Ponaglenie w prawie administracyjnym – czyli co zrobić, kiedy urzędowi się nie spieszy?

Z lekkim zdenerwowaniem spoglądasz na kalendarz. Minął już tydzień od dnia, w którym powinieneś dostać zezwolenie na pobyt czasowy. Twój pracodawca zaczyna się denerwować, a Ty nie wiesz, co zrobić. Gorączkowo rozmyślasz, jak rozwiązać swój problem, kiedy przypomina Ci się ostatnia rozmowa z bratankiem. Student, a jednocześnie i pasjonat prawa, opowiadał o zmianach w kodeksie postępowania administracyjnego. Wspominał coś o ponagleniu, ale szybko przestałeś go słuchać, bo przecież kogo interesują takie rzeczy. Teraz szukasz nerwowo numeru telefonu do bratanka, wzdychając z ulgą, że jednak warto mieć studenta prawa w rodzinie.

Jedną z naczelnych zasad postępowania administracyjnego jest zasada szybkości, zgodnie z którą organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko. Odzwierciedleniem powyższej zasady są terminy obowiązujące w polskim systemie prawnym. Obowiązkiem jest więc załatwianie sprawy bez zbędnej zwłoki.

Czy rzeczywiście jest to przestrzegane w obecnych realiach?

Zgodnie z badaniami opinii publicznej CBOS przeprowadzonymi w 2017 r. na reprezentatywnej grupie 1016 losowych dorosłych Polaków 39% badanych wypowiada się negatywnie na postawione pytanie dot. działania urzędu w sposób sprawny oraz szybkiej i terminowej realizacji zadań. Rozwiązaniem na opieszałość administracji miało być wprowadzenie środka prawnego, jakim jest ponaglenie.

Instytucję ponaglenia wprowadzono do Kodeksu postępowania administracyjnego nowelizacją z dnia 7 kwietnia 2017 r. Zgodnie z kpa stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli nie załatwiono sprawy w odpowiednich terminach (jest to bezczynność).

Wskazują one, że:

• jeżeli sprawa może być rozpatrzona na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę postępowania (np. wnioskodawcę), to powinna być załatwiona bez zbędnej zwłoki,
• sprawa, którą można rozstrzygnąć w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane urzędowi, które prowadzi postępowanie, powinna być załatwiona bez zbędnej zwłoki; – prowadzenie postępowania w sprawie szczególnie skomplikowanej uzasadnia załatwienie takiej sprawy w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia,
• sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego wyznacza miesięczny termin od wszczęcia postępowania,
• w przypadku skomplikowania termin wynosi maksymalnie 2 miesiące od wszczęcia sprawy.

W przypadku niezałatwienia sprawy w powyższych terminach organ administracji publicznej musi zawiadomić strony. Zawiadomienie powinno zawierać przyczynę zwłoki, nowy termin załatwienia sprawy i pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek dotyczy także zwłok, które nastąpiły z przyczyn niezależnych od organu administracji publicznej.

Ponaglenie przysługuje także w przypadku, kiedy postępowanie jest prowadzone dłużej, niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (jest to przewlekłość).

Czym różni się bezczynność od przewlekłości?

Zgodnie z wyrokiem o sygn. akt II OSK 1031/12 NSA wskazał, że pojęcie bezczynności należy interpretować jako niewydanie w terminie decyzji lub postanowienia względnie aktu lub podjęcia innych czynności. Natomiast przez pojęcie »przewlekłego prowadzenia postępowania« należy rozumieć sytuację prowadzenia postępowania w sposób nieefektywny poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (…), ewentualnie mnożenie przez organ czynności dowodowych ponad potrzebę wynikającą z istoty sprawy (…). Pojęcie »przewlekłość postępowania« obejmować będzie zatem opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Tak wyodrębniona skarga na przewlekłość postępowania dotyczyć będzie sytuacji innych niż formalna bezczynność organu (…).”

Ponaglenie – wymogi formalne

Przepisy wprowadzające instytucję ponaglenia nie przewidują expressis verbis formy, w której należy je wnieść. Pismo to można więc wnieść w każdy przewidziany przepisami kodeksu postępowania administracyjnego sposób. Można to zrobić zatem pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu lub też za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu. Przy czym podanie to powinno zawierać wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie (art. 63 § 2 kpa), a także dodatkowo uzasadnienie. W zależności od formy wniesienia ponaglenia należy opatrzyć je podpisem (w przypadku podania pisemnego lub ustnego do protokołu) albo uwierzytelnić zgodnie z przepisami szczególnymi (w przypadku formy elektronicznej).

Przeczytaj również:
Kiedy parafka, a kiedy podpis? Czy podpis musi być czytelny?

Ponaglenie jest także środkiem bezpłatnym. Dodatkowe opłaty można jedynie ponieść, kiedy dokonuje się go przez pełnomocnika. Ponaglenie powinno być wniesione do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu, który prowadził postępowanie. Oznacza to, że np. w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego jak gminy lub powiaty ponaglenie powinno być wniesione do samorządowego kolegium odwoławczego (chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej), a w przypadku wojewodów – do właściwych w sprawie ministrów. Ponaglenie należy wnieść do organu, który prowadził postępowanie, jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Postępowanie

Organ prowadzący postępowanie jest obowiązany przekazać ponaglenie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy bez zbędnej zwłoki. Musi to nastąpić maksymalnie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Przekazując ponaglenie, organ musi ustosunkować się do jego treści. Organy rozpatrują ponaglenie w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Następnie wydają stosowne postanowienie. Zawiera ono wskazanie, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Stwierdza równocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Ponaglenie – skutki

W przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości organ rozpatrujący sprawę zobowiązany jest do jej załatwienia w określonym terminie (jeżeli postępowanie jest niezakończone) oraz zasądza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości. W razie potrzeby wskazuje także na podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości. Warto dodać, że istnieje możliwość zmiany postanowienia z urzędu dokonanej przez organ rozpatrujący ponaglenie poprzez wyznaczenie dłuższego terminu zakończenia postępowania. Przyczyną tej zmiany jest wyjście na jaw istotnych dla sprawy nowych okoliczności faktycznych lub nowych dowodów, które wymagają dłuższego postępowania.

Jeśli ponaglenie rozpatruje ten sam organ, który prowadził sprawę, występuje odmienny bieg procedowania. W sytuacji stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości organ prowadzący postępowanie niezwłocznie załatwia sprawę oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych danemu zdarzeniu. W razie potrzeby może nakazać podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Czy środek prawny, którym jest ponaglenie, spowoduje usprawnienie działalności urzędów?

Na odpowiedź będziemy musieli z pewnością jeszcze poczekać. Jednak warto mieć w pamięci, że istnieje taka możliwość, bo jednak nie każdy ma w rodzinie studenta prawa.