Własnoręczny podpis a skan podpisu w świetle prawa

W niektórych przypadkach polskie prawo wymaga by przy zawieraniu czynności prawnych lub składaniu oświadczeń woli złożono własnoręczny podpis. W czasach rozwoju technologicznego coraz częściej ludzie zadają sobie pytanie, czy forma pisemna musi być konieczna. Do pełnej wersji Polski Online brakuje jeszcze trochę czasu, jednakże pojawiło się już kilka rozwiązań prawnych, które z pewnością ułatwią nam życie. Czy przesłanie umowy faksem lub skan dokumentu spełnia wymagania formy pisemnej?

Czym jest własnoręczny podpis?

Własnoręczny podpis jest ręcznie sporządzonym znakiem, który zawiera w sobie powtarzające się indywidualne cechy. Jego wyjątkowość utrudnia podrobienie i jednocześnie pozwala na odróżnienie go od innych, podobnych znaków.

Czym jest wymóg formy pisemnej?

Forma pisemna w zakresie czynności prawnej polega na umieszczeniu na dokumencie zawierającym oświadczenie woli własnoręcznego podpisu. Warto zauważyć, że całość umowy może być sporządzona w dowolny sposób (np. na komputerze), odręcznie wystarczy złożyć sam podpis. Wyjątkiem jest własnoręczne sporządzenie testamentu. Umowę zawiera się poprzez wymianę dokumentów, z których każdy podpisuje przynajmniej jedna ze stron. Innymi słowy, jeżeli dwie osoby lub inne podmioty zawierają umowę, nie muszą podpisywać się na swoich egzemplarzach.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

(art. 78 – Kodeks Cywilny)

Czy własnoręczny podpis musi być czytelny?

Zdaniem sądu własnoręczny podpis nie musi być czytelny. Najważniejsze jest to, by znak graficzny pozwolił zidentyfikować swojego autora. Innymi słowy, najważniejsze są cechy indywidualne a zarazem powtarzalne nie sam fakt czytelności.

Podpis w rozumieniu art. 78 KC nie musi być czytelny. Za ważny podpis uważa się nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem lub podpis samym nazwiskiem, lecz także – i najczęściej – skrót podpisu („podpis nieczytelny”), którego wystawca zwykle używa przy podpisywaniu dokumentów i który jest „godłem” jego podpisu. Dla zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

(I ACa 480/12 – Sąd Apelacyjny w Szczecinie)

Czy własnoręczny podpis musi składać się z imienia i nazwiska?

W tym wypadku wypowiedział się już dawno Sąd Najwyższy a linia orzecznicza skłania się do tego by taki pogląd kontynuować. Nawet jeżeli podpis jest nieczytelny ważne jest by zawierał co najmniej nazwisko lub chociaż jego część ułatwiającą weryfikację.

 Podpis musi wyglądać tak, żeby każdy znający nazwisko wystawcy mógł je bez trudu odczytać. (…) Nie może być uznany za podpis daleko idący skrót nazwiska lub znak graficzny wykonany jego ręką.

(IV Cz 177/14 – Sąd Okręgowy w Katowicach)

Skan podpisu na dokumencie a ważność umowy

Biorąc pod uwagę przepisy prawa należy uznać, że w wielu przypadkach podpis złożony na dokumencie i zeskanowany (lub wysłany faksem) nie spełnia wymogów podpisu. Innymi słowy, w umowach, dokumentach i oświadczeniach woli, przy których kodeks cywilny jasno podkreśla rygor nieważności w stosunku do braku własnoręcznego podpisu inne formy będą bezskuteczne.

Nie jest jednak tak, że wszystkie czynności prawne wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zazwyczaj przepisy jasno wskazują w jakich przypadkach mamy do czynienia z obowiązkiem własnoręcznego podpisu. Poniżej kilka przykładów umów, w których skan podpisu będzie nie ważny:

  • o przejęcie długu;
  • leasingu;
  • o roboty budowlane z generalnym wykonawcą lub podwykonawcą;
  • przeniesienie autorskich praw majątkowych;
  • umowa licencyjna
  • przeniesienie praw z patentu na wynalazek;
  • prawo ochronne na wzór użytkowy;
  • rejestracja wzoru przemysłowego;
  • oświadczenie wspólnika lub akcjonariusza;
  • udzielenie świadczeń zdrowotnych;
  • oświadczenie poręczyciela

Warto zasięgnąć informacji z aktów prawnych przed przystąpieniem do podpisu umowy. W przypadku, gdy przepis nie wskazuje, że forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności możliwe jest jej zawarcie chociażby poprzez przesłanie skanu umowy ze złożonym podpisem.

Czy można zawrzeć umowę pisemną poprzez e-maila?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa nie ma takiej możliwości jeżeli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Tak jak w przypadku opisanym wyżej, skan podpisu jest możliwy w przypadkach, kiedy w akcie prawnym przy danej umowie nie widnieje rygor nieważności. Ważne są również umowy zawarte przez e-mail, które wymagają jedynie formy dokumentowej. W formie dokumentowej ważne jest by nośnik informacji pozwalał na ustalenie osoby składającej oświadczenie woli.

Czy parafa jest zamiennikiem podpisu?

Parafa nie jest tym samym co podpis o czym wspominają przepisy prawa o notariacie. Przez wzgląd, że parafa może składać się z jednego znaku graficznego nie odpowiada wymogowi własnoręcznego podpisu.

Czy własnoręczny podpis na testamencie musi zawierać imię i nazwisko?

Co do zasady tak. Są jednak przypadki, które pozwalają na pewne wyjątki. Mianowicie, osoba wysyłająca testament w formie listu do spadkobiercy może jedynie określić swój stosunek rodzinny. Innymi słowy, kończąc list wystarczy podpis w stylu: Twój Tata.

Ważny jest testament własnoręczny (…) zawarty w liście spadkodawcy skierowanym do spadkobiercy, podpisany w sposób określający jedynie stosunek rodzinny spadkodawcy do spadkobiercy, jeżeli okoliczności nie nasuwają wątpliwości co do powagi i zamiaru takiego rozporządzenia

(III CZP 78/72 – Sąd Najwyższy)

Czy podpis za kogoś jest przestępstwem?

Podpis wykonany za inną osobę jest poważnym przestępstwem. Nie ma znaczenia, czy osoba podpisująca wyraziła zgodę lub nawet gdy o to prosiła. Własnoręczny podpis można wykonać jedynie własnym nazwiskiem lub okazując upoważnienie za kogoś innego.

Dla bytu przestępstwa (…) zupełnie obojętne jest to, czy osoba, której podpis podrobiono na dokumencie, wiedziała o tym lub wyraziła na to zgodę, czy też nie. Dokument jest bowiem podrobiony wówczas, gdy nie pochodzi od osoby, w której imieniu został sporządzony. Podpisanie innej osoby jej nazwiskiem na dokumencie mającym znaczenie prawne, nawet za zgodą tej osoby, stanowi przestępstwo (…) Dla bytu tego przestępstwa jest przy tym obojętne, czy ktoś poniósł przez to szkodę, czy też nie.

(V KKN 29/01 – Sąd Najwyższy)

Z powyższego wynika, że pod żadnym pozorem nie można dokonać podpisu za inną osobę. Co więc z tymi, co nie mogą lub nie mają możliwości podpisać się sami? Mowa tu m.in. o osobach niepełnosprawnych. Prawo nie jest bezwzględne i pozwala na działanie w takich przypadkach. Osoba, która nie ma możliwości własnoręcznie się podpisać może np. odbić odcisk palca na dokumencie. Przy tym odcisku upoważniony przedstawiciel złoży swój własnoręczny podpis.

W sytuacji, kiedy złożenie odcisku palca również nie jest możliwe podpis może zostać poświadczony przez notariusza lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa. W tym wypadku należy wskazać, że podpis, który złożono powstał na życzenie osoby nie mogącej pisać.

Źródło:

  • lawyerka.pl;
  • wikipedia.pl;
  • infor.pl;
  • kancelariaprawnajr.pl;
  • prawo.egospodarka.pl

Akty prawne związane z pojęciem – własnoręczny podpis; skan dokumentu

Zobacz również:

 

Kiedy parafka, a kiedy podpis?

A gdy będę umierał… – warunki ważności testamentu