Monitoring w miejscu pracy

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych wymusiła na ustawodawcy zmianę kodeksu pracy. Nowelizacja z 25 maja 2018 roku wprowadziła do przepisów prawa pracy regulacje dotyczące monitoringu w miejscu pracy. Kiedy można zamontować monitoring w miejscu pracy? W jaki sposób informować pracowników o monitoringu?

Zgodnie z art. 22 kodeksu pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy. To odróżnia umowę o pracę od umów cywilnoprawnych, jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Działanie pod kierownictwem ma miejsce wtedy, gdy spełnione są następujące przesłanki:

• wyznaczenie pracownikowi czasu i miejsca pracy,
• przestrzeganie norm pracy,
• wykonywanie poleceń przełożonego,
• podpisywanie listy obecności,
• podporządkowanie regulaminowi i poleceniom kierownictwa,
• dyspozycyjność pracownika,
• określenie miejsca i czasu wykonywania powierzonego zadania,
• wykonywanie zadań pod nadzorem kierownika.

I to właśnie ta ostatnia przesłanka, czyli nadzór pracodawcy, jest kluczowa w kwestii monitoringu miejsca pracy. Zgodnie bowiem z treścią nowego art. 22(2) kodeksu pracy monitoring jest szczególnym nadzorem nad terenem zakładu pracy.

Kiedy można zamontować monitoring w zakładzie pracy?

W art. 22(2) kodeksu pracy czytamy, że pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę.

Są to jedyne sytuacje, kiedy zakładanie monitoringu w zakładzie pracy jest legalne. Każdy inny powód będzie naruszeniem praw pracowników. Pracodawca musi więc wykazać, że tylko za pomocą kamer będzie mógł zapewnić właściwy nadzór w zakładzie pracy.

Monitoring w zakładzie pracy nie może naruszać prawa do prywatności

Montowanie monitoringu może być dla pracodawcy bardzo kuszącą opcją. W końcu, jak mówi powiedzenie, kontrola jest najwyższą formą zaufania. Należy jednak pamiętać o tym, że monitoring nie może naruszać prawa pracownika do prywatności. Precyzuje to art. 22(2) par. 2 kodeksu pracy. Bowiem zgodnie z tym przepisem monitoring nie obejmuje:

• pomieszczeń sanitarnych,
• szatni,
• stołówek,
• palarni,
• pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Wyjątkowo dopuszcza się montowanie monitoringu w tych pomieszczeniach, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów opisanych powyżej. Należy jednak pamiętać, że montaż monitoringu nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika. Nie może ponadto naruszać zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Może się to odbyć w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Nagrania z monitoringu pracodawca może wykorzystywać jedynie do celów, dla których zostały zebrane. Okres przechowywania nagrań z monitoringu wynosi maksymalnie 3 miesiące od dnia ich nagrania. Termin ten można jednak wydłużyć, jeśli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu. Wtedy nagrania należy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po wskazanych powyżej okresach nagrania należy zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Należy jednak wskazać, że terminy te dotyczą tylko tych nagrań, które zawierają dane osobowe. Tak więc nagrania np. samych pomieszczeń pracodawca może przechowywać znacznie dłużej.

Monitoring w zakładzie pracy – informowanie pracowników

Zgodnie z art. 22(2) par. 6 kodeksu pracy cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli żaden z tych dokumentów nie obowiązuje w zakładzie pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o monitoringu obwieszczeniem. O wprowadzeniu monitoringu należy pracowników poinformować na przynajmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to więc przyjąć na przykład formę mailową, ogłoszenia powieszonego w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników itp. Jeśli pracownik zostanie zatrudniony już po wprowadzeniu monitoringu w zakładzie pracy, pracodawca powinien mu przekazać na piśmie informacje, o których mowa w art. 22(2) par. 6 kp przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Miejsca objęte monitoringiem powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Takie oznaczenie musi nastąpić nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring w zakładzie pracy – inne przykłady

W art. 22(3) kodeksu pracy ustawodawca wprowadza również inne rodzaje monitoringu w zakładzie pracy. Przede wszystkim przepis ten dotyczy poczty elektronicznej. Pracodawca ma więc prawo do monitorowania służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Warunkiem jest, by monitoring poczty mailowej nie naruszał tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca może ponadto zastosować inne formy monitoringu. Przykładowo może to być:

• GPS zamontowany w służbowym samochodzie,
• monitoring internetu i komunikatorów używanych na sprzęcie firmowym,
• geolokalizator służbowego telefonu komórkowego czy laptopa.

Do wszystkich form monitoringu stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego. Pracodawcę obowiązują więc również w tym przypadku przepisy dotyczące obowiązków informacyjnych wobec pracownika.

Naruszenie przepisów o monitoringu w zakładzie pracy

Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących monitoringu w zakładzie pracy przewidziane są sankcje. Naruszenie przepisów o monitoringu może być przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Również ustawa o ochronie danych osobowych nakłada kary finansowe na pracodawcę nieprawidłowo stosującego monitoring. Jeśli działania pracodawcy naruszyły dobra osobiste pracownika lub naraziły go na szkody, wówczas pracownik może również na drodze cywilnej dochodzić swoich praw.