Benefity pracownicze – co powinien wiedzieć o nich pracodawca?

Benefity pracownicze to nie tylko dodatek do wynagrodzenia, to kluczowy element strategii firmy do pozyskania i retencji pracowników. Odpowiednio dobrane benefity wpływają na lojalność i zaangażowanie zespołu. Jak stworzyć atrakcyjną ofertę dodatków pozapłacowych, która nie tylko zaspokoi potrzeby pracowników, ale i wyróżni firmę na tle konkurencji?

Czym są benefity pracownicze?

Pojęcie benefitów pracowniczych nie posiada definicji prawnej. Jednak uznaje się je jako dodatkowe świadczenia przyznawane pracownikom za pracę, oprócz ich wynagrodzenia zasadniczego. Benefity mogą przyjmować różne formy, takie jak prywatna opieka medyczna, bony podarunkowe, czy też dofinansowanie szkoleń i kursów językowych. 

Głównym celem benefitów jest poprawa warunków pracy i zwiększenie motywacji pracowników. Kadra doceni dodatki, które umożliwiają dbanie o zdrowie, czy rozwój osobisty i zawodowy. Zakres i forma oferowanych świadczeń mogą różnić się i zależeć od polityki firmy oraz specyfiki branży.

Czy benefity pracownicze są obowiązkowe?

Mimo, że przyznawanie benefitów pracownikom nie jest prawnym obowiązkiem pracodawcy to ich oferowanie przynosi korzyści nie tylko pracownikom. Obecnie, niektóre świadczenia, jak np. prywatna opieka medyczna stają się standardem. Brak tego rodzaju udogodnień może sprawić, że zarówno kandydaci, jak i obecni pracownicy zaczną postrzegać firmę jako mniej atrakcyjną od konkurencyjnych. 

Zgodnie z raportem firmy Pluxee Polska “Benefit Trendbook 2025”, aż 74% kandydatów do pracy zwraca uwagę na oferowane przez organizacje świadczenia pozapłacowe. Dobrze przemyślany pakiet benefitów staje się więc kluczowym elementem przyciągania i utrzymywania najlepszych pracowników. Dlatego atrakcyjna oferta pracy powinna zawierać informacje o świadczeniach pozapłacowych.

Korzyści z oferowania benefitów

Zapewnienie benefitów w organizacji przynosi szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców:

• Zwiększenie satysfakcji i zaangażowania pracowników – dobrze dopasowane benefity pokazują, że firma dba o potrzeby swoich pracowników. Przekłada się to na ich większą lojalność i motywację do pracy. Pracownicy, którzy czują się docenieni, mają większą skłonność do aktywnego angażowania się w rozwój organizacji.
• Zmniejszenie rotacji w firmie – atrakcyjne świadczenia pozapłacowe pomagają zatrzymać najlepszych pracowników, którzy mogą być kuszeni przez inne oferty na rynku. Zapewnienie stabilnych i wartościowych benefitów sprawia, że zespół czuje się bardziej związany z miejscem pracy.
• Wzrost efektywności pracy – pracownicy, którzy otrzymują benefity wspierające ich zdrowie i rozwój, mogą lepiej zarządzać stresem i mają wyższą produktywność. Przykładowo, pakiety zdrowotne mogą skrócić czas absencji chorobowej, a szkolenia i kursy rozwijają ich kompetencje.
• Większa atrakcyjność firmy w oczach kandydatów – dodatkowe świadczenia pozapłacowe mogą wyróżnić firmę na tle konkurencji. Przemyślana oferta benefitów przyciąga wartościowych kandydatów, którzy poszukują czegoś więcej niż tylko wynagrodzenia. Na prawniczym rynku pracy, gdzie konkurencja o największe talenty jest ogromna, a reklama jest ograniczona, atrakcyjne oferty pracy dla prawników stają się kluczowym elementem employer brandingu.
• Poprawa wizerunku firmy (zarówno zewnętrznego, jak i wewnętrznego) – organizacja, która inwestuje w benefity, jest postrzegana jako miejsce dbające o dobrostan pracowników. Taki pozytywny wizerunek wpływa na postrzeganie firmy zarówno przez aktualnych pracowników, jak i przez rynek zewnętrzny. Wzmacnia to także jej reputację jako odpowiedzialnego pracodawcy.
• Lepsze relacje wewnętrzne w zespole – niektóre benefity, takie jak zajęcia integracyjne czy wspólne inicjatywy rekreacyjne, sprzyjają budowaniu pozytywnych relacji i integracji zespołu. Poprawa atmosfery w pracy zwiększa współpracę między pracownikami, co przekłada się na lepszą efektywność i kreatywność zespołów.

Rodzaje benefitów pracowniczych

Pracodawcy oferują różnorodne dodatki pozapłacowe, aby przyciągnąć i zatrzymać utalentowanych pracowników. Benefity mogą być całkowicie lub częściowo finansowane przez firmę i obejmują różne kategorie, co czyni je dostosowanymi do potrzeb kadry. Oto najpopularniejsze rodzaje benefitów pracowniczych:

• Zdrowie i opieka medyczna – wspieranie zdrowia pracowników jest kluczowe dla ich dobrostanu. Pracodawcy mogą oferować prywatne pakiety opieki medycznej, refundacje lub dofinansowanie badań.
• Sport i rekreacja – aby promować aktywność fizyczną, wiele firm zapewnia karty sportowe, umożliwia uczestnictwo w kursach sportowych oraz organizuje firmowe turnieje.
• Wsparcie edukacji i rozwoju osobistego – inwestycja w rozwój pracowników przynosi korzyści obu stronom. Pracodawcy mogą oferować kursy zawodowe i językowe, dopłaty do studiów, darmowy udział w webinarach i konferencjach branżowych oraz programy coachingowe i mentoringowe.
• Elastyczny czas i tryb pracy – w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby pracowników, wiele firm wprowadza elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej.
• Urlopy i czas wolny – aby wspierać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, firmy mogą oferować dodatkowe płatne dni wolne, a także krótsze dni pracy w określonych sytuacjach.
• Wsparcie codziennych wydatków pracownika – na przykład dofinansowanie transportu, vouchery do sklepów spożywczych oraz zniżki na posiłki czy przekąski w biurze.
• Kultura i rozrywka – benefity związane z kulturą i rozrywką mogą obejmować vouchery do kina i teatru, dostęp do serwisów z audiobookami, itp.
• Związane z atmosferą pracy i kulturą organizacji – integracja zespołu przyczynia się do budowania pozytywnej atmosfery i kultury feedbacku w miejscu pracy.
• Ubezpieczenia i bezpieczeństwo – w celu zapewnienia pracownikom poczucia bezpieczeństwa, wiele firm oferuje ubezpieczenia indywidualne lub rodzinne oraz pakiet prawny i medyczny.
• Rzeczowe dodatki do pensji – niektóre firmy umożliwiają korzystanie ze sprzętu służbowego w celach prywatnych, co stanowi dodatkową korzyść, na przykład w przypadku samochodów, telefonów czy laptopów.

Dzięki różnorodności benefitów pracowniczych, organizacje mogą skutecznie dostosować swoje oferty do oczekiwań i potrzeb pracowników, co przekłada się na ich zadowolenie oraz zaangażowanie.

Jakich świadczeń pozapłacowych oczekują pracownicy?

Oczekiwania pracowników wobec benefitów pozapłacowych zmieniły się znacząco, szczególnie po pandemii COVID-19. Aby dowiedzieć się, które świadczenia są dziś najbardziej pożądane, warto przeanalizować wyniki aktualnych badań rynkowych.

Raport firmy Pluxee Polska wymienia 10 kategorii benefitów, które pracownicy uznali za najcenniejsze. Są to: prezenty okazjonalne (np. karty przedpłacone), pakiety medyczne, dofinansowanie dojazdów do pracy, ubezpieczenie na życie i zdrowie, dofinansowanie posiłków, wsparcie finansowe (np. pożyczki, kredyty), świadczenia sportowe, benefity kulturalne i rekreacyjne, rozwój osobisty (np. szkolenia) oraz wsparcie zdrowia psychicznego.

W raporcie „Rynek Pracy 2024” firmy HAYS, pracownicy priorytetowo oceniają benefity takie jak rozszerzona opieka medyczna, samochód służbowy, elastyczny czas pracy, dodatkowe dni urlopowe, kafeteria benefitów, dofinansowanie edukacji, bony prezentowe, karta sportowa oraz nieograniczony urlop.

Dużą popularnością cieszą się także benefity związane z czasem pracy. Raport HRK z 2021 roku wskazuje, że do najatrakcyjniejszych świadczeń należą 4-dniowy tydzień pracy (przy pełnym wynagrodzeniu), praca hybrydowa, ruchomy czas pracy, dodatkowy płatny urlop oraz „luźny” piątek (dzień przeznaczony na projekty rozwojowe).

Wyniki tych badań pokazują, że pracownicy najbardziej cenią benefity wspierające zdrowie, finanse oraz elastyczność czasu pracy. Kluczowe dla nich są możliwości rozwoju osobistego, wsparcie zdrowotne oraz równowaga między pracą a życiem prywatnym.

Jak wybrać benefity pracownicze dla swojej firmy?

Aby skutecznie dostosować ofertę benefitów, warto zacząć od analizy aktualnych badań rynkowych. Dobrym rozwiązaniem jest także przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, aby poznać ich potrzeby i preferencje.

Ważne jest również uwzględnienie różnic pokoleniowych. Badanie Wellbeing Polska z 2024 roku pokazuje, że Generacja Z szczególnie ceni elastyczność, balans między życiem prywatnym a zawodowym oraz możliwość rozwoju zawodowego. Millenialsi, oprócz work-life balance, koncentrują się bardziej na stabilności zatrudnienia i dodatkach pozapłacowych, takich jak prywatna opieka medyczna oraz karta sportowa. W odpowiedzi na te różnorodne potrzeby firmy mogą wdrażać platformy do zarządzania benefitami (tzw. systemy kafeteryjne), które pozwalają pracownikom wybierać świadczenia dopasowane do ich preferencji.

Pracodawcy powinni również regularnie przeglądać i aktualizować ofertę benefitów. Dzięki temu mogą eliminować świadczenia, które nie cieszą się zainteresowaniem, i przeznaczać zaoszczędzone środki na bardziej wartościowe opcje. Taki przegląd zwiększa efektywność programu benefitów i sprawia, że oferta staje się bardziej atrakcyjna i dopasowana do potrzeb zespołu.

Benefity pracownicze a ZUS i podatki

Pracodawca przy wyborze benefitów pracowniczych powinien mieć na uwadze przepisy dotyczące podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne. Benefity pracownicze mogą stanowić świadczenia pozapłacowe, które stanowią przychód ze stosunku pracy.

Szczegółowe regulacje podatkowe i prawne zależą od rodzaju benefitów oraz sposobu ich przekazania. Dlatego przed podjęciem decyzji o przyznaniu pracownikom świadczeń pozapłacowych warto dowiedzieć się jak benefity pracownicze wpływają na ZUS i podatki opłacane przez pracodawcę.

Opłacanie benefitów pracowniczych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Jeżeli firma opłaca benefity ze środków obrotowych to może swobodnie decydować o zakresie i formie oferowanych świadczeń. Natomiast firmy, które finansują benefity pracownicze z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są zobowiązane do przestrzegania przepisów ustawy o ZFŚS, aby środki z tego funduszu były gospodarowane i przeznaczane na odpowiednie cele.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki finansowe, które firma gromadzi na osobnym rachunku bankowym w celu udzielania wsparcia materialnego dla uprawnionych pracowników i ich rodzin. Środki te mogą być przeznaczane na różne cele socjalne, a ich dysponowanie jest ściśle regulowane przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 roku Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Ustawa o ZFŚS).

Ustawa o ZFŚS nie zawiera szczegółowej listy wydatków, na które pracodawca może przeznaczyć środki z funduszu, to jednak służą one finansowaniu ściśle określonych rodzajów działalności socjalnej, takich jak: 

• dofinansowanie do wypoczynku pracownika lub jego dzieci;
• dofinansowanie różnych działalności sportowo – rekreacyjnych oraz kulturalno-oświatowych;
• opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie wychowania przedszkolnego;
• pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa;
• zapomoga z powodu zdarzeń losowych;
• zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe, na przykład pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa.