Jak przygotować Regulamin Pracy?

Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Problematyka ta została uregulowana w art. 104 – 104(4) kodeksu pracy.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Regulaminu nie muszą ustalać ci pracodawcy, u których obowiązuje układ zbiorowy pracy ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Co powinien ustalać regulamin pracy?

Zgodnie z art. 104(1) kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;

3) porę nocną;

4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

5) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;

9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

10) informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Związki zawodowe mają wpływ na brzmienie regulaminu

Regulamin pracy powinien zostać ustalony w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Uzgodnienie regulaminu oznacza konieczność uzyskania zgody związku zawodowego na jego treść. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca samodzielnie.

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje więcej niż jedna organizacja zakładowa, organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko. Jeżeli związki zawodowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tych sprawach podejmuje pracodawca samodzielnie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Przedstawienie przez organizacje wspólnego negatywnego stanowiska na temat treści regulaminu uniemożliwia pracodawcy jego wprowadzenie.

Udostępnienie regulaminu pracownikom

Regulamin pracy powinien zostać udostępniony pracownikom w sposób, w jakim pracodawca zwyczajowo przekazuje pracownikom tego typu informacje. Najczęściej stosowanym sposobem udostępniania regulaminu jest jego wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Regulamin  wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Oświadczenie to należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.