Czy nieprzedłożenie rachunku za nocleg pozbawia pracownika rozliczenia podróży służbowej

Sąd Najwyższy swoim wyrokiem z dnia 19 grudnia 2017 r. objął zagadnienie dotyczące: rozliczania kosztów noclegu w podróży służbowej; rozumienia zwrotu „nieprzedłożenie rachunku za nocleg”; zwalczania zarzutem naruszenia zasad współżycia społecznego roszczenia dotyczącego ryczałtu za noclegi.

Obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania kosztów noclegu w podróży służbowej nie dają podstawy do przeciwstawiania pojęć "noclegu" i "odpoczynku".

Skoro na gruncie art. 775 § 3 k.p. możliwe jest weryfikowanie, czy mniej korzystne rozwiązanie dotyczące rozliczania noclegu jest adekwatne do realnych kosztów, to tym bardziej postanowienie regulaminu wynagradzania negujące prawo do zwrotu kosztów noclegu nie może być uznane za wykluczające świadczenia z rozporządzenia wykonawczego zgodnie z art. 775 § 5 k.p. Rozumowanie to wynika z założenia, że to na pracodawcy spoczywa powinność zabezpieczenia odpowiednich warunków noclegowych w podróży służbowej. Obowiązek ten można zrealizować w dwojaki sposób. Po pierwsze, przez zorganizowanie warunków umożliwiających odpoczynek, po drugie, przez ustanowienie ryczałtu w wysokości dającej możliwość zrealizowania tej potrzeby we własnym zakresie.

Bezpłatny nocleg a nieprzedłożenie rachunku

Jeśli pracownik nie spędził noclegu w warunkach hotelowych, to pracodawca może uwolnić się z obowiązku przewidzianego w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przez wykazanie, że zapewnił "bezpłatny nocleg". Tego jednak nie utożsamia się z noclegiem w kabinie samochodu. W tym znaczeniu należy rozumieć zwrot "nieprzedłożenie rachunku za nocleg". Chodzi o sytuację, gdy pracownik jest w podróży służbowej. Zmuszony jest nocować, jednak nie korzysta z hotelu. To oznacza, że "nie przedkłada rachunku za nocleg", a pracodawca nie zapewnił mu "bezpłatnego noclegu". W takim wypadku pracownik, bez względu na to, gdzie nocował i jakie koszty z tego tytułu poniósł, nabywa prawo do ryczałtu z § 9 ust. 2 rozporządzenia.

Roszczenia powoda dotyczącego ryczałtu za noclegi nie można zwalczyć zarzutem odwołującym się do art. 8 k.p. Nie jest bowiem sprzeczne z zasadami współżycia społecznego lub społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa dochodzenie roszczeń wynikających z obowiązujących przepisów. Ryczałtu za nocleg nie uzależnia się od faktycznie poniesionych kosztów. Zatem jego wypłata przysługuje również wówczas, gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów z tytułu noclegów.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 grudnia 2017 r., sygnatura I PK 246/16

Zobacz również:

Zwrot za nocleg w podróży służbowej

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych