W postępowaniu upadłościowym, inaczej niż w postępowaniu restrukturyzacyjnym, warunkiem uzyskania zaspokojenia przez wierzyciela jest zgłoszenie wierzytelności. Uprawnienie do zgłoszenia wierzytelności przysługuje wszystkim wierzycielom upadłego, a więc wszystkim osobom, które twierdzą, że upadły jest ich dłużnikiem.
Dochodzenie i zaspokajanie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym jest zróżnicowane w zależności od rodzaju wierzytelności. Owe różnice wynikają m.in. z czasu powstania wierzytelności. Jeżeli mamy do czynienia z wierzytelnością upadłościową, tzn. powstałą przed ogłoszeniem upadłości, to trybem jej dochodzenia jest zgłoszenie wierzytelności. Jeżeli zaś z wierzytelnością w stosunku do masy, tzn. powstałą po ogłoszeniu upadłości, to dochodzić jej można przeciwko syndykowi na zasadach ogólnych. Mimo że zgłoszenia wierzytelności dokonuje się do rąk syndyka, należy przyjąć, że w związku z faktem, że jest ono rozpoznawane na liście wierzytelności w postępowaniu upadłościowym przedsiębiorców lub na etapie ustalenia planu spłaty wierzycieli w postępowaniu upadłościowym osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym jest formą sądowego dochodzenia roszczeń. Postępowanie upadłościowe jest bowiem postępowaniem sądowym, a zgłoszenie wierzytelności przez wierzyciela jest, co do zasady, przesłanką do uzyskania przez uprawnionego ochrony prawnej w tym postępowaniu. Zgłoszenie wierzytelności pełni zatem w postępowaniu upadłościowym funkcję powództwa.
Zgodnie z art. 236 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1228 z późn. zm., dalej również jako „pr. up.”) wierzyciel osobisty upadłego, który chce uczestniczyć w postępowaniu upadłościowym, jeżeli niezbędne jest ustalenie jego wierzytelności, powinien w terminie oznaczonym w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości zgłosić syndykowi swoją wierzytelność. Tryb dochodzenia wierzytelności osobistej powstałej przed ogłoszeniem upadłości (art. 236 ust. 1 pr. up.) polega na zgłoszeniu syndykowi wierzytelności i zasadniczo jest jedynym sposobem dochodzenia jej podczas postępowania upadłościowego. Niezgłoszenie wierzytelności nie powoduje jej wygaśnięcia, pozbawia jedynie uprawnionego możliwości jej zaspokojenia w postępowaniu upadłościowym.
Oznacza to, że wierzyciel, który nie zgłosi swej wierzytelności syndykowi, nie może uczestniczyć w takich czynnościach jak podział funduszów masy upadłości, czy też nie może skorzystać z prawa potrącenia wzajemnych wierzytelności, a także uczestniczyć w planie spłaty wierzycieli ustalonym przez sąd. Z uwagi jednak na to, że jego wierzytelność nie wygasa, może on uzyskać zaspokojenie po umorzeniu postępowania bezpośrednio od dłużnika. Uprawnienie do zgłoszenia wierzytelności przysługuje wierzycielowi także wtedy, gdy jego wierzytelność była zabezpieczona hipoteką, zastawem, zastawem rejestrowym, zastawem skarbowym, hipoteką morską lub przez inny wpis w księdze wieczystej lub w rejestrze okrętowym. Jeżeli wierzyciel nie zgłosi tych wierzytelności, będą one umieszczone na liście wierzytelności z urzędu (art. 236 ust. 2 pr. up.). Co istotne, zgłoszenia nie wymagają jednak należności ze stosunku pracy. Należności z tego tytułu umieszcza się bowiem na liście wierzytelności z urzędu (art. 237 pr. up.).
Zgodnie z art. 239 pr. up. zgłoszenia wierzytelności dokonuje się na piśmie w dwóch egzemplarzach na właściwym formularzu (wzór zgłoszenia wierzytelności dostępny jest tutaj). W zgłoszeniu wierzytelności wierzyciel wskazuje dowody uzasadniające zgłoszenie. Należy podać:
Syndyk sprawdza, czy zgłoszona wierzytelność znajduje potwierdzenie w księgach rachunkowych lub innych dokumentach upadłego albo we wpisach w księdze wieczystej lub rejestrach, oraz wzywa upadłego do złożenia w zakreślonym terminie oświadczenia, czy wierzytelność uznaje. Jeśli zgłoszona wierzytelność nie znajduje potwierdzenia w księgach rachunkowych lub innych dokumentach upadłego albo we wpisach w księdze wieczystej lub rejestrach, syndyk wzywa wierzyciela do złożenia w terminie tygodnia dokumentów wskazanych w zgłoszeniu wierzytelności pod rygorem odmowy uznania wierzytelności. Termin ten nie podlega przedłużeniu ani przywróceniu. Syndyk może jednak uwzględnić dokumenty złożone po upływie terminu, jeżeli nie spowoduje to opóźnienia w przekazaniu listy sędziemu-komisarzowi (art. 243 ust. 2 pr. up.).