Czy Krajowe Biuro Wyborcze i jednostki samorządu terytorialnego powinny zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych?

Niebawem odbędą się wybory samorządowe. Nadal nie brakuje kwestii spornych dotyczących ich prawidłowego przeprowadzenia. Czy Krajowe Biuro Wyborcze powinno zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z jednostkami samorządu terytorialnego, w celu realizacji wyborów?

 – Zarówno Krajowe Biuro Wyborcze, jak i jednostki samorządu terytorialnego są administratorami odpowiadającymi za proces przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją i przeprowadzeniem wyborów. Dlatego zawieranie przez nie umów powierzenia przetwarzania danych jest niewłaściwą praktyką – jednoznacznie rozstrzyga pojawiające się wątpliwości Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dr Edyta Bielak – Jomma.

Stanowisko Prezesa UODO zostało przekazane Przewodniczącemu Państwowej Komisji Wyborczej.  Informacja ta pojawiła się na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wątpliwości zostały rozwiane

W piśmie do Przewodniczącego Państwowej Komisji Wyborczej Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych określiła status Krajowego Biura Wyborczego oraz samorządów terytorialnych. Powiedziała również, gdzie można doszukiwać się podstaw prawnych takiej koncepcji.

Zarówno zadania Krajowego Biura Wyborczego, jak i jednostek samorządu terytorialnego zastały określone w przepisach Kodeksu wyborczego. Realizując je, podmioty te przetwarzają dane osobowe, stając się ich odrębnymi administratorami w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. – twierdzi Edyta Bielak – Jomma.

Warto również zwrócić uwagę na powiązania Krajowego Biura Wyborczego, które współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego. Organy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Rozstrzygając tę kwestię, należy się odwołać do przepisu art. 26 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, który stanowi, że: jeżeli co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania, są oni współadministratorami.  Krajowe Biuro Wyborcze i jednostka samorządu terytorialnego posiadają zatem status współadministratorów.

W związku z powyższym, omawiane organy nie tylko nie mają podstaw do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania, ale też nie mają potrzeby dokonywania takiej czynności prawnej.

W przypadku zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych mamy do czynienia z dwoma rodzajami podmiotów: administratorem danych osobowych oraz procesorem (podmiotem przetwarzającym), przy czym procesor dokonuje czynności przetwarzania w imieniu administratora i podlega jego kontroli.

Urząd Ochrony Danych Osobowych zwrócił również uwagę na to, że: nie można być jednocześnie administratorem i podmiotem przetwarzającym dane w tym samych celach, gdyż status administratora oznacza pełną autonomię w podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych.