Sprawozdania finansowe już tylko elektronicznie

W zeszłym roku, w grudniu, do Sejmu trafił projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz niektórych innych ustaw. Aktualnie znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości oraz ustawy o biegłych rewidentach będą obowiązywały od 1 października 2018 r.

Niewątpliwie ogromne novum dotyczy m.in. zmian związanych z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych. Ponadto konieczna jest implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek – integracji rejestrów centralnych, handlowych i rejestrów spółek.

Integracja – elektronizacja

Wyżej wspomnianą integrację rejestrów urzeczywistniać ma wprowadzenie obowiązku sporządzania i składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Sprawozdania takie mają być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Konieczność sporządzania i składania w formie elektronicznej odnosić się będzie również do:

• skonsolidowanych sprawozdań finansowych,
• sprawozdania z działalności (dotyczy przedsiębiorców wpisanych do KRS),
• sprawozdania z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdania z płatności lub skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.

Nowela zakłada, iż podmioty wpisane do KRS i jednostki sporządzające sprawozdania finansowe będą je przygotowywały w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Składane w postaci elektronicznej dokumenty finansowe za określony okres sprawozdawczy będą zamieszczone w postaci elektronicznej wyłącznie w prowadzonym w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Wykonanie obowiązków sprawozdawczych i złożenie dokumentów finansowych w postaci elektronicznej do tego zbioru będzie dla danego podmiotu rejestrowego automatycznie generować wpis stosownej wzmianki w dziale 3 rubryce 2 rejestru przedsiębiorców.

Sprawozdania nie trzeba będzie składać w urzędzie skarbowym

Po wpisie w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu sprawozdania finansowego albo po wydaniu postanowienia o przyjęciu tych dokumentów do akt, będą one przekazywane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przekazanie dokumentacji odbywać się będzie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Skutkiem tego ma być zdjęcie z przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego dotychczasowego ciężaru składania sprawozdań finansowych równolegle w dwóch miejscach. Przedsiębiorcy tacy nie będą już składali dokumentów sprawozdawczych osobno do urzędów skarbowych oraz do sądów rejestrowych wraz z wnioskiem o ujawnienie wzmianki sprawozdawczej.

Modyfikacje wprowadzone zostaną również w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Proponowane rozwiązania będą zobowiązywały, aby sprawozdanie z badania było sporządzane w postaci elektronicznej. Ponadto musi być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie.

Kłopotliwy okres przejściowy

Do czasu obowiązywania nowych przepisów, przedsiębiorcy będą musieli się zmierzyć z okresem przejściowym. Od 15 marca do 30 września 2018 r. sporządzana ma być elektroniczna kopia dokumentów pierwotnie sporządzonych w formie pisemnej. Kopia ta opatrzona ma być kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. PESEL osoby podpisującej musi być ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Osoba ta ponadto musi być członkiem organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej, syndykiem albo likwidatorem.