Odtworzenie zagubionych lub zniszczonych akt

Ostatnio media obiegła informacja o pożarze magazynu, w którym przechowywano ważne akta z postępowań egzekucyjnych. Raz na jakiś czas słyszy się z kolei o porozrzucanych w lasach albo skradzionych wraz z samochodami dokumentach sądowych. Zniszczeniu lub zgubieniu ulegają często akta spraw będących w toku. W zdecydowanej większości przypadków są to unikaty bez zachowanych kopii. Jak w takim wypadku przeprowadzić proces do końca?

Na to pytanie odpowiadają przepisy art. 716-729 ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego. Znajdują się one w Księdze czwartej – Postępowanie w razie zaginięcia lub zniszczenia akt. Normują procedurę prowadzącą do odtworzenia utraconych dokumentów, a w konsekwencji do kontynuowania spraw sądowych czy egzekucyjnych.

Co podlega odtworzeniu?

Akta nie zawsze muszą być zrekonstruowane w całości. Taki wariant jest właściwy przede wszystkim w przypadku spraw będących w toku. Zgodnie z zasadami prawa cywilnego wyrok czy merytoryczne postanowienie mogą zostać wydane wyłącznie na podstawie wszystkich twierdzeń stron i zgromadzonych dowodów. Nie ma więc wyjścia – konieczne jest odtworzenie pełnego materiału procesowego.

W sprawach prawomocnie zakończonych odtworzeniu podlegają:

• Orzeczenie kończące postępowanie – najczęściej wyrok, rzadziej postanowienie,
• Ta część akt, która jest niezbędna do ustalenia treści ww. orzeczenia,
• Ta część akt, która jest niezbędna do ewentualnego wznowienia postępowania – złożenia nadzwyczajnego i wyjątkowego środka zaskarżenia od prawomocnego orzeczenia.

Postępowanie odtworzeniowe może być wszczęte na wniosek lub z urzędu. Sąd może więc samemu podjąć decyzję o konieczności odzyskania dokumentacji, jeśli wymaga tego dobro wymiaru sprawiedliwości. Od tej zasady jest jeden wyjątek – postępowanie może być wszczęte wyłącznie na wniosek, jeśli do zagubienia lub zniszczenia akt doszło wskutek siły wyższej (chyba że postępowanie, którego akta zostały utracone, mogło być wszczęte z urzędu).

Jak złożyć wniosek?

Zasady składania wniosku są następujące:

• Odpowiednie podanie może wnieść strona, uczestnik postępowania albo interwenient,
• Termin dla sprawy będącej w toku wynosi 3 lata od zaginięcia lub zniszczenia akt; dla sprawy prawomocnie zakończonej jest to natomiast 10 lat,
• Wniosek składa się:
• w przypadku sprawy prawomocnie zakończonej – do sądu, który rozstrzygał ją w I instancji,
• w przypadku sprawy będącej w toku – do sądu, w którym sprawa ostatnio się toczyła; jeśli właściwy według tej zasady miałby być sąd drugiej instancji albo Sąd Najwyższy, a konieczne jest odtworzenie pełnych akt, przekazuje on sprawę do sądu rejonowego,
• w przypadku, gdy sprawa toczyła się w państwowym biurze notarialnym – do sądu rejonowego, w którego okręgu znajdowało się to biuro.
• We wniosku należy określić dokładnie sprawę, dołączyć wszelkie urzędowo poświadczone odpisy znajdujące się w posiadaniu zgłaszającego wniosek oraz wskazać znane mu miejsca, w których dokumenty lub ich odpisy się znajdują.

Procedura odtworzenia akt

Procedura w przedmiocie rekonstrukcji akt postępowania jest kilkuetapowa. W pierwszej kolejności sąd wzywa wszelkie podmioty mające jakikolwiek udział w sprawie do złożenia urzędowo poświadczonych odpisów dokumentów, które znajdowały się uprzednio w aktach albo mogą pomóc w dokonaniu rekonstrukcji. Co istotne, każdy musi odpowiedzieć na wezwanie sądu – jeśli nie posiada żadnych dokumentów, musi sporządzić stosowne oświadczenie. Brak reakcji może spowodować nałożenie grzywny.

Drugi etap zostaje uruchomiony, gdy pierwszy nie przyniósł wystarczających rezultatów. Sąd tym razem wzywa strony do złożenia:

• dokładnych oświadczeń co do treści zaginionych lub zniszczonych pism,
• dowodów na zawarte w nich twierdzenia, nie wyłączając prywatnych odpisów oraz innych pism i notatek, które mogą być pomocne przy odtworzeniu akt.

Równolegle sąd podejmuje pewne działania z urzędu. Przegląda repertoria czy księgi biurowe. Przesłuchuje w charakterze świadków: sędziów, prokuratorów, protokolantów, pełnomocników stron i inne osoby, które uczestniczyły w postępowaniu lub które mogą wypowiedzieć się co do treści akt.

Po przeprowadzeniu dochodzenia w pełnym zakresie, sąd wydaje postanowienie kończące postępowanie odtworzeniowe. Wskazuje w nim co udało się zrekonstruować, a czego nie. Na orzeczenie w tym przedmiocie przysługuje zażalenie.

A co w przypadku porażki?

Jeśli nie uda się zrekonstruować akt w niezbędnym zakresie, sprawa będąca w toku może być wszczęta ponownie. Co istotne, podmiot wszczynający postępowanie nie musi martwić się kwestią przedawnienia roszczeń. Bieg tego okresu rozpoczyna się na nowo od daty uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego niemożliwość odtworzenia akt lub odmawiającego podjęcia dalszego postępowania.

Zniszczenie lub zagubienie akt z całą pewnością utrudnia doprowadzenie postępowania do szczęśliwego finału. Jeśli nawet dojdzie do pełnego odtworzenia akt, cała procedura wydłuży się zapewne o wiele miesięcy. Nie tak łatwo bowiem zebrać wszystkie niezbędne dokumenty. Dlatego zawsze warto pamiętać o zrobieniu kopii wszystkich pism i dowodów wysyłanych do sądu we własnej sprawie. Najlepiej zabezpieczyć je w swoim domu i zachować na „czarną godzinę”.