Zwołanie zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

Jednym z głównych organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zgromadzenie wspólników. Na zgromadzeniu wspólników podejmowane są uchwały wspólników. Wyróżniamy zwyczajne (coroczne) oraz nadzwyczajne zgromadzenia wspólników. Kiedy się je zwołuje? Jaka jest procedura ich zwołania? Jakie uchwały są na nich podejmowane?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Może ono zostać zwołane w sposób określony w art. 238 k.s.h. Może też odbyć się bez formalnego zwołania, w sposób określony w art 240 k.s.h., tj. bez konieczności wysyłania zaproszeń, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Kompetencje do zwołania zgromadzenia ma zarząd. Rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrotowego lub w terminie oznaczonym w umowie spółki. Umowa spółki może przyznać uprawnienie, o którym mowa powyżej, także innym osobom.

Jak zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników?

W procesie zwoływania zgromadzenia wspólników należy wyróżnić dwa etapy:

1) podjęcie przez zarząd lub inny uprawniony organ decyzji o zwołaniu zgromadzenia wspólników w sposób właściwy dla tego organu (zazwyczaj jest to forma uchwały),

2) wysłanie do wspólników formalnych zaproszeń na zgromadzenie za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Nie ma konieczności wysyłania zaproszeń na zgromadzenie, jeśli będzie brał w nim udział cały kapitał zakładowy spółki. Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy spółka posiada jednego wspólnika.

Zaproszenie na zwyczajne zgromadzenie wspólników

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Zaproszenie powinno być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji, zgodnie z jej zasadami i skierowane do osoby lub podmiotu, który jest wspólnikiem spółki. W przypadku zwoływania ZZW przez zarząd powinno być ono podpisane przez członków zarządu.

W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały. Wyjątkiem jest jednak sytuacja, gdy:

• cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu,
• nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

Zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgromadzenie może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.

Przeczytaj również: Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. możliwe również na odległość 

Przedmiot obrad

Obligatoryjnym przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Absolutorium

Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień należy złożyć zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

Podział zysku lub pokrycie straty

Przedmiotem obrad zgromadzenia może być także podjęcie decyzji o podziale zysku lub pokryciu straty. Sprawy te można jednak wyłączyć spod kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników i przekazać nadzwyczajnemu zgromadzeniu, radzie nadzorczej, grupie wspólników, uprzywilejowanemu wspólnikowi itd.

Z pokryciem straty wiąże się również konieczność podjęcia innej uchwały. Zgodnie z art. 233 k.s.h. jeśli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, konieczne jest podjęcie uchwały o dalszym istnieniu spółki. Należy jednak pamiętać o tym, że w takiej sytuacji zarząd musi zwołać zgromadzenia niezwłocznie. Jeśli więc zwyczajne zgromadzenie wspólników odbędzie się dopiero za jakiś czas, taką uchwałę należy podjąć wcześniej.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych (na przykład art. 235 § 2-3, art. 236, 237 k.s.h.) lub umowie spółki. Ponadto zwołuje się to zgromadzenie również wtedy, gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Nadzwyczajne zgromadzenia wspólników (NZW) to wszystkie te, które nie mają charakteru zwyczajnych. Nie ma tu znaczenia ani sposób zwołania, ani tryb obradowania, ani nadzwyczajne okoliczności. Zdecydowana większość zgromadzeń wspólników ma charakter nadzwyczajnych.

Kto może zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników?

Kompetencje do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników ma zarząd.

Rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna mogą zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane. Również wtedy, gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Umowa spółki może przyznać uprawnienie zwoływania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników innym organom.

W procesie zwoływania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników należy wyróżnić dwa etapy:

• podjęcie przez zarząd lub inny uprawniony organ decyzji o zwołaniu zgromadzenia wspólników w sposób właściwy dla tego organu (zazwyczaj jest to forma uchwały),
• wysłanie do wspólników formalnych zaproszeń na zgromadzenie za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie można wysłać wspólnikowi zgromadzenia pocztą elektroniczną. Może to nastąpić, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie należy wysłać.

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

W sprawach nieobjętych porządkiem obrad zgromadzenia nie można powziąć uchwały. Wyjątkiem jest oczywiście sytuacja, gdy na zgromadzeniu wspólników obecni są wszyscy wspólnicy, a nikt z nich nie zgłosił sprzeciwu co do powzięcia uchwały.

Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym można uchwalić, nawet jeśli nie umieszczono ich w porządku obrad.

Uchwały

Przykładowymi uchwałami podejmowanymi na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników są:

• postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
• zwrot dopłat,
• zawarcie między spółką dominującą a spółką zależną umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę,
• rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej kapitał zakładowy,
• uchwała o dalszym istnieniu spółki, jeśli nie można jej podjąć niezwłocznie na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników,
• otwarcie likwidacji,
• umorzenie udziałów,
• powołanie i odwołanie członka zarządu,
• powołanie pełnomocnika do reprezentacji spółki w umowie między spółką a członkiem zarządu.

Miejsce zgromadzeń

Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgromadzenie wspólników może się jednak odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.