
  • 400 zł/m-c – dla samochodu o pojemności silnika powyżej 1.600 cm sześc.

O ile zatem w umowie o udostępnienie samochodu nie ustalono odpłatności za korzystanie z samochodu do celów prywatnych, to należy za cały miesiąc (względnie część miesiąca, jeżeli wykorzystywano samochód do celów prywatnych tylko w tej części) jedną z tych kwot doliczyć do wynagrodzenia należnego pracownikowi. Zwiększy to podstawę opodatkowania dochodu oraz obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne.

Warto zaznaczyć, że powyższe „ryczałty” nie obejmują kosztu paliwa zużytego przez pracownika do jazd prywatnych. Wartość tego paliwa, zakupionego na koszt pracodawcy, należy ustalić odrębnie i także – na powyższych zasadach – doliczyć do wynagrodzenia pracownika, oskładkować je oraz opodatkować.

Podatek zależny od wielkości opłaty

Jeżeli w regulaminie przyjmuje się odpłatność za korzystanie z samochodu do celów prywatnych, to konsekwencje podatkowe będą zależne od wielkości tej opłaty. Jeżeli ustalona cena będzie wyższa od wskazanych wyżej zryczałtowanych kwot, to po stronie pracodawcy powstanie przychód; dla pracownika niestety taka kwota nie będzie kosztem uzyskania przychodu ze stosunku pracy. Ale też nie będzie opodatkowana podatkiem dochodowym, bo przecież jest wydatkiem pracownika, a nie jego przychodem. Jeżeli ustalona cena za używanie samochodu do celów prywatnych będzie niższa od w/w ryczałtów, to różnica między umówioną ceną a odpowiednią kwotą z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT winna zostać doliczona – na wskazanych wyżej zasadach – do wynagrodzenia pracownika.

(Np. w umowie ustalono odpłatność w wysokości 100 zł/m-c, a pojemność silnika wynosi 1,9 l.  W takiej sytuacji do przychodu pracownika powinien pracodawca doliczyć 300 zł/mc). Także i tu należy odróżniać wynagrodzenie za używanie samochodu od kosztu paliwa.

Skutki w podatku VAT

Należy jeszcze pamiętać o skutkach w podatku VAT. Tu sytuacja jest złożona po stronie podatnika VAT-u, czyli w omawianym przypadku – pracodawcy. Ponieważ do celów prywatnych nie mogą w istocie być wykorzystywane samochody ciężarowe i specjalistyczne (gdyby w indywidualnym przypadku tak było, to po prostu należałoby przyjąć np. najem pojazdu i obciążenie pracownika fakturą; sprawa staje się w tym przykładzie b. skomplikowana) – omówione zostanie poniżej wykorzystanie tylko samochodów osobowych. Generalnie zatem pracodawca jest obowiązany do wykazania za dany miesiąc podatku VAT należnego, jeżeli przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT przy nabyciu samochodu.

Jeżeli takie prawo do odliczenia było ograniczone, to wtedy pracodawca nie musi wykazywać VAT od udostępnienia samochodu pracownikowi nieodpłatnie (czyli w ramach w/w zryczałtowanych kwot 250/400 zł). W przypadku odpłatności ponoszonej przez pracownika uwzględnić należy powyższe zasady odpowiednio. Koszt paliwa zakupionego ze środków pracodawcy, ale wykorzystanego na cele prywatne pracownika, nie ma wpływu na prawo do odliczenia VAT w tej części.