Nowe dokumenty do ZUS od 2019 roku

Od początku 2019 roku wejdą w życie zmiany dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Skrócony zostanie termin archiwizacji tej dokumentacji. Dotknie on pracowników nowozatrudnionych, jak również tych pracujących już jakiś czas. Tych drugich jednak będzie to dotyczyć tylko wtedy, gdy pracodawca przekaże do ZUS dwa dokumenty:

Obecnie termin przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi aż 50 lat. Skrócony termin, wynoszący 10 lat, wprowadza ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

To udogodnienie nie będzie jednak dotyczyć wszystkich pracowników. Względem osób, które zostały zatrudnione lub podpisały umowę o świadczenie usług przed 1 stycznia 1999 roku nie ma żadnej możliwości skrócenia tego okresu. Pracodawca nie skorzysta również w żadnym wypadku z krótszego terminu, jeśli pracownik wykonywał pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Co to osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku ustawodawca przewidział możliwość skorzystania ze skróconego okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca musi spełnić dodatkowe warunki, mianowicie przekazać do ZUS:

  • oświadczenie ZUS OSW oraz
  • raport informacyjny ZUS RIA.

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmie natomiast wszystkich zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Czas ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy lub umowa zlecenia.

Nowa dokumentacja do ZUS

Ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może skorzystać pracodawca, który przekaże do ZUS dwa nowe dokumenty: ZUS OSW i ZUS RIA.

ZUS OSW jest oświadczeniem, w którym pracodawca informuje, że przekaże do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA dotyczące wszystkich zatrudnionych w swoim zakładzie w okresie 1 stycznia 1999 - 31 grudnia 2018. Ustawodawca nie wskazał terminu na złożenie powyższego oświadczenia. Pracodawca może więc to zrobić w każdym czasie. Może również swoje oświadczenie wycofać, pod warunkiem jednak, że uczyni to przed złożeniem pierwszego raportu ZUS RIA.

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW pracodawca składa raporty informacyjne ZUS RIA. Jest to dokument zastępujący składane do tej pory dokumenty w wersji papierowej. Informacje zawarte w raporcie ZUS RIA Zakład Ubezpieczeń Społecznych umieści na koncie ubezpieczonego pracownika.

W przypadku raportu ZUS RIA ustawa przewiduje termin na jego złożenie.Raport należy przekazać do ZUS:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

ZUS RIA należy przekazać w wersji papierowej również pracownikowi kończącemu pracę u danego pracodawcy.