Czym jest prokura, kto i w jaki sposób może ją ustanowić?
Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, udzielanego przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jest ona najszerszym możliwym pełnomocnictwem, jakie występuje w polskim prawie. Obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Instytucję prokury regulują przepisy zawarte w dziale VI kodeksu cywilnego, w artykułach 109(1)-109(8). Poza tym należy pamiętać, że do prokury uzupełniająco stosuje się także ogólne przepisy dotyczące pełnomocnictwa, które także są zawarte w kc. Oczywiście stosuje się je tylko w zakresie niekolidującym z przepisami o prokurze, często po ich odpowiedniej interpretacji. Za ciekawostkę można uznać fakt, że aż do wejścia w życie nowelizacji kc z 14 lutego 2003 roku obowiązywały przepisy o prokurze z kodeksu handlowego z 1934 roku. Obecnie obowiązujące przepisy są odpowiednio unowocześnione. Ogólna konstrukcja pozostała jednak niezmieniona.
Czym jest prokura i jaki jest jej zakres?
Tak jak wspomniane zostało we wstępie – prokura jest wyjątkowym pełnomocnictwem. Wyjątkowość ta wiąże się z tym, że instytucja prokury została stworzona z myślą o przedsiębiorcach i obrocie profesjonalnym. Zgodnie z art. 1091 § 1 kc umocowanie prokurenta obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. To znaczy praktycznie wszystkie czynności związane z tzw. „prowadzeniem przedsiębiorstwa”. Zakres umocowania prokurenta jest bardzo szeroki. Udzielający tego pełnomocnictwa powinien zatem wybrać zaufaną osobę do tej roli.
Tym bardziej, że jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej – nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich. Taki zakaz wynika z dbałości ustawodawcy o bezpieczeństwo obrotu. W praktyce treść umocowania prokurenta ustala ustawodawca. Rzecz jasna przedsiębiorca z prokurentem mogą między sobą ustalić, że prokurent nie będzie korzystał z niektórych kompetencji w zakresie reprezentowania przedsiębiorcy, jednak naruszenie tych ustaleń może jedynie powodować skutki w relacjach wewnętrznych – np. odwołanie prokury. Swojego rodzaju ograniczeniem prokury w stosunku do osób trzecich może być przewidziane w art. 1095 kc ograniczenie prokury do zakresu spraw oddziału przedsiębiorstwa. Jednak możliwość ta nie wpływa na zmniejszenie bezpieczeństwa obrotu. Udzielenie takiej prokury oddziałowej ujawniane jest w rejestrze.
Ograniczenia prokury
Wyłączenia z zakresu umocowania prokurenta zawiera art. 1093 kc. Zgodnie z treścią tego artykułu prokurent nie może:
- zbyć przedsiębiorstwa;
- oddać przedsiębiorstwa do czasowego korzystania;
- zbyć lub obciążyć nieruchomości należących do przedsiębiorstwa;
- powołać innego prokurenta.
Jeżeli przedsiębiorca chciałby, aby prokurent wykonał te czynności, powinien udzielić pełnomocnictwa szczególnego. Jest to niemożliwe jedynie w przypadku powołania innego prokurenta. Jeżeli do danej czynności prawnej przewidziana jest szczególna forma (np. aktu notarialnego), to pełnomocnictwo dla prokurenta do dokonania tej czynności musi być udzielone w tej samej szczególnej formie.
Trzeba także zaznaczyć, że prokura odnosi się jedynie do reprezentacji przedsiębiorcy. Uprawnienia prokurenta obejmują funkcjonowanie w sferze jego zewnętrznych relacji – to znaczy wiążących go z innymi podmiotami. Prokurent nie może wykonywać czynności zarezerwowanych dla zarządu. Jak wynika z orzecznictwa prokurent nie może także reprezentować spółki w czynnościach procesowo-prawnych (tak dnia 4 lipca 2014 roku orzekł Sąd Okręgowy w Szczecinie w sprawie o Sygn. akt VIII Gz 111/14).
Jakie są rodzaje prokury?
Kodeks cywilny wyróżnia kilka typów prokury:
- prokura samoistna – gdy w spółce jest tylko jeden prokurent, który samodzielnie może reprezentować spółkę;
- prokura łączna (prokura właściwa) – gdy w spółce jest przynajmniej dwóch prokurentów, a do ważności czynności prawnej wymaga się ich wspólnego działania;
- prokura mieszana (prokura niewłaściwa) – gdy w spółce powołano tylko jednego prokurenta, ale nie może on działać samodzielnie. Do ważności dokonanej czynności prawnej przy prokurze łącznej niewłaściwej wymaga się działania prokurenta z członkiem zarządu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej;
- prokura oddziałowa – ograniczona jest do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Gdy spółka posiada kilka oddziałów w różnych miastach, działania prokurenta można ograniczyć tylko do jednego oddziału lub do kilku z nich.
Prokury nie można w całości przenieść na inną osobę. Prokurent jest natomiast upoważniony do udzielenia pełnomocnictwa do poszczególnej czynności lub do pewnego rodzaju czynności.
Kto może udzielić prokury?
W zależności od formy prawnej przedsiębiorcy zmieniać będą się osoby upoważnione do udzielenia prokury:
- w spółkach osobowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej) wszyscy wspólnicy mający prawo prowadzenia spraw spółki. Należy pamiętać, że w spółce partnerskiej może to zostać powierzone zarządowi, w którego skład mogą wchodzić także osoby trzecie. Ciekawym rozwiązaniem, które można wprowadzić w spółce komandytowej, jest ustanowienie komandytariusza prokurentem, przez co uzyska on możliwość skutecznego dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki;
- w spółkach kapitałowych (spółce z o.o. oraz spółce akcyjnej) wszyscy członkowie zarządu;
- przedsiębiorca wpisany do CEIDG – możliwość udzielenia prokury przez przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wprowadziła Konstytucja Biznesu.
Należy zaznaczyć, że w w umowie spółki można określić inny sposób ustanowienia prokurenta.
Ustawodawca wyklucza możliwość udzielenia prokury przez przedsiębiorcę w okresie likwidacji. Zakaz ten został zawarty w odpowiednich przepisach, w kodeksie spółek handlowych: w art. 79 w odniesieniu do spółki jawnej (stosowany także do pozostałych spółek osobowych), w art. 284 w odniesieniu do spółki z o.o. oraz w art. 470 w odniesieniu do spółki akcyjnej.
Jak udzielić prokury? Ile kosztuje udzielenie prokury? Obowiązek ujawnienia prokury
Zgodnie z treścią art. 96. kc umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Przedsiębiorca udziela prokury poprzez jednostronną czynność prawną upoważniającą. Zgoda prokurenta nie jest wymagana. Po stronie prokurenta nie rodzi się zobowiązanie do działania w imieniu przedsiębiorcy. Prokurent może oczywiście w sposób wyraźny odmówić wykonywania prokury. W myśl art. 1092 § 1 kc prokura musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności.
Po ustanowieniu prokury w formie pisemnej należy wpisać ją do odpowiedniego rejestru. Obowiązek ten wynika wprost z art. 1098 § 1 kc. Zgodnie z jego treścią udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis ma charakter deklaratywny.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS w ciągu 7 dni składają wniosek o wpis do rejestru na formularzu wraz z załącznikami KRS-ZL. Konkretniej:
- w spółkach jawnych, partnerskich oraz komandytowych należy złożyć załącznik KRS-Z1;
- w spółce komandytowo-akcyjnej – KRS-Z2;
- natomiast w spółkach z o.o. oraz akcyjnej – KRS-Z3.
Kolejnym załącznikiem jest podjęta uchwała o powołaniu prokurenta oraz jego zgodę na pełnienie tej funkcji, wraz z adresem do doręczeń. Koszt zgłoszenia wynosi 350 zł od wniosku (250 za wpis do KRS i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowy i Gospodarczym).
W spółkach zarejestrowanych przez internet można dokonać zgłoszenia online w systemie S24. Koszt takiego wpisu jest tańszy o 50 zł (200 zł wpis do KRS i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG wpisują prokurenta za pośrednictwem portalu CEIDG, wniosek podpisują Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wpis do CEIDG jest natomiast bezpłatny.
Zgodnie z § 2 artykułu 1098 kc zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej oraz mieszanej – także sposób jej wykonywania.
Kim jest prokurent i kto może nim zostać?
Prokurentem – czyli osobą, której udzielana jest prokura – może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokurent jest pełnomocnikiem o ustawowo określonym zakresie umocowania. Posiada uprawnienia do dokonywania pewnych czynności w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy. Nie jest jednak organem osoby prawnej, nie ma zatem obowiązku wykonywania tych czynności.
Czy osoba karana może być prokurentem? Ograniczenia w możliwości pełnienia funkcji prokurenta
Kiedyś nawet osoba skazana prawomocnym wyrokiem mogła zajmować stanowisko prokurenta. Zmieniło się to z dniem 1 października 2018 roku, kiedy to weszła w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych. Istotne znaczenie ma tutaj nowe brzmienie art. 18 § 2. Zgodnie z jego treścią nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach kodeksu karnego, w rozdziałach:
- 33 – Przestępstwa przeciwko ochronie informacji;
- 34 – Przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów;
- 35 – Przestępstwa przeciwko mieniu;
- 36 – Przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu;
- 37 – Przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi,
a także za przestępstwa wymienione w art. 587 (ogłoszenie nieprawdziwych danych) i 591 (bezprawne posługiwanie się dokumentem) kodeksu spółek handlowych.
Zgodnie z § 3 artykułu 18 ksh zakaz ustaje dopiero z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego. Wyjątek stanowi sytuacja, w której wcześniej nastąpiło zatarcie skazania. W myśl § 4 skazany może złożyć wniosek do sądu, który wydał wyrok, o zwolnienie go z zakazu pełnienia funkcji w spółce handlowej lub o skrócenie czasu obowiązywania zakazu. Ma na to trzy miesiące od dnia uprawomocnienia się wyroku. Jednak to uprawnienie nie dotyczy przestępstw popełnionych umyślnie. Sąd rozstrzyga o wniosku, wydając postanowienie.
Istnieją też inne ograniczenia w możliwości pełnienia funkcji prokurenta. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prokurentem nie może być członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, a w spółce akcyjnej nie może być nim natomiast członek rady nadzorczej.
Kiedy wygasa prokura?
Prokurę można w każdej chwili odwołać w sposób przewidziany w umowie spółki. Wygasa ona natomiast automatycznie w sytuacjach:
- wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru;
- ogłoszenia upadłości;
- otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy, a także
- wraz ze śmiercią prokurenta. Śmierć przedsiębiorcy nie powoduje jej wygaśnięcia, podobnie jak utrata przez danego przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych.
Zgodnie z kodeksem cywilnym oraz ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym udzielenie oraz wygaśnięcie prokury należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców.
Czym różni się prokura od zwykłego pełnomocnictwa?
Istota prokury jest analogiczna do pełnomocnictwa. Prokurent dokonuje w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Najważniejsze cechy prokury odróżniające ją od zwykłego pełnomocnictwa to:
- kwalifikacje prokurenta; zgodnie z treścią art. 1092 kc prokurentem może być jedynie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Zwykłym pełnomocnikiem może być osoba fizyczna o ograniczonej zdolności do czynności prawnych, a także osoba prawna;
- sposób ustanowienia; zgodnie z treścią art. 1092 § 1 kc udzielenie prokury wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Nie będzie miał więc zastosowania przepis z art. 99 § 1 kc. W jego myśl obowiązek zachowania formy szczególnej dla pełnomocnictwa występuje jedynie, gdy czynność, której dotyczy umocowanie, ma zostać dokonana w szczególnej formie.
- obowiązek ujawnienia w odpowiednim rejestrze zgodnie z treścią art. 1098 kc.