Kiedy zmiany w spółce stają się skuteczne?

Spółka może dokonywać w swoich strukturach szeregu różnorodnych zmian. Od zmiany siedziby, poprzez zmiany osobowe w zarządzie, aż do całkowitej modyfikacji przedmiotu prowadzonej działalności. Problem pojawia się w momencie, gdy zmiany te zgłoszono do KRS, ale nie zostały jeszcze zarejestrowane. Czy już obowiązują? Czy może trzeba czekać na ich wpis?

Odpowiedź na to pytanie często jest kluczowa dla działalności spółki. Zrozumienie tego zagadnienia pomoże w określeniu istotnych dla spółki dat. Na przykład od kiedy członek zarządu pełnił swoją funkcję (a więc np. od kiedy mógł podpisywać umowy w imieniu spółki), od kiedy spółka działa pod nowym adresem czy od jakiego momentu posługuje się nową firmą. Dla prawidłowego określenia momentu zaistnienia zmian w spółce konieczne jest rozróżnienie dwóch pojęć: wpisu deklaratoryjnego i wpisu konstytutywnego.

Wpis konstytutywny

Wpis konstytutywny jest o tyle istotniejszy z punktu widzenia osób prowadzących spółkę, że dla swej ważności wymaga zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Innymi słowy: zmiana wymagająca wpisu do KRS nie zacznie obowiązywać, dopóki nie zostanie do KRS wpisana.

Wpisami konstytutywnymi są przede wszystkim te, które wymagają zmiany umowy spółki. Każda zmiana umowy spółki jest wpisem konstytutywnym i dla swej ważności wymaga wpisu do KRS. Przykładowo będą to więc następujące zmiany:

  • firmy spółki,
  • siedziby (czyli miejscowości, zmiana w ramach jednej miejscowości jest jedynie zmianą adresu i należy do wpisów deklaratoryjnych),
  • PKD ujętego w umowie spółki,
  • sposobu reprezentacji spółki,
  • czasu trwania spółki, jeśli jest oznaczony,
  • informacja o tym, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
  • liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.

Kodeks spółek handlowych wymienia również inne przykłady wpisów konstytutywnych, które mogą (ale nie muszą) wiązać się ze zmianą umowy spółki. Należą do nich:

  • powstanie spółki z o.o. – zawarcie umowy spółki powoduje jedynie powstanie spółki z o.o. w organizacji (i tak musi być ona określana do czasu wpisu spółki do KRS),
  • likwidacja spółki,
  • podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego,
  • połączenie, podział i przekształcenie spółki,
  • pozbawienie partnera spółki partnerskiej prawa reprezentowania spółki na podstawie art. 96 par. 2 ksh.

Konstytutywność wpisu musi wynikać bezpośrednio z przepisów ustawy. Brak informacji o tym, że zmiana staje się ważna w momencie jej wpisu do KRS powoduje, iż wpis taki należy uznać za deklaratoryjny.

Wpis deklaratoryjny

Wpis deklaratoryjny jest to taki rodzaj wpisu, który dla swojej ważności nie wymaga rejestracji w KRS. Czynność staje się więc skuteczna z momentem jej dokonania, np. podjęcia uchwały. Zgłoszenie zmiany do KRS ma charakter jedynie porządkowy, potwierdzający dany stan rzeczy, jednakże nadal jest obowiązkiem spółki. Na zgłoszenie zmiany (zarówno konstytutywnej, jak i deklaratoryjnej) spółka ma 7 dni od momentu jej zaistnienia.

Przykładami wpisów deklaratoryjnych są:

  • zmiana adresu spółki (w obrębie tej samej siedziby, czyli tego samego miasta),
  • zmiana składu zarządu, rady nadzorczej,
  • powołanie i odwołanie prokurenta,
  • sprzedaż udziałów w spółce (zmiana wspólnika),
  • zmiana PKD, ale spośród tych wpisanych do umowy spółki,
  • złożenie sprawozdania finansowego,
  • otwarcie likwidacji spółki.

W przypadku wpisów deklaratoryjnych należy pamiętać o tym, że – mimo swojej skuteczności – do czasu ich zgłoszenia do KRS nie widnieją one w odpisie aktualnym spółki. To może rodzić wiele problemów i utrudnień w bieżącej działalności spółki. Przykładowo, w celu potwierdzenia, że osoba podpisująca się pod umową w imieniu spółki ma do tego uprawnienie, nie wystarczy okazanie odpisu aktualnego. W takiej sytuacji do umowy należy dołączyć (lub okazać do wglądu) uchwałę o powołaniu np. w skład zarządu. Niestety nie wszyscy zdają sobie sprawę z różnicy między wpisem konstytutywnym a deklaratoryjnym. Dlatego brak wpisu w KRS może rodzić problemy chociażby z uzyskaniem dostępu do konta bankowego firmy. Banki są jedną z tych instytucji, które uparcie wymagają, by wszystkie zmiany w spółce były widoczne w odpisie KRS. Dlatego tak ważne jest, żeby znać różnice między wpisem konstytutywnym a deklaratoryjnym i wiedzieć, kiedy można egzekwować prawa spółki.

Pamiętaj! Wykreślenie informacji również jest wpisem!

Czytaj również:

Czym jest prawo handlowe i jakie są jego źródła?

Zwołanie zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.