Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki jest jednym z wyznaczników zdolności prawnej spółki w organizacji, a po zarejestrowaniu – spółki właściwej. Ponieważ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną, zgodnie z art. 38 Kodeksu cywilnego, działa ona przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie lub opartym na niej statucie. Umowa spółki staje się więc jednocześnie zbiorem norm wewnętrznych spółki, które jednak rzutować mogą na stosunki zewnętrzne.

Elementy umowy

Umowa spółki musi zawierać pewne minimum, o którym mowa w art. 157 § 1 ustawy Kodeks spółek handlowych (dalej jako „ksh”). Zgodnie z tym przepisem, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

1) firmę i siedzibę spółki;

2) przedmiot działalności spółki;

3) wysokość kapitału zakładowego;

4) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

6) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Oznacza to, że umowa spółki musi zawierać pewne minimum, bez którego rejestracja spółki nie będzie możliwa. Natomiast po wpisie do rejestru, jeżeli w ogóle by nie zawarto umowy spółki, lub jeśli umowa spółki nie zawierałaby postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności, kapitału zakładowego czy wkładów, mogłoby to być podstawą nieważności spółki na podstawie art. 21 ksh (stanowiącym o przesłankach rozwiązania przez sąd rejestrowy spółki kapitałowej). Przepis ten wskazuje jednocześnie, które elementy umowy należy uznać za „ważniejsze”, a których pominięcie powoduje powstanie poważnych braków.

Uzupełnienie treści umowy

Uzupełnieniem obowiązkowego określenia treści jest art. 158 i 159 ksh. Stanowi on o formie wkładu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w celu pokrycia udziału. I tak, jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów (art. 158 § 1 ksh). Natomiast, zgodnie z art. 159 ksh, jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki.

Umowy spółek niejednokrotnie zawierają także klauzule zapisu na sąd polubowny. Co do zasady, aby sąd arbitrażowy mógł rozpoznać spór pomiędzy stronami, muszą one zawrzeć umowę o arbitraż. Tym samym zakres związania zapisem arbitrażowym wyznaczają strony takiej umowy (art. 1161 § 1 ustawy Kodeks postępowania cywilnego, dalej jako „kpc”). Jednakże w kontekście sporów ze stosunku spółki w art. 1163 § 1 kpc przewidziano wyjątek od tej reguły. Zgodnie z tym przepisem zamieszczony w umowie (statucie) spółki handlowej zapis na sąd polubowny dotyczący sporów ze stosunku spółki wiąże spółkę oraz jej wspólników, a także organy spółki i ich członków.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w zakresie dotyczącym praw i obowiązków pracowników będących wspólnikami, stanowi także źródło prawa pracy. Umowa ta może np. stanowić, że wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi będącemu wspólnikiem jest dopuszczalne tylko w przypadku okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy na podstawie art. 52 Kodeksu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 sierpnia 2007 r., sygn. III PK 24/07).

Forma zawarcia umowy

Zgodnie z art. 157 § 2 ksh, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Naruszenie tej formy powoduje bezwzględną nieważność umowy spółki na podstawie art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego. Co za tym idzie, również wszelkie zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagają formy aktu notarialnego. Dotyczy to zarówno spółki w organizacji, jak i spółki właściwej (art. 255 § 3 ksh).

W przypadku, gdy umowa spółki jest zawierana w formie aktu notarialnego przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej samej formie. Stanowi ono pełnomocnictwo szczególne z wyraźnym określeniem, że osoba ta jest umocowana do podpisania konkretnej umowy. Umowę spółki należy zawrzeć jednocześnie przed notariuszem i nie można przystąpić w przyszłości do umowy. Natomiast możliwe jest przyszłe objęcie udziałów i przystąpienie do spółki nowego wspólnika lub nabycie udziałów od wspólnika lub spółki (art. 200 ksh).

Wzorzec umowy

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych umożliwiła tworzenie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Zgodnie z art. 157(1) § 1 ksh, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być więc zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 157(1) § 2 ksh). Ma to pozwolić na szybką (w założeniu ustawodawcy w ciągu jednego dnia – por. art. 20a ust. 2 ustawy o KRS) rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz pominięcie stanu spółki w organizacji. W celu elektronicznej rejestracji spółki z o.o. konieczne jest założenie i aktywowanie indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym służącym do obsługi zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionego w systemie teleinformatycznym.