Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (zwana potocznie umową szkoleniową) regulowana jest przez przepisy kodeksu pracy, w artykułach 103(1) – 103(6). W umowie tej pracownik oraz pracodawca określają wzajemne prawa i obowiązki związane z uczestnictwem pracownika w danym kursie, w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych podwładnego. Przez podniesienie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie i uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności przez pracownika. Może to mieć miejsce z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.
Na podstawie przedmiotowej umowy pracodawca kieruje pracownika na szkolenie podnoszące jego kwalifikacje zawodowe. Nowe umiejętności lub wiedza są niezbędne – lub co najmniej przydatne - do wykonywania pracy w danej firmie. Pracodawca wysyłający swego pracownika na takie szkolenie pokrywa koszty tej inicjatywy. Nie ma obowiązku zawierania umowy szkoleniowej, jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W innej sytuacji jest to zabezpieczenie dla pracodawcy, że pracownik nie zwolni się po ukończeniu szkolenia. Gdyby natomiast się zwolnił, musiałby w tej sytuacji pokryć koszty szkolenia.
W umowie szkoleniowej pracownik najczęściej zobowiązuje się do przepracowania u pracodawcy konkretnego czasu w zamian za pokrycie kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Czas ten zgodnie z kodeksem pracy może wynosić maksymalnie 3 lata. Kodeks pracy dopuszcza dwa sposoby jego liczenia: począwszy od ukończenia szkolenia bądź od rozpoczęcia szkolenia.
Co się dzieje w przypadku niedotrzymania przez pracownika tego obowiązku? W sytuacji, gdy pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (za wyjątkiem wypowiedzenia umowy z powodu mobbingu) lub bez wypowiedzenia - będzie on zobowiązany zwrócić pracodawcy koszty szkolenia w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w trakcie ich podnoszenia.
Innymi przypadkami, gdy zwrot taki będzie obligatoryjny, są następujące sytuacje:
- gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
- gdy pracodawca rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub po jego ukończeniu, w okresie zawartym w umowie (jak wspomniałam wyżej, okres ten może wynosić maksymalnie 3 lata).
W umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych warto wskazać wysokość kosztów szkolenia, na których pokrycie pracodawca wyraża zgodę. Pracodawca nie powinien ustalać kwoty kosztów w sposób dowolny. Ustalenia te powinny opierać się na wyliczeniach rzeczywistych wydatków poniesionych na przeszkolenie pracownika.
Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że zapisy umowy szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne od przepisów kodeksu pracy regulujących podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Tym samym pracodawca nie może przewidzieć w treści umowy innych przypadków, które zobowiązywałyby pracownika do zwrotu kosztów szkolenia, na przykład w sytuacji:
- w sytuacji, gdy do rozwiązania terminowej umowy o pracę pracownika dojdzie w wyniku upływu czasu jej trwania.
- w sytuacji, gdy do rozwiązania umowy dochodzi na mocy porozumienia stron
- zawarcia w umowie zapisów wydłużających czas trwania zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu ponad okres 3 lat
- zawarcia w umowie zapisów, które wymagałyby od pracownika zwrotu całości kosztów szkolenia (zamiast zwrotu kosztów szkolenia w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po zakończeniu szkolenia lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia).
Przepisy kodeksu pracy przyznają pracownikom prawo do zwolnienia od pracy na czas niezbędny do wzięcia udziału w szkoleniu. Zgodnie bowiem z art. 103(1) § 2 i 3 k.p. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
1) urlop szkoleniowy;
2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wymiar urlopu należnego pracownikowi reguluje kodeks pracy. Zgodnie z art. 103(2) k.p. urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:
1) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
2) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
3) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe;
4) 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.