Wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych osobowych

Czy wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych? Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych lub ustawy o własności lokali nie wyodrębniają wprost wspólnoty jako administratora. Jakie dane może przetwarzać wspólnota mieszkaniowa, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej? Co powinien zrobić zarząd wspólnoty mieszkaniowej, aby dostosować się do RODO?

Nie budzi większych wątpliwości fakt, że wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych. Przetwarza dane osobowe, decyduje o celach i środkach przetwarzania, a zatem wszystkie przesłanki z art. 4 pkt 7 RODO, niezbędne do uznania wspólnoty za administratora danych, są spełnione.

Ustawa o własności lokali

Wspólnota mieszkaniowa przetwarza dane właścicieli lokali oraz kontrahentów wspólnoty. Podstawą prawną do istnienia takiego tworu prawnego jak wspólnota mieszkaniowa jest ustawa o własności lokali. Z brzmienia przepisu wynika również podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali przez wspólnotę.

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali, który stanowi, że: ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Wspólnota mieszkaniowa powstaje zatem z mocy prawa oraz dysponuje określonymi prawami i obowiązkami wobec właścicieli lokali.

Za zgodne z prawem uznaje się przetwarzanie danych, które jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 pkt c) RODO). Wspólnota nie powinna uzyskiwać zgody właściciela lokalu na przetwarzanie jego danych osobowych w celu wykonania obowiązku ciężącego na wspólnocie. Uzyskanie zgody na przetwarzanie danych w innym celu jest konieczne, chyba że zachodzi  okoliczność legalizująca przetwarzanie.

Wspólnota mieszkaniowa i obowiązek informacyjny

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, wspólnota mieszkaniowa będąca administratorem danych powinna spełnić wszystkie obowiązki ciążące na administratorze. Do takich obowiązków należy zaliczyć obowiązek informacyjny z art. 13 RODO, który nakazuje wspólnocie w sposób należyty poinformować właścicieli lokalu o trybie i sposobie przetwarzania danych, a także prawach przysługującym im w związku z przetwarzaniem danych.

Rejestr czynności przetwarzania

Wspólnota powinna prowadzić również rejestr czynności przetwarzania. Rejestr ten powinien zawierać m.in. informacje dotyczące celów przetwarzania oraz kategorie osób, których dane dotyczą. W rejestrze nie może także zabraknąć innych szczegółowych danych, wskazanych w art. 30 RODO.

Zarządca wspólnoty mieszkaniowej 

W związku z tym, że wspólnota mieszkaniowa często zatrudnia zarządcę, należy zwrócić uwagę na fakt, że zarządca wspólnoty będzie pełnił funkcję procesora. Nie decyduje on o celach przetwarzania danych, lecz przetwarza dane w imieniu wspólnoty. W takim przypadku zasadne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zarządcy, w której wspólnota wystąpi jako powierzający.