Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Podstawowym aktem prawnym regulującym instytucję zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2015.111.j.t.). – zwana dalej „Ustawą”. Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Regulamin jest drugim po Ustawie najbardziej istotnym dokumentem określającym kwestie związane z funduszem świadczeń socjalnych u danego pracodawcy. Regulamin ten powinien wskazywać przede wszystkim krąg osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Muszą być w nim zawarte również zasady jego tworzenia, tryb przyznawania świadczeń, a także formy pomocy udzielanej ze środków funduszu.

Pracodawca, który utworzy fundusz ma obowiązek przede wszystkim zarządzania zgromadzonymi na nim środkami. W ramach gospodarowania środkami pracodawca zobowiązany jest do prawidłowego wyliczenia wysokości i dokonania odpisu na fundusz w terminach wskazanych w Ustawie.

Kto skorzysta z funduszu?

Z funduszu mogą korzystać wszystkie osoby uprawnione. Pracodawca nie ma możliwości wyłączenia od korzystania ze środków funduszu żadnej z kategorii osób wskazanych w Ustawie. Należy jednak wskazać, że prawo do otrzymania środków z funduszu nie oznacza, że każda uprawniona osoba ma zagwarantowane ich otrzymanie. Czynnikami determinującymi możliwość uzyskania środków są sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej. Do otrzymania określonych świadczeń nie wystarczy więc posiadanie statusu pracownika czy emeryta. Konieczne jest jeszcze spełnienie określonych warunków formalnych i realizacja przesłanek – określonych w regulaminie – dotyczących sytuacji socjalnej.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z Ustawą odpisy i zwiększenia na fundusz,.a także kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, obciążają koszty działalności pracodawcy (art. 6 ust. 1 Ustawy).

Pracodawcy zobowiązani do utworzenia funduszu

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą co do zasady pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 Ustawy), chyba że uwolnią się od tego obowiązku – kwestia ta została wyjaśniona poniżej. W przypadku pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mają oni obowiązek utworzenia funduszu niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Jeżeli natomiast pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, może utworzyć fundusz dobrowolnie. Może on także zdecydować się na wypłacenie świadczenia urlopowego. Problem świadczeń urlopowych został przedstawiony poniżej.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 w zw. z art. 3 ust. 1 Ustawy u pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty układ zbiorowy pracy może postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony. Natomiast u pracodawców, o których mowa w poprzednim zdaniu, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie braku tworzenia funduszu może zawierać regulamin wynagradzania.

Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa powyżej, nie działa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust. 2 i 3 Ustawy). W celu uwolnienia się przez pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty od obowiązku utworzenia funduszu należy więc zawrzeć stosowne postanowienie w układzie zbiorowym albo w regulaminie wynagradzania.

Stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego

W przypadku każdego rodzaju pracodawcy do zdeterminowania, czy jest on zobowiązany utworzyć fundusz,.istotny staje się stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Nie jest więc istotne, czy później w ciągu roku dojdzie do zmniejszenia/zwiększenia zatrudnienia.

Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia funduszu, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego. Jeżeli jednak rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych powinni utworzyć fundusz w trakcie roku kalendarzowego już od dnia rozpoczęcia działalności (art. 6 ust. 1 i 1a Ustawy).

Ustawa dopuszcza prowadzenie przez kilku pracodawców wspólnej działalności socjalnej. Pracodawcy powinni wówczas zawrzeć umowę, w której określi się warunki prowadzenia takiej działalności. Umowa ta w szczególności powinna zawierać przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może również określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu (art. 9 Ustawy).

Świadczenie urlopowe zamiast funduszu

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (oprócz pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – ci pracodawcy mają zawsze obowiązek utworzenia funduszu) mają możliwość wyboru, czy utworzą fundusz do wysokości i na zasadach określonych w Ustawie, czy też – zamiast tworzenia funduszu –  będą wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.

Świadczenie urlopowe jest świadczeniem alternatywnym wobec świadczeń przysługujących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest ono wypłacane przez pracodawcę raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W przeciwieństwie do świadczeń przysługujących z funduszu świadczenie urlopowe ma charakter roszczeniowy. Oznacza to, iż pracownicy mogą żądać od pracodawcy jego wypłaty. Pracownicy muszą jednak spełniać przewidziane w Ustawie warunki (skorzystanie z urlopu wypoczynkowego o odpowiedniej długości). Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego. Określa je Ustawa – odpowiednio do rodzaju zatrudnienia pracownika. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Świadczenie nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników (art.3 ust. 4-6 Ustawy).

Pracodawca może zrezygnować z funduszu i świadczenia urlopowego

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty przysługuje również prawo zrezygnowania zarówno z tworzenia funduszu, jak i wypłacania świadczenia urlopowego. Takie postanowienia powinny pojawić się w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku jego braku - w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego musi on przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3 i 3a Ustawy).

U pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, jednakże mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy,.postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.

Osoby uprawnione do korzystania ze środków Funduszu

Ustawa zalicza do grona osób uprawnionych do korzystania z Funduszu:

  • pracowników i ich rodziny,
  • emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny
  • oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu (art. 2 pkt 5 Ustawy).

Taka definicja „osób uprawnionych” wskazuje na to, że w przypadku utworzenia funduszu pracodawca nie może wykluczyć z kręgu osób uprawnionych do korzystania z jego środków dwóch pierwszych kategorii osób wskazanych powyżej.

Pracownicy obecni oraz byli

Do grupy pracowników zalicza się wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę,.niezależnie od jej rodzaju, wymiaru czasu pracy czy stażu zakładowego. Do tej grupy osób uprawnionych zalicza się także pracowników młodocianych i sezonowych.

Emeryci – byli pracownicy - tego pojęcia nie zdefiniowano na potrzeby Ustawy. Jego wyjaśnienie można jednak znaleźć w odpowiedzi Ministra Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 20599 w sprawie świadczeń socjalnych na rzecz osób, które po rozwiązaniu umowy o pracę przechodzą na emeryturę. Minister w swojej odpowiedzi wskazał:

„Zgodnie z zasadą określoną w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, ze zm.), do osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej u pracodawcy tworzącego fundusz należą pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy - emeryci i renciści i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu w regulaminie.

Oznacza to, że byli pracownicy, a obecnie emeryci i renciści, mają ustawowo zagwarantowane prawo do ubiegania się o świadczenia socjalne według zasad o wyłącznie socjalnym charakterze, określonych w regulaminie funduszu. Wyjaśnić przy tym należy,.że byli pracownicy pobierający świadczenie przedemerytalne nabywają status emeryta w dacie przyznania im świadczenia emerytalnego przez ZUS. Nie wyłącza to jednak możliwości objęcia tych osób opieką socjalną przez byłego pracodawcę na czas przebywania na świadczeniu przedemerytalnym - w drodze stosownego postanowienia w regulaminie funduszu (art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa zasad ustalania statusu emeryta i rencisty na potrzeby socjalne. W związku z tym, w mojej ocenie warto przywołać orzecznictwo sądowe w tym zakresie. W uzasadnieniu do uchwały z dnia 15 listopada 1991 r., sygn. akt I PZP 56/91 (OSNC 1992/4/63), Sąd Najwyższy,.analizując analogiczne, poprzednio obowiązujące regulacje w zakresie prawa emerytów do opieki socjalnej w byłym zakładzie określone w przepisach o zakładowych funduszach socjalnym i mieszkaniowym, podniósł,.iż omawiane przepisy kwalifikacji do kategorii osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie wiążą bezpośrednio i wprost z faktem przejścia na emeryturę,.a jedynie z takimi okolicznościami (warunkami), jak bycie emerytem i bycie pracownikiem zakładu.

Jeżeli więc dana osoba była zatrudniona w określonym zakładzie i po zaprzestaniu pracy ma status emeryta,.to należałoby ocenić, iż należy do kręgu osób uprawnionych u pracodawcy. Zwrot „emeryt - były pracownik zakładu” należy łączyć tylko z tym zakładem pracy,.z którym stosunek pracy ustał bezpośrednio przed powstaniem stanu kwalifikowanego jako posiadanie lub powrót przez daną osobę do statusu emeryta. Zdaniem Sądu Najwyższego zakładem pracy sprawującym opiekę socjalną nad emerytem, jest zawsze ten zakład, w którym emeryt był ostatni raz zatrudniony i to niezależnie od tego,.czy przeszedł on z niego na emeryturę, czy też było to przejście „ponowne”.

Renciści - byli pracownicy

Do tej grupy uprawnionych zalicza się osoby pobierające rentę, które wcześniej były pracownikami danego zakładu pracy. Należy jednak zwrócić uwagę, że mowa o rentach określonych w ustawie o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych.

Członkowie rodzin

Ustawa nie zawiera definicji pojęcia „członkowie rodzin”. To pracodawca w Regulaminie ustala, kogo zaliczy do tego kręgu. Przy dokonywaniu ustaleń można posiłkować się np. ustawą o świadczeniach rodzinnych.  Zgodnie z jej treścią do członków rodziny zalicza się:

  • małżonków,
  • rodziców dzieci,
  • opiekuna faktycznego dziecka oraz
  • pozostające na utrzymaniu dzieci w wieku do ukończenia 25 roku życia.

Członkiem rodziny jest także dziecko, które ukończyło 25 rok życia,.legitymujące się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,.jeżeli w związku z tą niepełnosprawnością rodzinie przysługuje świadczenie pielęgnacyjne.

Do członków rodziny nie zalicza się natomiast:

  • dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego,
  • dziecka pozostającego w związku małżeńskim, a także
  • pełnoletniego dziecka posiadającego własne dziecko.

Kodeks rodzinny i opiekuńczy do członków rodziny zalicza oboje małżonków oraz mieszkających z rodzicami i będących na ich utrzymaniu dzieci.

Do tego kręgu można również zaliczyć:

  • pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym rodziców pracownika,
  • pozostające na utrzymaniu pracownika rodzeństwo oraz wnuki, jeżeli nie ukończyli 18 lat; jeżeli się uczą, do czasu zakończenia nauki, jednak nie dłużej niż np. do 25 roku życia.

Kto jeszcze może skorzystać z funduszu?

Z funduszu mogą również skorzystać "inne osoby, którym przyznano prawo do korzystania ze środków Funduszu". Pracodawca może zatem powiększyć krąg osób uprawnionych. Nie dokonuje jednak na nich odpisu. Do takiego poszerzonego kręgu pracodawcy zaliczają najczęściej zleceniobiorców, współmałżonków lub dzieci zmarłych pracowników. Powiększenie kręgu osób uprawnionych pozostaje wyłącznie w gestii pracodawcy.

Przeznaczenie środków funduszu

Środki zebrane w funduszu można przeznaczyć wyłącznie na dofinansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Dotyczy to np. dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenia zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Przez „działalność socjalną” rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form:

  • wypoczynku,
  • działalności kulturalno-oświatowej,
  • sportowo-rekreacyjnej,
  • opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię,
  • w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
  • udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej,
  • zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Tym samym, wszelkich innych form pomocy, które nie mieszczą się w zakresie wskazanym w Ustawie, nie można udzielić z funduszu. W doktrynie pojawiają się wątpliwości co do zgodności z Ustawą pewnych sposobów przeznaczania środków z funduszu. Warto wspomnieć o kwestiach spornych. Mowa tutaj m.in. o finansowaniu:

  • opieki medycznej pracowników,
  • szczepień,
  • kursów, szkoleń, warsztatów,
  • stołówek pracowniczych,
  • dojazdów do pracy,
  • prezentów okolicznościowych.

Odpowiedzialność karna

Nieprzestrzeganie przepisów Ustawy może wiązać się z odpowiedzialnością karną. Zgodnie z Ustawą kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy,. nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W sprawach, o których mowa w zdaniu poprzednim, orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a Ustawy).