Przekazanie ubioru służbowego a podatek dochodowy

Wykonywanie niektórych zawodów, wymaga szczególnej dbałości przez pracownika o jego wygląd zewnętrzny, w tym przede wszystkim o jego ubiór. Dotyczy to w szczególności zawodów, gdzie pracownik przyjmuje klienta w biurze lub placówce, a jego wizerunek świadczy niejako o marce firmy, w której pracownik jest zatrudniony.

Czy przekazanie przez pracodawcę każdego ubioru służbowego jest zwolnione z opodatkowania? Czy każdy wydatek na ubiór służbowy pracodawca może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu?

Przychód pracownika

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. Z dyspozycji tego przepisu wynika zatem jednoznacznie, iż ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ubioru, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania).

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 20 września 2011 r. (ILPB2/415-698/11-2/TR): „wartość ubioru służbowego korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego wyłącznie w sytuacji, gdy ubiór ten jest w rzeczywistości „służbowy”, czyli nie może on służyć pracownikowi również w celach prywatnych. Niemożliwe lub niecelowe powinno być używanie tego ubioru na potrzeby prywatne pracownika.” Ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT nie będzie korzystał zatem ubiór reprezentacyjny (np. garnitur, garsonki).

Jeżeli jednak ubiór służbowy (np. garnitur) będzie się charakteryzować jakimś stopniem wyróżnienia (logo pracodawcy, określona barwa, krój), powodującym, że niemożliwe czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika, będzie istniała możliwość skorzystania ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 10) ustawy o PIT (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 marca 2010 r.; IBPBII/1/415-3/10/BD).

Koszt pracodawcy

Przy uwzględnianiu danego wydatku na ubiór służbowy jako koszt uzyskania przychodu należy mieć na względzie art. 23 ust. 1 pkt 23) ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji. Aby ubiór służbowy mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, musi on posiadać charakterystyczne cechy, dzięki którym traci charakter osobisty i które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych.

Zgodnie ze stanowiskiem zawartym w interpretacji podatkowej z dnia 18 maja 2016 r. (IPPB1/4511-387/16-2/AM) „wydatki związane z zakupem marynarki, garnituru czy tez butów mają charakter wydatków osobistych, i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę. Wydatki te są powszechnie ponoszone przez obywateli, bez względu na ich status społeczny. Każda osoba, niezależnie od tego jaki wykonuje zawód, może ponosić ww. wydatki.

Zgodnie natomiast ze stanowiskiem zawartym w interpretacji podatkowej z dnia 5 stycznia 2016 r. (ILPB1/4511-1-1476/15-2/AN) garnitury, koszule i krawaty, opatrzone trwale charakterystycznymi cechami oraz logo firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie jednak z § 2 pkt 10) tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody z tytułu wartości ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór.