Zmiany w prowadzeniu akt pracowniczych

21 lutego 2018
/

13 lutego 2018 roku została ogłoszona ustawa, której zadaniem jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również umożliwia jej elektronizację. Pojawiła się również zasada nakazująca pracodawcom dokonywania wpłaty wynagrodzenia na konto bankowe pracownika. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku.

Archiwizacja skrócona o 40 lat

Najważniejszą zmianą jest skrócenie czasu, w którym istnieje obowiązek przechowywania akt pracowniczych. Okres 50 lat został zamieniony na 10, jednocześnie zezwolona jest archiwizacja elektroniczna równorzędnie z postacią papierową. Dokumentacją pracowniczą nazywa się dokumenty, które są związane ze stosunkiem pracy i aktami osobowymi osoby zatrudnionej. Jednym z celów tej zmiany ma być również oszczędność, która przyniesie firmom dużą ulgę. Kwota roczna dotychczasowego okresu (50 lat) kosztowała przedsiębiorców łącznie ok. 130 mln. zł.

ZUS a dane potrzebne do emerytury

Każdy pracodawca przez to, że sam będzie posiadał skrócony okres przechowywania ww. dokumentacji ma obowiązek przekazania danych w niej zawartych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Będą one stanowić podstawę wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych w przyszłości. Dodatkową korzyścią z takiego stanu rzeczy jest fakt, że sami pracownicy, w momencie przejścia na emeryturę nie będą musieli samodzielnie zbierać tych informacji.

Zmiany nie tylko w umowie o pracę

Wszelkie ww. zmiany nie dotyczą jedynie pracowników, ale również zleceniobiorców (osoba wykonująca czynności na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub umowy świadczenia usług), co do których Kodeks cywilny stosuje przepisy dotyczące zlecenia. W tym wypadku zleceniodawca również będzie mieć obowiązek przechowywania dokumentacji przez dziesięcioletni okres czasu.

Zmiany nie dla wszystkich

Z pełnego wachlarza zmian skorzystają jedynie pracownicy zatrudnieni najwcześniej 1 stycznia 2019 roku. W innym przypadku nadal będzie obowiązywał okres pięćdziesięcioletni, chyba że pracodawca złoży stosowne oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i dokona ich złożenia. Dotyczy to wszystkich zatrudnionych w tym czasie pracowników i osób przyjmujących zlecenie. Pracodawcy, którzy dokonali zatrudnienia przed 31 grudnia 1998 roku nie mają możliwości skrócenia okresu 50 lat archiwizacji dokumentacji dla tych pracowników.

Ze względu na specyficzną pracę, jaką charakteryzują sie górnicy (jak również wykonujący pracę równorzędną) ich pracodawcy nie mają możliwości skorzystania z dobrodziejstw nowej ustawy. Jest to równoznaczne z ww. pięćdziesięcioletnim okresem przechowywania dokumentacji związanych z aktami osobowymi górnika i jego stosunkiem pracy.

Wypłata tylko na konto

Drugą dużą zmianą jest obowiązek wypłaty wynagrodzenia w formie przelewu na podane przez pracownika konto bankowe. Obecnie w Kodeksie cywilnym obowiązywał przepis przekazania pieniędzy do rąk własnych osoby zatrudnionej, a inne możliwości były dozwolone tylko za zgodą zainteresowanego (pracownika).

Zgodnie z tą zmianą pieniądz bezgotówkowy stanie się wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia. Każdy pracownik od dnia 1 stycznia 2019 roku, chcący odbierać gotówkę będzie musiał złożyć stosowny wniosek.